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Las tablas dinámicas de Excel
Esta utilidad del menú Datos , junto con el cálculo de subtotales, provee un eficaz sistema para agrupar y totalizar los datos.
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LA NACIONGabriel Tomich
Las planillas de cálculos son propicias para generar listas. Sus celdas, conformadas por la intersección de las filas y columnas, son aptas para una rápida carga de datos. Además, Excel 97 provee algunas herramientas como los comandos Datos/Ordenar , Datos/Filtro y Datos/Formulario , que facilitan la tarea de administrar los listados.
Sin embargo, estas verdaderas bases de datos pueden ser sumamente extensas y llenas de detalles para analizar la información en forma eficiente. En otras palabras, muchas veces es necesario resumir la información, calculando totales según un agrupamiento determinado, o bien condensándola en una tabla más pequeña y comprensible.
Para realizar el primero de estos cometidos, Excel 97 cuenta con el comando Datos/Subtotales , mientras que para el segundo nos ofrece las tablas dinámicas.
Creación de subtotales
Nuevamente usaremos el ejemplo desarrollado en la nota de la última semana, que constaba de cuatro columnas: Fecha , Producto , Cliente y Monto .
Como se dijo, una forma de obtener la información que contiene una tabla es calculando subtotales y totales. Obviamente, usted puede tomarse la molestia de intercalar filas y escribir fórmulas que hagan esta tarea; sin embargo, le resultará mucho más práctico ejecutar el comando Datos/Subtotales .
Esta acción abre un cuadro de diálogo y pinta, automáticamente, todo el rango de celdas que ocupa la lista. Esta ventana tiene un primer cuadro combinado (combo) que permite indicar qué campo se efectuará el corte de control para realizar el subtotal. Esto quiere decir, cuál es el campo de agrupamiento para sumar.
En este caso, hay tres campos posibles: Fecha , Producto y Cliente . El valor por defecto es el primer campo de la tabla, Fecha , precisamente el que utilizaremos. Sin embargo, antes de realizar esta tarea verifique que las fechas estén ordenadas, de lo contrario tendrá varios subtotales para una misma fecha. Por lo tanto, marque todo el rango y organice los datos corriendo Datos/Ordenar basados en el campo Fecha .
En el cuadro de diálogo Subtotales existe un segundo combo titulado Usar función . Este permite elegir qué tipo de operación matemática o estadística aplicaremos en el cálculo. En este ejemplo deje el valor por defecto Suma , pero tenga en cuenta que también se pueden utilizar funciones como Contar , Promedio , Máx , Mín , Producto y Contar números , entre otras.
Un tercer cuadro, con una casilla de verificación para cada campo, solicita cuáles de ellos se deben totalizar. Por defecto, sólo estarán marcados los campos de tipo numérico. En el ejemplo está Monto , la única columna apta para ser sumada. Finalice presionando el botón Aceptar .
De inmediato, Excel hace el corte de control abriendo una fila debajo del último registro de cada fecha y totalizando la columna Monto , con subtotales y un total general. A la izquierda de la pantalla se instala una estructura similar a la de los esquemas de datos (ver suplemento Informática Nº 106 del 27/4/98), con botones para ocultar o desplegar los niveles de información (detalle, subtotales, total general).
Una tabla eficaz
El otro método para condensar la información es utilizando una tabla dinámica. Para crear una de ellas se debe ejecutar el comando Datos/Asistente para tablas dinámicas...
La primera pantalla de esta herramienta hace la siguiente pregunta: ¿Dónde están los datos que desea analizar? Y entrega las opciones Lista o base de datos de MS Excel , Fuente de datos externa , Rangos de consolidación múltiple y Otra tabla dinámica . En este ejemplo dejaremos la primera de ellas, dada por defecto. Sin embargo, las otras tres pueden resultar muy útiles en determinados casos. Luego, pulse el botón Siguiente .
El segundo paso varía según la opción seleccionada en el cuadro previo. En este caso, al elegir como fuente de los datos una lista de Excel, el asistente exige que señalemos el rango que contiene la información. Para esto, haga un clic en el botón del combo y establezca el rango correspondiente, pintándolo con el mouse, e incluyendo las cabeceras de las columnas. La inclusión de los títulos es fundamental para organizar la estructura de la tabla.
La tercera ventana del asistente permite construir la tabla arrastrando los campos (para esto se necesitaban los títulos) desde la derecha de la pantalla hasta las distintas posiciones del diagrama central. Para esto, haga un clic sobre el campo Fecha y llévelo hasta la posición Página del diagrama. Luego, repita el procedimiento para Producto , trasladándolo a Fila , Cliente a Columna y Monto a Celda . En otros casos, esta distribución se debe analizar en función de los datos disponibles, para obtener los resultados deseados.
La última pantalla del asistente interroga respecto de la posición de la nueva tabla. Las opciones son: la misma hoja de la tabla, para lo cual habrá que señalar un rango, o en otra. Elija esta última opción. A continuación, Excel genera la tabla.
Observe que en la celda contigua a la de la Fecha la tabla posee un combo cuya lista tiene como opciones Todas y cada uno de los valores de fecha. Esto sirve para filtrar los datos. Además los montos estarán totalizados en sentido vertical y horizontal.
Por último, también se despliega en pantalla la barra de herramientas para gestionar los diversos elementos de las tablas dinámicas.
