Las modificaciones de gráficos en forma interactiva en Excel XP

Tras recorrer tres de los cuatro pasos del Asistente para gráficos de Excel , resta sólo el último para que, por fin, nuestros datos se expresen visualmente.

Esta cuarta y última pantalla, cuya interfaz se titula paso 4 de 4: ubicación del gráfico , es realmente muy simple. Consta de un comando de opciones excluyentes con un par de ítem: En una hoja nueva y Como objeto en . Esta última es la que la aplicación ofrece por defecto, con la idea de que el gráfico sea un objeto del tipo flotante en la misma hoja de trabajo en la que se encuentra el rango con los datos que lo originan. Observe que este ítem está asociado a un combo en el que se despliega el listado de las hojas que componen al libro de Excel. Por supuesto, puede elegirse cualquiera de ellas.

La primera opción, en tanto, genera una hoja especial, independiente del resto, que sólo albergará el gráfico recién creado. Haga un clic pues en este ítem, En una hoja nueva , y pulse el botón Finalizar .

De inmediato, el programa crea la hoja Gráfico1 y allí aparece el esquema de líneas. Recuerde que el nombre de una hoja se cambia así: haga un clic derecho en la correspondiente solapa y en el menú contextual elija la opción Cambiar nombre . Además, puede ponerle un color con el ítem Color de etiqueta también desde ese menú.

¿Es lo que esperaba?

Por lo general, cada vez que se crea un gráfico, el resultado no es del todo satisfactorio. Esto es así porque el asistente es una buena guía para generarlo, pero se concentra en las pautas básicas. Por suerte, Excel permite editar, modificar y agregar elementos con facilidad en forma interactiva.

Antes de demostrarlo, observe que en cuanto contamos con el gráfico en pantalla, el menú principal de Excel agrega automáticamente el ítem Gráfico . Este está compuesto, en primera instancia, por cuatro comandos: uno para abrir cada una de las pantallas del asistente ( Tipo de gráfico , paso 1; Datos de origen , paso 2; Opciones de gráfico , paso 3, y Ubicación , paso 4). También tiene otros tres: Agregar datos , Agregar línea de tendencia y Vista en 3D .

Pero todo esto sigue refiriéndose a elementos generales del gráfico. ¿Cómo modificamos objetos puntuales como ejes, escalas y otros? Vamos al ejemplo. El eje X, que muestra las fechas, está correcto, pero la escala del Y, que indica las posiciones que ocupó cada equipo fecha tras fecha, no es la más adecuada, ya que tiene un intervalo de 5, cuando lo ideal sería que varíe de a uno.

Para modificar este eje, directamente haga un doble clic en cualquier punto del segmento. En ambos extremos aparecen sendos cuadrados de modificación (que señalan que está editado) y se abre el diálogo Formato de ejes .

Allí, cliquee la pestaña Escala . Puede observar cinco casillas de verificación marcadas (en Automático ) y con valores dados por defecto en las cajas de texto asociadas. El valor en Mínimo , 0 , es correcto. En cambio, seleccione la caja Máximo y escriba 20 (porque en el campeonato juegan esa cantidad de equipos y, por lo tanto, es el número de posiciones posible). Observe que se desmarca automáticamente la correspondiente casilla.

Luego, haga lo propio en la tercera caja, Unidad mayor , reemplazando el 5 por un 1 . Las dos restantes, Unidad menor (debe ser también 1 en este caso) y Eje de categorías (X) cruza en ( 0 ) son correctos.

Antes de finalizar, vea que tal como está la escala, la línea que representa al equipo puntero queda en la parte inferior del gráfico, mientras que los últimos están arriba. Para cambiar esto, marque la casilla de verificación Valores en orden inverso , ubicada al pie de la pantalla. Finalmente, pulse Aceptar y obtendrá las modificaciones aplicadas.

Trucos para expertos

Importación de datos hacia Excel XP . Una de las tareas más recurrentes al manejar datos es el intercambio de información entre dos aplicaciones que, por supuesto, tienen formatos de almacenamiento diferentes. Para realizar este tipo de tareas, Excel cuenta con una herramienta especializada. La forma de utilizarla es la siguiente:

• 1°) Ejecute la instrucción Datos>Obtener datos externos> Importar datos .

• 2°) En la ventana abierta, Seleccionar archivos de origen de datos , presione el botón Nuevo origen .

• 3°) La acción anterior dispara el Asistente para la conexión de datos .

• 4°) Si, por ejemplo, necesita conectarse con una base de datos de Access , elija la opción DSN (nombre de origen de datos) de ODBC y pulse Siguiente

• 5°) En la lista Orígenes de datos ODBC seleccione MS Access Database y presione Siguiente .

• 6°) Se abre una ventana para rastrear en el disco la base de datos. Seleccione la que corresponda.

• 7°) Escoja en el diálogo Elegir datos , la tabla de la base de datos de Access que contiene los registros por importar.

• 8°) Pulse el botón Finalizar en la última ventana del asistente. Luego de dar nombre al libro de Excel, desde un nuevo diálogo pegue en la planilla activa los datos de la tabla.

Glosario

Objetos flotantes: son aquellos que pueden desplazarse libremente por la interfaz, utilizando el mouse. Son similares a una ventana superpuesta. Ejemplos: gráficos en Excel y cuadros de texto en Word .

Libro de Excel : archivo que agrupa una o más hojas de trabajo. Se almacena en el disco rígido con la extensión .XLS.

Por Gabriel Tomich

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