La configuración de los rangos de títulos por imprimir en Excel XP

Para finalizar con los secretos para imprimir sin problemas una planilla de Excel queda por analizar la última pestaña del cuadro de diálogo Configurar página .

Así que abra el libro de práctica que hemos utilizado, dotado de una lista de precios, y corra la instrucción Archivo>Configurar página . Esto abre la ventana con este título; en ella, haga un clic en la solapa Hoja .

¿Por qué es importante esta interfaz? Porque permite establecer varios detalles comunes en una impresión, como la aplicación de títulos, por ejemplo, sin la menor dificultad.

El primer elemento de la pestaña Hoja es el cuadro combinado (combo) de rangos Area de impresión , que cuenta con el clásico botón que utilizan estos comandos para indicar que están preparados para seleccionar conjuntos de celdas. Y esto es precisamente lo que hay que hacer aquí: marcar el rango por imprimir, algo que ya hemos analizado, porque es lo mismo que ejecutar Archivo>Area de impresión>Establecer área de impresión.

Para hacerlo desde esta pestaña simplemente cliquee el botón del combo Area de impresión y, luego que la ventana se reduce a una sola línea con título, trace el rango por imprimir sobre la hoja de trabajo (las referencias se autoescriben en la caja de texto), y pulse el botón del combo para volver a la ventana principal.

Los benditos títulos

Una de las preguntas habituales al imprimir una planilla extensa, que necesita varias páginas, es: ¿cómo hago para que en cada hoja aparezcan los títulos principales de cada columna? Para esto sirven los dos combos de la sección Imprimir títulos de la solapa Hoja , Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda .

Más allá de estos rótulos poco claros, para que los títulos se impriman en cada página el procedimiento es éste: haga un clic en el botón del combo Repetir filas en extremo superior que despliega la pequeña ventana para marcar el rango. En este caso, las filas 1 y 2.

Esta vez, el icono del cursor cambia por el de la flecha gruesa que sirve para seleccionar filas o columnas completas. Por lo tanto, ubíquelo sobre la cabecera o en cualquier celda de la fila 1, haga un clic y arrástrelo a la fila 2; allí, suelte el mouse y automáticamente quedan las dos filas marcadas como un rango. A continuación, presione el botón del combo para volver a la ventana Hoja . Desde entonces, en Repetir filas en el extremo superior queda señalado el conjunto $1:$2 .

De la misma forma hay que proceder para marcar las columnas, es decir, el ancho de los títulos. El método, entonces, es similar: haga un clic en el botón del combo Repetir columnas a la izquierda y, luego que se reduzca la ventana y cambie el cursor, seleccione las columnas A, B y C, que corresponden al código de artículo, la descripción y el precio, respectivamente. Por último, presione el botón del combo abierto para volver al diálogo Hoja . Así, Repetir columnas a la izquierda queda con el rango $A:$C .

En este punto, le hemos indicado a Excel cuáles son las filas y columnas de títulos que queremos repetir como encabezado de cada página de impresión. Puede comprobarlo desplegando una vista previa pulsando el botón Vista preliminar .

Detalles de impresión

En la sección Imprimir hay una serie de elementos referidos a cómo debe proceder Excel en el momento de pasar al papel lo que tenemos en pantalla.

Así, tilde la casilla de verificación Líneas de división si desea que la aplicación imprima los límites de las celdas. De no ser así, si no hubiese bordes marcados ex profeso por el usuario, las líneas que delimitan las celdas no se imprimen.

Las dos casillas que siguen, Blanco y negro y Calidad de borrador , tienen que ver con la calidad de la impresión. En este caso, no utilizar tinta de color, aunque en la pantalla haya tonalidades diferentes y en borrador para ahorrar tinta. Cabe hacer notar que estos atributos también pueden indicarse con facilidad en la ventana Imprimir ( Archivo>Imprimir ).

Por su parte, si se marca la casilla de verificación Títulos de filas y columnas , Excel imprimirá las cabeceras de las filas (1, 2, 3, etcétera) y de las columnas (A, B, C, etcétera). El resto de los comandos puede obviarse sin mayores dificultades. En especial la inclusión de comentarios y la impresión o no de los mensajes de error.

La última sección, Orden de las páginas , es simple. Se refiere a cómo imprimir las páginas en el caso de que la planilla se extienda a lo ancho y a lo largo, porque puede ocurrir que sea necesario imprimir hacia la derecha antes que hacia abajo.

Glosario

Combo de rango: variedad de los cuadros combinados que, en lugar de desplegar una lista de opciones, permite seleccionar y almacenar un rango o conjunto de celdas utilizando el mouse.

Bordes: líneas para marcar los límites de las celdas y rangos en Excel . La aplicación ofrece para esto formas y estilos de líneas variados.

Trucos para expertos

Cuarentena de e-mail en Outlook XP . ¿Le llega e-mail dudoso y no quiere eliminarlo? Antes de que ingrese a la Bandeja de entradas y sea un riesgo potencial para su sistema en el caso de que sea portador de un virus, póngalo en cuarentena así:

• 1°) Ejecute el comando Herramientas>Asistente para reglas y pulse el botón Nueva .

• 2°) Marque la opción Iniciar desde una regla en blanco y en el listado inferior el ítem Comprobar los mensajes cuando lleguen . Pulse Siguiente .

• 3°) En el listado ¿Qué condiciones desea comprobar? tilde la casilla sólo en esta máquina (la última de todas). Presione Siguiente .

• 4°) En la ventana que se abre, marque la casilla de verificación mover a la carpeta especificada de la lista ¿Qué desea hacer con el mensaje? En la caja inferior, Descripción de la regla , pulse doble clic en el enlace especificada .

• 5°) Se abre un árbol con las carpetas de Outlook. Pulse Nueva y genere una con el nombre Cuarentena , por ejemplo. Presione Aceptar y luego Siguiente .

• 6°) En la interfaz que queda en pantalla cliquee la casilla excepto si el remitente está en la libreta de direcciones especificada de la lista Agregar excepciones (si son necesarias) . Haga doble clic en el enlace especificada en la caja Descripción de la regla.

• 7°) Se abre la ventana Agregar lista de direcciones . Allí haga un clic en el ítem Libreta de direcciones de Outlook.

• 8°) Pulse Agregar y luego Siguiente . En la última pantalla ponga un nombre a la regla, por ejemplo Cuarentena, y concluya con Finalizar .

Por Gabriel Tomich

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