La correspondencia, cartas y sobres en Word XP

Aunque el e-mail ha surgido como un rival de gran calibre, las cartas y sus correspondientes sobres, además de las etiquetas, siguen tan vigentes como siempre.

La redacción de una carta para un familiar, un amigo o un conocido puede hacerse a mano, con una máquina de escribir o una computadora. Pero la correspondencia masiva, con un texto común para muchos destinatarios, es un trabajo para un procesador de texto como Word . Por eso esta aplicación cuenta con una herramienta especial para generar correspondencia, cartas y demás.

Sin más, sigamos paso a paso cómo utilizarla. Para eso ejecute el comando Herramientas>Cartas y correspondencia . A continuación cliquee la opción Asistente para combinar correspondencia . A diferencia de la mayoría de las herramientas de Word, en lugar de desplegarse un cuadro de diálogo, se abre un panel de tareas con el título Combinar correspondencia .

La primera sección de dicho panel se llama Seleccione el tipo de documento y consta de un comando de opciones excluyentes con los ítem Cartas , Mensajes de correo electrónico , Sobres , Etiquetas y Lista de direcciones . Si no está seleccionado por defecto, elija el primero de ellos.

Luego, pulse sobre la leyenda Siguiente: Inicie el documento en la sección Paso 1 de 6 al pie del panel. Esto arranca un asistente o wizard con esa cantidad de etapas.

Pues bien, otra vez el panel cambia e interroga en la parte superior cuál es el documento inicial, es decir, cuál es la carta. Las opciones son tres: el documento actual, una plantilla o un documento ya existente (opción obvia si ya se ha realizado otra correspondencia masiva). Aquí elegiremos la primera, pero tenga en cuenta que, en caso de seleccionar alguna de las otras dos, el siguiente subtítulo varía tomando como encabezado la leyenda de la opción y agregando un enlace para desplegar un diálogo que permita buscar y abrir la plantilla o el documento existente.

Como aquí elegimos utilizar el documento actual y éste está en blanco, debemos escribir un texto. Directamente vaya al área de escritura (el panel de tareas no se cierra) presione un par de veces Enter para dejar párrafos en blanco y tipee un texto como por ejemplo Convocamos a Usted a la reunión a celebrarse el 30 de noviembre próximo en Av. Corrientes 348 2° P . Y en otro renglón, Sin más, le saluda atte .

Pulse luego el link Siguiente: Seleccione los destinatarios para pasar a la próxima interfaz del panel. Esta se refiere a quién vamos a enviarle las cartas. Por lo tanto cuenta con la sección Seleccione los destinatarios que da tres opciones: Utilizar una lista existente , Seleccionar de los contactos de Outlook y Escribir una lista nueva .

Una vez más debemos partir desde cero. Así que proceda a tildar el ítem Escribir una lista nueva y a continuación pulse el link Crear presente en la siguiente sección, que tiene idéntico título que la opción.

Esta acción abre el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones , compuesto por varios elementos. El primero de ellos es un grupo de cajas de texto para incorporar los datos del destinatario. Estas cajas son: Título ( Sr. , Dr. , etcétera), Nombre , Apellidos , Nombre de la organización , Campo de dirección 1 , Campo de dirección 2 , Ciudad y Provincia o estado . En suma, una completa ficha para llenar. En la próxima entrega analizaremos cómo guardar estas fichas, editarlas y buscarlas.

Trucos para expertos

Contraseñas para proteger una hoja de Excel . Hay dos tipos de restricciones para los usuarios de un libro de trabajo: impedirles el acceso total o evitar que modifiquen los datos. Para esto proceda con el siguiente método:

• 1°) Abra el libro de trabajo por proteger y corra la instrucción Archivo>Guardar como .

• 2°) En el cuadro de diálogo que se abre, Guardar como , haga un clic en el comando Herramientas y en el menú que se despliega elija Opciones generales .

• 3°) Surge una ventana de idéntico título con las cajas de texto Contraseña para abrir y Contraseña de escritura .

• 4°) Escriba una clave de hasta 15 caracteres en la primera para impedir el acceso al libro de trabajo íntegro.

• 5°) Tipee una password también de hasta 15 caracteres para evitar modificaciones en las hojas de trabajo (fórmulas, constantes, etcétera).

• 6°) Presione Aceptar . Se despliega un pequeño diálogo para volver a tipear la contraseña.

• 7°) Apriete Guardar para almacenar el libro de trabajo.

Consejos: utilice contraseñas largas. No tipee palabras comunes. Lo mejor es una mezcla de mayúsculas, minúsculas, números y algún signo de puntuación. Almacene las passwords en un soporte de papel. Si los datos son muy delicados, cambie periódicamente la contraseña.

Glosario

Panel de tareas: herramienta incorporada por Office XP que resume los comandos más utilizados, aliviando varios clics para correr las instrucciones.

Link: enlaces del estilo de los hipervínculos de Internet, pero utilizados en Word para abrir cuadros de diálogo u otras herramientas.

Por Gabriel Tomich

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