Los campos de ecuaciones en Word XP

Es muy fácil hacer operaciones aritméticas en una planilla de cálculos como Excel , pero en un documento de texto de Word es otra historia. Los campos también pueden aportar una solución para esto, similar, en rigor de verdad, a las que utilizan las tablas. Pero como dice el refrán, lo que abunda no daña.

Veámoslo desde la práctica: abra el documento que estuvimos utilizando para insertar campos y genere cuatro filas más a las dos originales de la tabla.

Como la última de éstas contaba aún con cinco celdas, las filas incorporadas también tendrán esta cantidad. Si no son necesarias tantas en el formulario combínelas con el siguiente método: seleccione todas las celdas que quiere unir en una sola cliqueando en la primera y arrastrando el mouse hasta la última. Luego, ejecute Tabla>Combinar celdas . Así de simple.

En este ejemplo unificaremos con el mencionado procedimiento las columnas tercera y cuarta de cada nueva fila (antepenúltima y penúltima, respectivamente), dejando libre para valores numéricos la quinta.

Tras unificar las celdas, escriba en cada una de ellas de arriba hacia abajo: Monto prestado , Tasa de interés , Tiempo de devolución (meses) e Interés a pagar . La idea es calcular un interés directo.

Así, en la última columna, aledaña a las mencionadas, tipee los valores 20000 (monto prestado), 0,05 (por el 5% de interés) y 5 (meses). Luego ubique el cursor en la celda en blanco junto a la leyenda Interés a pagar y ejecute el comando Insertar>Campo .

En el cuadro de diálogo que aparece seleccione Ecuaciones y fórmulas en el combo Categorías de la sección Elija un campo . Observe que en el listado inferior, Nombres de campo , aparecen cuatro ítem. El primero, =(Formula) , es el que necesitamos aquí. Como ya está marcado por defecto, pulse el botón Fórmula en la sección Propiedades del campo .

En forma automática se cierra la ventana Campo y queda flotando en pantalla el cuadro de diálogo Fórmula . Allí, en la caja también llamada Fórmula verá escrito =SUM(ABOVE) ; es decir, Word supone por defecto que queremos sumar los valores de las tres celdas superiores.

No es el caso, así que borre todo, excepto el signo igual, y abra el listado del combo Pegar función . Allí busque y seleccione con un clic el ítem PRODUCT . De inmediato, en la caja Fórmula queda escrito =PRODUCT() . Para finalizar, tipee entre los paréntesis el argumento ABOVE , que hará que Word tome los valores escritos en las filas precedentes. Automáticamente, obtendrá el valor del interés por pagar.

Si se modifican los valores de origen, para recalcular este interés basta cliquear sobre el campo insertado y presionar F9 . Antes de terminar, tenga en cuenta que con el ítem Eq de esta categoría se abre el Editor de ecuaciones de Office , una herramienta para tipear fórmulas.

Trucos para expertos

Exportar datos de Access a Excel . Hay varios caminos para hacer esto; por eso, aquí van dos.

1°) En el contenedor Tablas de Access seleccione la tabla por exportar.

2°) Presione el pequeño botón izquierdo del comando Vínculos con Office en la barra de herramientas Estándar .

3°) En el menú que se despliega elija la opción Analizar con MS Excel . Se genera una planilla con el nombre de la tabla y las filas y columnas de ésta.

El segundo método es un clásico:

1°) Abra la tabla de Access .

2°) Seleccione los registros que quiere pasar a Excel o todos ellos.

3°) Cópielos con Ctrl+C .

4°) Abra una planilla de Excel , active la celda inicial y pegue los datos ( Ctrl+V ).

Glosario

Argumento: valores o palabras clave que las funciones utilizan para capturar los datos de origen con los que realizar los cálculos.

Editor de ecuaciones: cuadro de diálogo de Office con toda la nomenclatura matemática para escribir expresiones aritméticas complejas.

Por Gabriel Tomich

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