Funciones de cadenas de texto

Como ya hemos visto en entregas anteriores, la aplicación de planillas de cálculo Excel, está provista de una gran biblioteca de funciones.

En general, se han analizado las que se aplican a operaciones matemáticas o de fecha. Sin embargo, Excel también cuenta con numerosas funciones destinadas al manejo de cadenas de texto. Estas herramientas permiten hallar, cortar y empalmar strings de caracteres, sin necesidad de hacerlo en forma manual, que resulta más engorroso.

Encadenando soluciones

Supongamos que tenemos en la columna A una lista con nombres completos; es decir, con un segundo nombre o una inicial. El objetivo es eliminar estos últimos.

En primer lugar se debe escribir una fórmula que extraiga todos los espacios a izquierda y derecha del texto (esto no incluye los intermedios entre las palabras). Para lograr esto, ubíquese en la celda B1 y ejecute el comando Insertar/Función. En el listado Categoría de la función seleccione Texto, para desplegar en el cuadro de la derecha, Nombre de la función, sólo las que sirvan para trabajar con cadenas de letras. En él seleccione la función ESPACIOS y presione el botón Aceptar.

Existe un solo argumento que indicar: cuál es el texto por limpiar. Para eso, despliegue el combo Texto de la segunda pantalla del asistente. De inmediato, el control vuelve a la hoja de trabajo; allí, haga un clic sobre la celda A1, presione el botón del combo para volver a la pantalla precedente y, en ella, haga un clic en Aceptar.

Ubíquese ahora en C1 para escribir una nueva función: HALLAR. Esta nos permitirá localizar el espacio que separa el primer nombre del segundo. El procedimiento es similar al anterior, sólo que aquí los argumentos son tres. Escríbalos directamente en los combos de la pantalla de inserción. En el primero, Texto_buscado, tipee " ", que Excel interpretará como un espacio en blanco; en el segundo, Dentro_del_texto, incluya el valor B1 (la celda que almacena el nombre sin espacios extra); en el tercero, que sirve para indicar desde qué carácter de la cadena empezará la búsqueda, escriba 1 (si se omite, toma 1 por defecto). El resultado de esta función es un número que indica la posición del primer espacio.

En D1 insertaremos esta misma función HALLAR, pero para localizar el siguiente espacio, el que separa el segundo nombre del apellido. Los argumentos son: " ", B1 y C1+1 (para que inicie la búsqueda desde el carácter que sigue al primer espacio). Si esta fórmula no encuentra un segundo espacio, situación factible si se incluyó un solo nombre, el resultado es un error.

La próxima fórmula para insertar, en la celda E1, incluye la función lógica SI. Para aplicarla, ejecute el comando Insertar/Función y esta vez seleccione la categoría Lógicas y luego SI. En el primer argumento, Prueba_lógica, se necesita otra función para saber si hubo o no error en la búsqueda del segundo espacio: esto revela, en realidad, si éste existe (hay dos nombres) o no (sólo hay uno).

Para eso, despliegue el combo ubicado en el extremo izquierdo de la banda de edición (debe tener el título SI, por la función en uso). Apriete a continuación la opción Más funciones... para abrir la primera pantalla del asistente para insertar funciones (en este caso, anidada en la anterior). Opte por la categoría Información y seleccione la función ESERROR. Presione Aceptar y escriba D1 como valor del argumento. Es probable que al salir de esta función anidada, Excel muestre un mensaje de error en la fórmula. Si éste es el caso, no se preocupe: oprima el botón Aceptar. La fórmula quedará editada en la barra de modificación. Escriba allí, directamente, el resto de los argumentos. Así, detrás del paréntesis del primer argumento (ESERROR(D1), escriba: ,C1,D1). En definitiva, la función debe quedar escrita de la siguiente manera: SI(ESERROR(D1),C1,D1). Un recaudo más: si Excel indica error de sintaxis, reemplace cada coma por punto y coma.

En la celda F1, para ahorrar tiempo, escriba la fórmula =IZQUIERDA(B1,C1), que permite obtener el nombre de cada integrante de la lista. La fórmula por escribir en G1 es =DERECHA(B1,LARGO(B1)-E1), para extraer el apellido de B1. Para eso, el programa calcula la longitud total de la cadena con la función LARGO, y le resta la cantidad de caracteres a partir del segundo espacio (valor almacenado en E1). La función DERECHA simplemente corta el texto de derecha a izquierda. Finalmente, en H1, debe incluir la fórmula =CONCATENAR(F1,G1) para cumplir la tarea.

Proceda a copiar estas fórmulas (el rango B1:H1) en el resto de las celdas apareadas con celdas de la columna A que tengan valores.

Por Gabriel Tomich

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