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Los formularios dinámicos de Access
Estos objetos permiten resumir la información de las bases de datos en pequeños cuadros que facilitan su análisis y evaluación.
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LA NACIONGabriel Tomich
Las bases de datos almacenan una gran cantidad de información. Pero, en la mayoría de los casos, se debe recurrir a otras estructuras para utilizarla y realizar su análisis.
En Access 97, por lo general, esta tarea de manejo y exposición de datos está reservada para objetos como consultas, informes y formularios. Precisamente entre estos últimos existe un formato que resulta ideal para resumir la información: los formularios dinámicos.
Estos son similares a las tablas dinámicas de Excel (ver suplemento Informática Nº 122 del 17-8-98) y, de hecho, un formulario dinámico tiene como fuente una hoja de trabajo ( worksheet ) de la aplicación de planillas de cálculo del paquete Office 97.
El trabajo de crear uno de estos formulario está facilitado por uno de los clásicos asistentes ( wizzard ) de que dispone Access. Sin embargo, antes de analizar esta herramienta, es indispensable generar una tabla con datos adecuados. Para esto, ingrese en el contenedor de tablas y pulse el botón Nuevo . Luego, en el cuadro de diálogo abierto, seleccione la opción Vista diseño y pulse el botón Aceptar . En la grilla, se deben crear los campos Fecha (tipo Fecha /hora), Region (Texto, 50 caracteres) y MontoIngresado (Numérico, Doble). Salve la tabla con el nombre Movimientos y cargue varios juegos de 4 registros con la misma fecha para cada una de las regiones ( Este , Oeste , Norte y Sur ) y distintas cifras de ingreso. Por ejemplo, en el campo Fecha : 12/12/98 , en Region : Este y en MontoIngresado : 1200 .
El aporte de Excel
Una vez preparada la tabla de datos, presione la solapa Formularios y, a continuación, el botón Nuevo . Esta acción abre el cuadro de diálogo Nuevo formulario . En él, seleccione la opción Asistente para tablas dinámicas (la última del listado) y, antes de cerrar la ventana, abra el listado del combo existente en ésta para elegir la tabla o consulta que almacena los datos. En este caso encontrará una sola: Movimientos ; selecciónela y cierre presionando Aceptar .
La primera pantalla del asistente es sólo informativa: simplemente expone qué es una tabla dinámica. Sin más, pulse el botón Siguiente para pasar a la segunda pantalla.
Esta requiere cuáles son los campos de la tabla Movimientos (o de varias tablas o consultas, en el caso que las tuviésemos y fuese necesario) que se utilizarán en el formulario dinámico. En el ejemplo en curso se necesitan los 3 ( Fecha , Región y MontoIngresado ); por lo tanto, apriete directamente el botón con la flecha doble para pasarlos en una sola operación desde el listado Campos disponibles al cuadro Campos para la tabla dinámica . Tenga en cuenta que, al estar los campos en este cuadro, se habilitan los botones con flechas en el sentido inverso. Pulse Siguiente .
De inmediato, se abre una nueva ventana, en la que corre Excel, con un cuadro de diálogo que contiene el esquema de las tablas dinámicas, compuesto por las casillas Fila , Columna y Datos . Para armar el rompecabezas de la tabla, primero haga un clic sobre el campo Fecha , ubicado sobre el borde derecho de la ventana, y arrástrelo (sin soltar la tecla del mouse) hasta el cuadrado Fila del esquema. Luego, repita la operación para el campo Region y deposítelo en el sector Columna . Por último, instale MontoIngresado en Datos . En este caso, y en forma automática, Excel aplica una función Autosuma , por lo que el campo queda con el nombre Suma de MontoIngresado . Apriete Siguiente para ir al último paso del asistente.
Antes de finalizar, tenga en cuenta que en esta última ventana se encuentra el botón Opciones, que produce la apertura de una ventana que permite modificar y adaptar el formato y los datos de la tabla dinámica. Entre sus ítem presenta las casillas de verificación Totales generales de columnas , Totales generales de filas , Autoformato de tabla (los 3 marcados por defecto), Subtotales de elementos ocultos de página , Combinar rótulos y Diseño de página , entre varios más referentes al formato, los datos y la protección de la tabla.
Por último, cliquee el botón Terminar para finalizar. En pocos segundos se obtiene en pantalla una ventana de formulario con la tabla conteniendo el resumen por fecha y región, además de totales generales por fila y columna. Al pie encontrará el botón Modificar tabla dinámica , que produce la reapertura de la ventana de Excel con la hoja de cálculo fuente del formulario, en caso de que sea necesario algún cambio.
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