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Las herramientas para cargar datos en Excel XP
La carga de datos en una planilla de cálculos o en una base de datos suele ser una tarea tediosa.
Afortunadamente, Excel cuenta con algunas herramientas que facilitan la incorporación de información en una hoja de trabajo.
Algunas son automáticas. Por ejemplo, escriba en A1 la palabra Enero y en A2, Febrero . Luego, en A3 intente tipear otra vez Enero . Verá que sólo alcanzará a incorporar la E y Excel completará el resto de la palabra ( nero ) en forma autónoma.
Pero esto tiene sus limitaciones: sólo sirve para un rango continuo de valores (es decir, se corta al dejar una celda en blanco intermedia) en forma de columna. Tampoco vale en sentido horizontal. De todas maneras resulta muy útil para incorporar información repetitiva.
Otra herramienta automática y con cierta dosis de inteligencia se aplica a partir del pequeño cuadrado que se establece en el vértice inferior derecho al activarse una celda.
Escriba en cualquier celda en blanco, por ejemplo en C3, otra vez la palabra Enero . A continuación haga un clic en el mencionado cuadrado y arrastre el mouse hacia abajo (también puede hacerlo hacia la derecha, en el sentido de la fila). Automáticamente, al pasar por C4 aparece una etiqueta amarilla con el valor Febrero , al hacerlo sobre C5, surge Marzo , y así sucesivamente. Eso sí, sólo cuando se suelta el mouse estos valores se establecen en las correspondientes celdas. Realmente muy práctico y eficiente.
Hay varias más de estas listas de aplicación automática mediante el vértice inteligente de Excel. Todas ellas, tanto las que la aplicación provee por defecto como las incorporadas por el usuario, constan en la solapa Listas personalizadas del cuadro de diálogo Herramientas>Opciones . Pero esto lo dejaremos por ahora aquí.
Ganancia de terreno
Una opción muy útil para salvar dificultades en la carga de cierto tipo de datos la proporciona el comando Edición>Rellenar .
Analicemos un caso típico: numerar celdas desde 1 hasta 500 , por ejemplo. Desde ya, resulta insoportable tipear en cada celda el número correspondiente. Así que mejor haga esto: escriba en la primera celda del rango, por ejemplo E1, el valor 1 , presione Enter y vuelva a activar E1.
Allí corra la mencionada instrucción, Edición>Rellenar , y seleccione luego el ítem Series del menú desplegado. Se abre un cuadro de diálogo que dispone de varios controles.
Mediante el primero de ellos, Series en , se determina el sentido ( Filas , por defecto, y Columnas ) de la serie de números. En este caso, haga un clic en la opción Columnas . Deje, además, el tipo Lineal marcado por default (ya veremos los otros oportunamente). La caja de texto Incremento señala a Excel cuánto debe sumar a cada valor anterior de la serie. En nuestro caso, pretendemos una serie continua desde 1 hasta 500 , así que 1 es correcto. Pero si queremos generar la serie de los números impares, por ejemplo, el valor de la caja Incremento debe ser 2 (por supuesto, empezando la numeración con 1 ).
¿Cómo le decimos a Excel que nuestra numeración debe detenerse en 500 ? Simple: escribiendo dicha cifra en la caja Límite .
Ya no se necesita nada más. Pulse Aceptar y en forma inmediata las celdas desde E1 hasta E500 quedan perfectamente numeradas.
Trucos para expertos
Carga de datos en un rango de Excel. Para introducir datos en un rango específico evitando salir de él mientras se tipea, proceda de la siguiente forma:
- 1°) Marque el rango en cuestión. Por ejemplo, A1:C3.
- 2°) Cargue un valor en A1, ya que la primera celda del rango (vértice superior izquierdo de éste) es la que queda activa por defecto tras seleccionar el conjunto.
- 3°) Desplácese hacia las otras celdas pulsando Enter para pasar a la celda inmediata inferior (en este caso, A2) o la tecla de tabulación para moverse a la celda contigua hacia la derecha (aquí, B1).
- 4°) Continúe introduciendo valores y pulsando sólo estas teclas. Desde la última celda del rango, C3, si pulsa Enter o la tecla de tabulación ( Tab ) simplemente volverá a activar A1. En todo momento el rango se mantiene seleccionado, generándose un área cerrada de carga de datos.
- 5°) Para moverse en sentido contrario; es decir, hacia la izquierda o hacia arriba, utilice Mayúsculas+Tab y Mayúsculas+Enter , respectivamente.
Glosario
- Hoja de trabajo: cada una de las planillas individuales que componen un libro de Excel . Por defecto, al crear uno de éstos aparecen 3 hojas, pero pueden agregarse o anularse a voluntad.
- Etiqueta amarilla: pequeña ventana que se despliega ubicando el cursor (sin otra acción) sobre un botón u otros objetos de los programas de Office . La leyenda aporta el nombre o el efecto de la herramienta señalada.
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