El asistente para generar gráficos en Excel XP

La última semana comenzamos a analizar cómo se gesta un gráfico en Excel .

Ya vimos el primer paso del Asistente para gráficos , que consiste en la elección del tipo de diseño. Así que abra la planilla que utilizamos como ejemplo y retomemos la secuencia tras presionar el botón Siguiente de la pantalla inicial del wizard, en la que se seleccionó uno de los subtipos de los gráficos de Líneas .

El segundo diálogo del asistente responde al título de paso 2 de 4: datos de origen . Es decir, es la interfaz para indicarle a Excel cuál es el rango que contiene la información por graficar. Aunque aquí no hay nada que hacer, porque marcamos dicho rango antes de disparar el asistente. De allí que éste exhiba automáticamente el conjunto de celdas correcto en el combo Rango de datos . En este caso, $A$1:$L$10 (Excel toma referencias absolutas por defecto).

Debajo del mencionado combo hay un comando de opciones excluyentes con dos ítem: Filas (marcada por default) y Columnas . Observe en la Vista previa (a partir de este segundo paso está en todas las pantallas) que el eje horizontal (es decir el eje X de un plano) fue asignado automáticamente a las cabeceras o títulos de las columnas de nuestro rango (las fechas del campeonato, que están alineadas en una misma fila, la 1), mientras que el eje vertical (Y) tiene una escala de valores acorde con los datos introducidos en el cuadro. En tanto, fuera del gráfico, en un recuadro aparte, quedaron los nombres de los equipos (orientados en la columna A del rango de datos).

Esto es así porque está marcado el valor Filas del comando Series en , que toma como serie del eje X el conjunto de títulos, que tiene esa orientación ( 1°F , 2°F , etcétera). En cambio, si cliqueamos la opción Columnas (pruébelo) el eje X será ocupado por la serie de los nombres de los clubes (ubicados en forma de columna), pasando las fechas al recuadro externo.

Deje marcado Filas , pero en estas tablas de doble entrada, como se las denomina, hay que analizar bien qué corresponde hacer. Luego, pulse Siguiente .

El tercer paso del asistente es una interfaz con seis solapas: Títulos , Eje , Líneas de división , Leyenda , Rótulos de datos y Tabla de datos .

Detengámonos en la primera de dichas pestañas. En ellas hay tres cajas de texto: Título del gráfico , Eje de categorías (X) y Eje de valores (Y) . En ellas, simplemente incluiremos leyendas para identificarlas correctamente. Así, escriba por ejemplo: Evolución de las posiciones como título general, Fechas (eje X) y Posiciones (eje Y). Automáticamente, en la vista previa vemos los cambios.

Una nota al margen: este paso puede obviarse y, luego, ya creado el gráfico, editarlo y agregar estas leyendas. Esta consideración no sólo es válida para los títulos, sino para casi todos los elementos y objetos que componen un gráfico.

En la solapa Eje no hace falta cambio alguno, porque los ejes están correctamente tomados en forma automática por la aplicación. La tercera pestaña, Líneas de división , consta de cuatro casillas de verificación para mostrar (si se las marca) o no (desmarcadas) las líneas principales y secundarias de los ejes X e Y. Tenga cuidado con esto, porque en muchos gráficos la superposición de rayas hace que la visualización resulte confusa. Aquí sólo dejaremos marcada Líneas de división principales del eje de valores (Y) .

En un gráfico de Excel la Leyenda es el recuadro exterior al gráfico, que exhibe la segunda serie de la tabla de doble entrada. En este caso los nombres de los equipos que, automáticamente, tienen asignado un determinado color de línea que los identifica en el gráfico. Esta solapa permite mostrar o no el recuadro y en qué posición del marco ubicarlo.

Por su parte, la pestaña Rótulos de datos tiene tres casillas de verificación para mostrar (si son tildadas) en cada intersección los nombres de los equipos (casilla Nombre de la serie ), las fechas del campeonato ( Nombre de la categoría ) y la posición ( Valor ). Tenga en cuenta que las dos primeras aportan más confusión que claridad; en cambio, Valor suele ser muy útil en muchos gráficos. En la solapa Tabla de datos si se marca la casilla Mostrar tabla de datos se agrega debajo del gráfico el rango origen íntegro.

Glosario

Referencias absolutas: se señalan con el signo pesos delante de la columna y de la fila. Sirven para fijar estrictamente qué celdas deben utilizarse en una fórmula o gráfico.

Tabla de doble entrada: esquema clásico en el que a cada intersección de dos series (o entradas), una horizontal y otra vertical, le corresponde un valor.

Por Gabriel Tomich

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