Los márgenes y encabezados en Excel XP

Configurar correctamente la impresión en Excel XP redunda en un doble ahorro: de esfuerzo para realizar la tarea y de papel.

En las dos últimas entregas se analizó básicamente cómo seleccionar en forma correcta el rango de celdas por imprimir y, posteriormente, los primeros pasos en la configuración. En especial, la orientación del papel, la escala y la calidad de la impresión. Continuaremos con esto.

Abra nuevamente la planilla con el listado de artículos que nos sirve de ejemplo. Luego ejecute el comando Archivo>Configurar página y cliquee la solapa Márgenes en la ventana abierta.

Allí tenemos un esquema del papel seleccionado rodeado de seis controles numéricos: Izquierdo , Superior , Derecho e Inferior , que corresponde cada uno de ellos a los respectivos laterales de la página; más otros dos, Encabezado y Pie de página , en el caso de que el documento utilice estas bandas especiales en la parte superior e inferior de la hoja.

Estos parámetros están medidos en centímetros y por defecto, Excel otorga 2,5 cm a los márgenes superior e inferior, 2 cm al derecho y al izquierdo, mientras mantiene en 0 los destinados al encabezado y el pie de página. De acuerdo con la orientación de la hoja (vertical u horizontal) modifique libremente estos márgenes para otorgar mayor espacio, si hiciese falta, a la información por imprimir. Aun antes de alterar la escala, atributo que se cambia desde la pestaña Página (ver Mi PC N° 346 del 23/12/2002), achique los márgenes izquierdo y derecho para que el ancho del rango quepa perfectamente.

Preste atención también en la pestaña Márgenes a las casillas de verificación Horizontalmente y Verticalmente de la sección Centrar en la página . Marcándolas, la impresión quedará centrada en el papel en ambos sentidos. No obstante, tenga en cuenta que con rangos muy anchos logrará más flexibilidad de espacio dejando sin tilde la casilla Horizontalmente . Al marcarlas, el esquema del papel en el centro de la interfaz muestra cómo queda el rango al ser centrado.

Hoja personalizada

Pulse la solapa Encabezado y Pie de página . Encontramos una interfaz con dos cuadros combinados, Encabezado y Pie de página , sendas cajas de vista previa para cada uno de ellos, y los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de página .

Los listados de ambos combos, que por defecto tienen la opción (ninguno) , es decir, sin encabezado ni pie, son similares. Ofrecen elementos como el número de página u hoja, una cadena de texto con la fecha, etcétera. Mucho más interesantes resultan las herramientas que entregan los botones mencionados para dar un toque propio a la impresión. Presione, por ejemplo, Personalizar encabezado . Esta acción despliega un cuadro de diálogo que, además de dividir la banda de encabezado en tres partes (izquierda, central y derecha), permite formatear los textos, insertar número de página, fecha, hora, ruta y nombre de archivo, nombre de etiqueta, imágenes, etcétera.

Aplicar cualquiera de estos elementos es simple: haga un clic en el sector del encabezado que más le guste, por ejemplo, en el izquierdo. Posteriormente, presione alguno de los diez botones que tiene la interfaz ( Fuente , Página , Páginas , Fecha , Hora , Ruta de archivo , Archivo , Etiqueta , Insertar imagen y Dibujo , respectivamente). Por ejemplo, presione Insertar imagen . Esto abre directamente la carpeta Mis imágenes , donde hay varias fotografías ( Colinas azules , Invierno , Nenúfares y Puesta de sol ) para ilustrar el encabezado. Aunque es más común, por ejemplo, ubicar la fecha a la izquierda, la hora en el centro y a la derecha tipear Hoja: y aplicar el número de página (segundo botón) a continuación.

Si se incluye un encabezado hay que regresar a la solapa Márgenes y modificar el 0 del control numérico Encabezado por 2 para darle espacio en la página. En la próxima entrega analizaremos la última solapa del diálogo Configurar página , Hoja , que tiene varios elementos para tener en cuenta y, finalmente, algunos detalles para imprimir.

Trucos para expertos

Traducción en Word XP . Aunque limitado a palabras, la última versión de Office tiene un traductor que puede sacar de algún apuro al trabajar con textos en inglés y francés, algo bastante común desde el advenimiento de Internet. Tenga en cuenta que esta herramienta no es apta para pasar al español frases, párrafos o escritos enteros. Para realizar esto debe recurrirse a un programa especial o a un servicio vía Web. El método para traducir una palabra es simple:

• 1°) Seleccione la palabra por traducir.

• 2°) Ejecute el comando Herramientas>Idioma>Traducir .

• 3°) Esta acción despliega el panel de tareas Traducir .

• 4°) Deje marcada la opción Selección actual en el comando de opciones mutuamente excluyentes ¿Qué desea traducir?

• 5°) Seleccione el ítem Inglés (Estados Unidos) a Español (España - alfab. internacional ) en el combo Diccionario y pulse el botón Ir a . De inmediato se despliega la traducción dentro de la caja Resultados .

Para traducir una palabra que no está escrita, en cambio, proceda así:

• 1°) Despliegue el panel de tareas Traducir .

• 2°) Marque la opción Texto en el comando ¿Qué desea traducir? y tipee la palabra en la caja adjunta.

• 3°) Seleccione el diccionario y pulse Ir a .

Glosario

Control numérico: comando de las interfaces de Office que sirven para fijar el valor numérico de un parámetro. Por ejemplo, márgenes, porcentajes, dimensiones, etcétera.

Encabezado y Pie de página: franjas que pueden agregarse en los documentos de Office para insertar elementos generales como fecha, hora, número de página, logotipos, dibujos y otros.

Por Gabriel Tomich

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