La auditoría de las planillas

La elaboración y el funcionamiento de fórmulas en las planillas de cálculo pueden generar problemas; en especial, si en ellas se utilizan referencias a numerosas celdas.

La cuestión es simple: si al ejecutar la fórmula se produce un mensaje de error (ver suplemento Informática 127 del 21/9/98), muchas veces resulta difícil rastrear las celdas que intervienen en el cálculo. Además, es posible que en alguna oportunidad quiera revisarse el desarrollo de la fórmula y sea por demás complicado deducir su estructura.

Para solucionar este tipo de inconvenientes, Excel proporciona una herramienta sumamente eficaz: la auditoría. Esta utilidad permite rastrear errores, celdas precedentes y dependientes, agregar comentarios y marcar con círculos rojos datos no válidos. De esta forma, se simplifica la búsqueda de la fuente de los problemas, que no siempre provienen de la celda en la que está escrita la fórmula.

Datos de prueba

Para desarrollar un ejemplo práctico, vuelque los siguientes datos desde la celda A1 hasta A11: Gastos , Tarjeta de crédito , Colegio , Alquiler , Expensas , Supermercado , Subtotal hogar , Auto , Garage , Subtotal auto y Total . Luego, desde B2 hasta B6 escriba los valores 500 , 300 , 350 , 120 y 400 . En B7, la celda contigua al subtotal de gastos del hogar, presione el botón de Autosuma de la barra estándar. Esta función automáticamente calcula la suma del rango B2:B6. A continuación, en B8 y B9 tipee los valores 150 y 100 , y en B10 vuelva a aplicar la autosuma para obtener el subtotal de estas dos celdas. En B11, finalmente, escriba el cálculo =B7+B10 (la adición de los subtotales), para obtener la suma total.

Las fórmulas que se utilizarán para aplicar la auditoría las escribiremos en la columna C. Así, en C2 escriba =B2/B11 . Antes de finalizar la operación, ubique el cursor delante de la B de la última dirección y apriete la tecla F4 para convertirla en una referencia absoluta. La fórmula debe quedar escrita así: =B2/$B$11 . Esto facilitará copiarla en las restantes celdas de las columnas.

Antes de realizar la copia, conviene darle un formato adecuado a la celda. Para eso, corra el comando Formato/Celdas y, en el cuadro de diálogo abierto, busque en la lista Categoría el valor Porcentaje y acepte.

Para copiar la fórmula en el resto de las celdas de la columna, ubíquese en C2 y ejecute el comando Edición/Copiar , o CTRL+C, o apriete el correspondiente botón en la barra de herramientas estándar. Luego, marque el rango de destino con un clic en C3 y arrastre el mouse hasta C11.

Rastreo de celdas y errores

Con todos estos datos cargados, corra el comando Auditoría del menú Herramientas . A continuación, presione la última opción del submenú, Mostrar barra de auditoría , para disponer en la pantalla de todas las facilidades que esta herramienta brinda.

Para probar la primera opción, Rastrear precedentes , ubíquese en la celda C2 y presione el primer botón de la barra de auditoría. De inmediato, dos flechas de color azul quedarán marcadas desde las celdas B2 y B11 hacia C2. Esta simbología indica que las dos primeras son precedentes (es decir, que están incluidas) en la fórmula contenida por la última.

Si de inmediato vuelve a cliquear el botón Rastrear precedente , dos nuevas flechas partirán desde las celdas de los subtotales de hogar y auto (B7 y B10) apuntando a B11. Esto, claro está, señala la fuente de los datos de la fórmula escrita para calcular el total de los gastos. Un nuevo clic incluirá más flechas: esta vez para marcar los rangos de origen de cada subtotal.

Cambie ahora de celda, ubíquese en C4 y presione otra vez el botón Rastrear precedentes . Esta acción repite, para esta nueva celda, la inserción de las correspondientes flechas. Así, sucesivamente, se puede aplicar el comando a cualquier celda que contenga una fórmula.

Cuando las líneas vuelven confusa la comprensión de la auditoría, se puede apelar a dos comandos para simplificar: Quitar un nivel de precedentes o, el más expeditivo, Quitar todas las flechas . El primero (que se dispara desde el segundo botón de la barra), elimina los niveles primarios de flechas. Por ejemplo, un primer clic borra las flechas que señalan los subtotales, un segundo las que parten desde éstos hasta el total general, y así sucesivamente.

Como su nombre lo indica, Quitar todas las flechas , elimina todas ellas de inmediato. Ejecute este comando para limpiar la planilla con el objeto de analizar la siguiente herramienta de la barra: Rastrear dependientes .

Posiciónese en B11, la celda que contiene el total general y pulse el tercer botón. Automáticamente, un conjunto de flechas con origen en B11 partirá hacia cada una de las celdas que contienen porcentajes (el rango C2:C11). Esto significa que todas estas celdas son dependientes del resultado obtenido en B11.

Otra herramienta práctica de este menú es la búsqueda de errores. Por ejemplo, tipee en B11 un cero que reemplace a la suma existente. De inmediato, todas las celdas con los porcentajes se llenarán con el mensaje de error #¡DIV/0! , que señala una operación matemáticamente incorrecta (división por cero).

Ubíquese en C3 o en cualquier otra celda de esa columna y apriete el botón Rastrear errores para obtener las flechas que indican las celdas de referencia. Es decir, Excel señalará las celdas fuentes de los datos.

Otro aporte de esta serie de herramientas es la posibilidad de incorporar comentarios. Esto permite, en el futuro, ahorrar tiempo para analizar qué contiene cada celda. Su aplicación es sencilla. Seleccione la celda a comentar y pulse el botón Nuevo comentario . Esta acción abre una caja de texto en la que se puede redactar un comentario.

La última herramienta, Rodear con un círculo datos no válidos , está ligada al comando Datos/Validación y sirve, como su nombre lo indica, para evitar información no apta para algún cálculo o fórmula.

Por Gabriel Tomich

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