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La integridad de la información
Mediante máscaras, propiedades y reglas de validación, Access protege la calidad de los valores que se escriben en los campos
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LA NACIONGabriel Tomich
Ya es perfectamente habitual observar a empleados de bancos, oficinas y de todo tipo de empresas ingresar datos en pantallas repletas de campos.
Una de las premisas fundamentales durante el desarrollo de un sistema de base de datos es facilitar y agilizar la carga de información. ¿Cómo? Limitando y configurando el tipeo mediante formatos y validando los valores ingresados a través de reglas.
Access posee un variado conjunto de propiedades de los campos que permite asegurar una adecuada integridad de los datos. Por ejemplo, establecer rangos válidos de fechas y de valores, rechazar números o nombres de clientes inexistentes, etcétera.
Para aplicar en forma práctica estos métodos se debe desarrollar un pequeño sistema que contenga tres tablas y un formulario. La primera tabla, que llamaremos OrdenesDeCompra , tiene que constar de los siguientes campos: NroOC (Autonumérico), Fecha (Fecha/Hora, Fecha corta) y CodProveedor (Texto, 4 caracteres). Luego, genere la tabla DetalleOC , con los campos NroOC (Numérico, Entero largo), Item (Numérico, Simple), CodArticulo (Texto, 4) y Cantidad (Numérico, Entero largo). La última tabla, Proveedores , debería contener diversos campos como dirección, teléfono, etcétera; sin embargo, a los fines prácticos de este modelo sólo incluiremos los campos CodProveedor (Texto, 4) y Empresa (Texto, 50). Una vez que diseñe esta tabla, ábrala y cargue en ella algunos registros. Por ejemplo, 0001 , El Amanecer SA ; 0002 , Linkx SRL , etcétera.
Con las tablas creadas, diseñe un formulario que contenga los campos OrdenesDeCompra.NroOC , OrdenesDeCompra.Fecha y OrdenesDeCompra.CodProveedor , con un subformulario desarrollado con los cuatro campos de la tabla DetalleOC .
Propiedades y controles
La primera tarea es establecer un formato de carga de datos en el campo Fecha . Para eso, edite el formulario y haga un clic derecho sobre el mencionado cuadro. En el menú que se despliega seleccione el ítem Propiedades . Esto produce la apertura del cuadro de diálogo que permite establecer o modificar todas las propiedades del objeto seleccionado.
Ubíquese en la caja de texto de la propiedad Máscara de entrada y escriba 99/99/99 . Este formato libera al usuario de la preocupación por insertar las barras mientras tipea una fecha. De esta forma, sólo debe ingresar los seis números correspondientes. Luego, haga un clic en la propiedad Regla de validación para que Access exhiba el botón de apertura del Generador de expresiones , identificado por su icono de puntos suspensivos. Púlselo y haga un clic sobre el botón del símbolo mayor que (>) y otro en el igual (=). Posteriormente, seleccione sucesivamente desde el cuadro de lista derecho los ítem Expresiones comunes , Fecha actual y Fecha() . Finalice presionando los botones Pegar , para generar la expresión, y Aceptar . El texto que queda en la propiedad, =Fecha() , establece una regla que impide ingresar fechas anteriores a las del día.
Compruebe la eficacia de esta validación ingresando un valor anterior a la fecha actual: Access mostrará un cuadro de mensaje señalando la imposibilidad de aceptarlo. Al respecto, es posible generar un mensaje personalizado. Para lograrlo, escriba el texto que desee (por ejemplo, Fecha errónea ) en la caja de la propiedad Texto de validación .
Otro elemento para limitar los errores en el ingreso de datos es utilizar cuadros combinados (combos) del tipo dependiente, es decir, basados en una tabla o consulta. Un ejemplo ideal para experimentar esto es el campo del código de proveedor. Si ya creó uno elimínelo y presione el botón Cuadro combinado de la barra de herramientas de formularios.
Luego, tras hacer un clic sobre la grilla de diseño, comienza un asistente de creación de este tipo de control. En la primera ventana del asistente deje la opción por defecto, que permite capturar los datos desde una tabla. En la siguiente, seleccione la tabla Proveedores y avance hacia el próximo cuadro de diálogo. En éste elija los dos campos existentes, CodProveedor y Empresa , y siga adelante. En la nueva pantalla marque la casilla de verificación Ocultar la columna clave ( CodProveedor ) para que el combo sólo despliegue el nombre de la empresa (aunque almacenará el código en la tabla). En el siguiente y penúltimo paso seleccione la opción Almacenar el valor en el campo y, en el combo aledaño, elija el valor CodProveedor . Por último, otórguele un nombre al control y concluya la tarea. Durante la carga de datos, el operador podrá buscar en la lista del combo el proveedor que corresponda, sin cometer errores de tipeo.
En el subformulario, que por lo general se muestra como Hoja de datos , también pueden aplicarse formatos y validaciones similares.
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