La consolidación de datos en Excel XP

En una planilla de cálculos extensa, agrupar datos dispersos sin tener que escribir fórmulas ni copiar y pegar rangos puede llegar a ser una bendición.

Una de las herramientas que Excel brinda para aliviar parte de esta tarea es el comando Consolidar . Para verlo desde el punto de vista práctico genere un archivo nuevo, cambie el nombre de la Hoja1 , por ejemplo, por 2000 . Luego, desde A1 hasta A6 escriba los rótulos Descripción (título de la columna), Producto1 , Producto2 , Producto3 , Producto4 y Producto5 . Por su parte, en A8 tipee Total mensual .

A continuación escriba en la celda B1 la palabra Enero y haga un clic sobre el pequeño cuadrado ubicado en el vértice inferior izquierdo de la celda. Sin soltar el botón mueva el mouse hacia la derecha: sobre cada celda que pase se desplegará un cartel emergente amarillo con el resto de los meses: Febrero , Marzo , etcétera. Al llegar a la celda que corresponde a Diciembre suelte el ratón. Así se completa el autollenado con los nombres de cada mes. Luego, cargue datos numéricos de prueba en cada celda de intersección de productos y meses.

Tras esto, active la celda B8 y pulse el botón Autosuma de la barra Estándar para calcular el total de Enero . Copie la fórmula para el resto de los meses.

De inmediato, reproduzca esta hoja ( Edición>Mover o Copiar hoja ) y modifique el nombre por 2001 (clic derecho y en el menú contextual, elegir Cambiar nombre ). Genere una tercera hoja con el nombre 2002 .

Para consolidar valores es muy recomendable que todos los rangos dispersos tengan la misma estructura de filas, columnas y rótulos. Genere una cuarta hoja o utilice alguna en blanco y active la celda A1. Ejecute el comando Datos> Consolidar , que abre el cuadro de diálogo con este título. Aquí dejaremos la función Suma para obtener totales mensuales de cada producto durante los tres años considerados. Luego, cliquee el botón del combo de rangos Referencia y, tras achicarse el diálogo, presione la pestaña 2000 y seleccione allí el rango A1:M6 , lo que excluye los totales. En la caja de la ventana queda escrito `2000´!$A$1:$M$6 . Pulse el botón del combo para regresar al diálogo completo. Allí, presione el botón Agregar para incorporar el rango a la consolidación. Haga lo propio con los similares de las hojas 2001 y 2002 .

Luego, marque las casillas de verificación Fila superior , Columna izquierda y Crear vínculos con los datos de origen (para que la consolidación se actualice si se cambian datos en los rangos fuente). Presione Aceptar .

Automáticamente, se consolidan los datos, respetando los rótulos originales. Observe que la nueva tabla tiene subniveles que se abren y cierran para mostrar los valores originales y los totales.

Trucos para expertos

Zonas horarias en Outlook XP . En el Calendario hay una banda para establecer el horario de citas y reuniones. Lo bueno es que Outlook permite subdividir dicha banda en dos y establecer husos horarios diferentes en cada una de ellas. Esto puede resultar especialmente útil para no confundirse con las diferencias horarias, por ejemplo, en una teleconferencia. Para permitir un segundo huso intercambiable proceda así:

1°) Abra el Calendario y haga un clic derecho sobre la franja de las horas.

2°) En el menú contextual desplegado elija el ítem Cambiar zona horaria .

3°) Se abre el diálogo Zona horaria . Escriba Buenos Aires en la caja Etiqueta de la sección Zona horaria actual .

4°) Marque la casilla de verificación Mostrar una zona horaria adicional .

5°) Abra la lista del combo Zona horaria y elija la que necesita.

6°) Escriba una etiqueta para esta franja y pulse Aceptar . De inmediato la banda mostrará los husos seleccionados.

Glosario

Autosuma: función de Excel que aplica automáticamente la operación Suma tomando los valores de un rango de celdas determinado.

Menú contextual: se llama así al menú que se despliega al presionar el botón secundario del mouse (derecho) sobre un objeto (el Escritorio, un comando, etcétera).

Por Gabriel Tomich

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