El manejo de las columnas en las tablas de Word XP

Las tablas de Word contienen variadas herramientas y funciones aplicables desde el menú o en forma interactiva. Esto ocurre, por ejemplo, para modificar el ancho de una o más columnas.

Volvamos entonces a las posiciones del Apertura 2002, para verlo en forma práctica. Antes de cambiar la amplitud de una columna, primero hay que seleccionarla.

Para marcar una columna completa, el mejor método es ubicar el cursor arriba de la columna en cuestión; pero, fuera de la tabla, para que el puntero se transforme en una gruesa flecha negra en sentido descendente.

Proceda así sobre la columna que acumula los partidos jugados, que lleva el título PJ . Una vez que aparece el cursor descripto, pulse el botón izquierdo del mouse. Si hace un clic, automáticamente quedará marcada la columna (en video inverso). Pero, no es todo. Si es necesario seleccionar varias, presione el botón del mouse y, sin soltarlo, desplace el ratón. En este caso, hágalo hacia la derecha, para marcar también las columnas con los encabezados PG , PE , PP , GF , GC , DIF y PTOS . Luego, suelte el botón del mouse.

Así, ya estamos en condiciones de cambiar el ancho de todas ellas en una sola operación. Para esto, ejecute el comando Tabla>Autoajustar , que produce la apertura de un menú con cinco opciones: Autoajustar al contenido , Autoajustar a la ventana , Ancho de columna fijo , Distribuir filas uniformemente y Distribuir columnas uniformemente .

Para este caso sirve la primera opción. La segunda, Autoajustar a la ventana , no producirá cambios con este desarrollo, porque las columnas ya están ceñidas al ancho entre los márgenes izquierdo y derecho de la página, aprovechando todo el espacio entre éstos.

En cambio, el ítem Autoajustar al contenido suele ser muy útil cuando los valores en las celdas de las columnas son más anchos que el del encabezado. En nuestro ejemplo, son valores numéricos; por lo tanto, los encabezados van a ser, seguramente, más amplios. De todas formas es la mejor opción en este caso, porque con suma facilidad tendremos columnas aptas para cifras de uno o dos dígitos. Por lo tanto, cliquee dicho ítem.

Aun así quedarán unas más anchas que otras. Es claro, la columna PTOS es más amplia que el resto, porque el título tiene una o dos letras más. Para que todas sean iguales realizaremos dos pasos. Primero, selecciónelas otra vez y corra la instrucción Tabla>Autoajustar>Autoajustar a la ventana . Esta acción, por ser ahora más pequeñas las columnas con los valores de los partidos y los goles, utilizará todo el ancho de página disponible, a la par que dejará también automáticamente más espacio para la de los equipos.

Pero esto todavía no resolvió el tema de que todas las columnas de cifras sean del mismo ancho. Por eso, el segundo paso es: seleccione PJ , PG , PE , PP , GF , GC , DIF y PTOS . Luego, ejecute Tabla>Autoajustar>Distribuir columnas uniformemente . Todas ellas serán ahora iguales y la tabla íntegra estará ya bastante bien distribuida.

Las columnas también pueden ajustarse en forma interactiva. Basta para eso ubicar el cursor sobre el borde derecho de una columna y, luego que el puntero cambia por el de modificación de ancho (dos líneas con flechas hacia la derecha y la izquierda), arrastre el mouse también hacia la derecha. En muchos casos, ésta es una solución idónea, pero la ampliación del ancho de una columna va en detrimento del espacio de la inmediatamente contigua. Es decir, no se ajusta todo el conjunto. Sólo se gana terreno sobre la columna de al lado. Por eso se debe tener cuidado al manejar columnas en forma manual.

Un truco para agrandar una columna interior consiste en extender el ancho de la tabla hacia la derecha en forma manual, es decir, ampliar la última columna (en este caso PTOS ), si los márgenes de la hoja lo permiten (recuerde que éstos pueden también modificarse); luego, hacer más ancha la columna interior (por ejemplo, Equipo ). Por último, seleccionar todas las columnas entre PJ y PTOS , y aplicar otra vez Distribuir columnas uniformemente . Parece complicado, pero no lo es tanto.

Trucos para expertos

Validación de datos en Excel . No es necesario quedar a merced de información mal ingresada en las planillas de cálculo. Esta es una de las principales causas de fallas en los resultados parciales y finales de un trabajo. Una forma de evitar ciertos errores en el tipeo de datos es mediante la validación de éstos. Para trabajar con ella proceda así:

• 1°) Seleccione el rango por convalidar. En especial, celdas de datos.

• 2°) Ejecute la instrucción Datos>Convalidar . Se produce la apertura del cuadro de diálogo Validación de datos .

• 3°) Abra el listado del combo Permitir . Allí encontrará varias opciones. Seleccione, por ejemplo, Número entero .

• 4°) Esto activa el combo Entre que permite fijar una condición lógica (mayor que, menor que, etcétera).

• 5°) Fije valores topes en los cuadros combinados Mínimo y Máximo . Finalice con Aceptar .

• 6°) Tenga en cuenta que otros permisos tienen diferentes parámetros. Además, desde las solapas Mensaje entrante y Mensaje de error , se puede realizar cuadros de advertencia personalizados en reemplazo de los que Excel da por defecto.

Glosario

Interactivo: método para aplicar formatos u otras herramientas utilizando el mouse directamente sobre los objetos en pantalla.

Márgenes: en un documento de Word establece el ancho y la altura del área útil para escribir.

Por Gabriel Tomich

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