La utilidad de los nombres de rango en Excel XP

En la última entrega se analizó cómo se definían los nombres de rangos en Excel . Aquí veremos otras utilidades prácticas y directas de los nombres, mientras estudiamos el resto de los comandos del menú Insertar>Nombre .

Por ejemplo, ¿qué pasa con las fórmulas? Al escribir una por lo general utilizamos las casi abstractas referencias de celdas ( =A1+B1 ), que suelen resultar adecuadas si la ecuación no es demasiado complicada. Pero, ¿no es mejor usar nombres descriptivos para tener bien claro qué estamos haciendo?

Escriba en D1, E1 y F1 los títulos (que llamaremos también rótulos para seguir la jerga del propio Excel) Precio , Mercadería y Valor Stock , respectivamente. Debajo de Precio , desde D2 hasta D5, tipee una serie de cuatro valores. Por ejemplo, 14 , 25 , 15 y 30 . Haga lo propio en la columna E, desde E2 hasta E5 ( 18 , 20 , 10 y 35 ).

Ahora bien, debemos ponerle nombres a nuestros rangos. Sin embargo, esta vez no necesitamos la opción Definir del menú Nombre que analizamos en la última entrega, porque aprovecharemos que nuestros valores ya tienen un título. Entonces, ¿qué mejor que dicho rótulo para reconocer el rango?

Proceda así. Seleccione el conjunto D1:D5, es decir, incluyendo el título, y corra la instrucción Insertar>Nombre>Crear . Esto abre el cuadro de diálogo Crear nombres que dispone de una sección con cuatro casillas de verificación: Fila superior , Columna izquierda , Fila inferior y Columna derecha .

Observe que está marcada la primera de ellas. Esto se debe a que Excel ha reconocido el título Precio como nombre factible para el rango. Así, pulse Aceptar para confirmarle que está en lo cierto.

Nota importante: al generar nombres de rango con el comando Crear , las referencias posteriores en las fórmulas sólo tendrán en cuenta las celdas con valores y no las que contienen rótulos.

Proceda de idéntica forma para otorgarle el nombre Mercadería al rango E1:E5 (donde E1 contiene el rótulo o título).

Operaciones directas

Para obtener el valor del stock en nuestro ejemplo se deben multiplicar los precios por las respectivas cantidades de mercadería.

Normalmente, en F2 escribiríamos la fórmula =D2*E2 . Esta vez, haremos lo siguiente: escriba = y ejecute el comando Insertar>Nombre ; luego, elija la opción Pegar .

Esta acción abre la ventana Pegar nombre , que tiene una conveniente lista de todos los nombres de rango existentes en la hoja de trabajo. Seleccione en ella Precio y presione Aceptar . Automáticamente el diálogo se cierra y el rango D2:D4 queda enmarcado.

Acto seguido pulse la tecla asterisco (multiplicación), y vuelva a correr Insertar>Nombre>Pegar para elegir, esta vez, el nombre Mercadería . Para terminar de escribir la fórmula presione Enter . Esta queda escrita, finalmente, como =Precio*Mercadería .

Posteriormente, cópiela en F3, F4 y F5 con un clic en el cuadrado del vértice inferior derecho y arrastrando el mouse. De inmediato tendrá todos los valores del stock.

Cuadro de nombre

Sume los valores de stock en F6 con la fórmula =SUMA(F2:F5) . Para ponerle nombre a esta celda prescindiremos del comando Insertar>Nombre>Definir , porque usaremos un método más veloz.

¿Conoce la barra de fórmulas? Es la que está debajo de las de Formato y Estándar , y sirve para editar dichas ecuaciones. En el extremo izquierdo hay un cuadro combinado que responde al título de Cuadro de nombres . ¿Le suena?

Finalmente, el método consiste en: active F6, escriba Stock , por ejemplo, en el Cuadro de nombres y listo. Mucho más fácil, ¿no?

Un dato más del combo Cuadro de nombres . Si selecciona en la planilla un rango con nombre, éste aparece escrito automáticamente en dicho cuadro, lo que favorece el manejo de los datos.

Glosario

• Referencia de celda: es el nombre de la celda que surge de la intersección de las filas y las columnas. A1, B14, AI456 son referencias factibles en Excel .

• Rótulo: títulos de datos, tanto en el sentido de las columnas como en el de las filas, en Excel. Por ejemplo, Precio , Mercadería , Stock , etcétera.

Trucos de expertos

Ubicaciones de archivos en Word . Los programas de Office guardan todos los documentos, por defecto, en la carpeta Mis documentos . Esto no está mal, pero la mayoría de los usuarios tiene sus propios directorios de almacenamiento, lo que los obliga a navegar por la interfaz Guardar como hasta encontrarlos. Sin embargo, esto se evita fácil. Y lo que es más, Word pondrá los documentos directamente en la carpeta que usted quiera. ¿Cómo?

• 1°) Ejecute el comando Herramientas>Opciones .

• 2°) En el cuadro de diálogo abierto, Opciones , seleccione la pestaña Ubicación de archivos .

• 3°) Allí hay una lista de los tipos de archivos y las rutas de direccionamiento en el disco.

• 4°) Haga un clic, por ejemplo, en el tipo Documentos y pulse el botón Modificar , ubicado al pie de la lista

• 5°) Se abre una ventana de navegación por el disco, Cambiar posición . Cliquee por las carpetas hasta encontrar la que desea y concluya presionando Aceptar .

También puede modificarse el destino de las plantillas personales, imágenes y otros.

Por Gabriel Tomich

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