Los formularios jerárquicos: un método para combinar datos

Uno de los aspectos primordiales de gestionar información mediante un administrador de bases de datos como Access 2000 radica en las facilidades que proporciona para asociar campos de varias fuentes.

Un ejemplo característico es combinar la información básica de los clientes y sus pedidos en una única pantalla. Para esto pueden utilizarse los formularios jerárquicos, que consisten en un formulario principal con un subformulario vinculado. Desde el punto de vista práctico, el procedimiento consta de dos pasos esenciales: crear una consulta y luego un formulario jerárquico.

La primera tarea ya es conocida. Abra el contenedor Consultas , presione el botón Nuevo y elija la opción Vista diseño . Seleccione las tablas TablaClientes y Pedidos en el cuadro de diálogo Mostrar tabla y pulse Agregar y Cerrar . De inmediato, las ventanas de ambas tablas se fijan en la pantalla de la consulta. Observe que automáticamente se establece entre ellas una relación de uno ( TablaClientes ) a varios ( Pedidos ) por el campo IdCliente . Esta relación se había establecido al crear la base de datos mediante el comando Herramientas /Relaciones .

Luego seleccione el campo IdCliente de TablaClientes y arrástrelo a la primera columna de la grilla. Posteriormente, haga lo propio con IdPedido , FechaPedido , FechaEntrega , FechaEnvío , FormaEnvío y Cargo de Pedidos . Antes de finalizar, desmarque la casilla Mostrar del campo IdCliente de TablaClientes ya que se lo necesita como vínculo y no para ser exhibido.

Finalmente, cierre la ventana y guarde la consulta, por ejemplo, con el nombre ConPedidos .

Vínculo directo

La segunda etapa, como se dijo, consiste en generar un formulario jerárquico. Abra entonces el contenedor Formularios y pulse el botón Nuevo para desplegar el diálogo Nuevo formulario . En él presione el botón del combo Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto y seleccione de la correspondiente lista el ítem TablaClientes para que sea la fuente de datos del formulario principal. Además, deje la opción Vista diseño marcada por defecto y haga un clic en Aceptar . Se abren así la ventana para crear un formulario y un diálogo flotante, TablaClientes . Seleccione todos los campos de éste y arrástrelos para soltarlos, por ejemplo, en el vértice izquierdo de la sección Detalle .

Posteriormente, haga un clic sobre el botón Subformulario/Subinforme de la barra Cuadro de herramientas (si no está en pantalla despliéguela con el botón homónimo de la barra Estándar o el comando Ver/Cuadro de herramientas ).

Luego ubique el cursor sobre la franja Detalle (observe que el icono ha cambiado) y trace un rectángulo en ella lo suficientemente amplio para que se visualicen todos los campos de la consulta ConPedido recientemente creada. Al trazar el rectángulo para el subformulario, se abre automáticamente un asistente para generarlo. Pero, en este caso, lo desecharemos para analizar otra forma de realizar esta tarea.

Haga un clic derecho sobre el subformulario (que tiene el rótulo Independiente en su interior porque no está vinculado aún con ningún objeto) y elija el ítem Propiedades en el menú contextual. Se abre así el cuadro de diálogo Subformulario/Subinforme: Secundario1 (u otro número) que, hasta aquí, es el nombre de este formulario. De las cinco solapas de la ventana cliquee Todas .

Luego cambie Secundario1 en la propiedad Nombre por otro más significativo, por ejemplo, SubPedidos . A continuación, haga un clic sobre la caja de texto de la propiedad Objeto origen . Automáticamente, ésta se transforma en un combo, así que proceda a abrir su lista y elija el ítem Consulta.Con Pedidos (de inmediato, el rótulo Independiente se cambia por este nombre). Tras esto, Access escribe IdCliente en las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales . Es la garantía de que se ha establecido el vínculo entre el formulario principal y el subordinado.

El resto es ajustar la estética del formulario y probarlo. Observará que al cambiar de registro en el formulario principal (mediante los botones de la barra al pie) se modifican las filas dentro del subformulario, que muestra los pedidos que corresponden a cada cliente.

Por Gabriel Tomich

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