Los secretos de Outlook Express

Hace tiempo que usted se decidió a trabajar con el correo electrónico y en pocos días o semanas aprendió cómo hacerlo. Hoy ya sabe enviar y recibir mail, adjuntar un archivo a su mensaje, cambiar el formato de una carta e incluso organizar las direcciones en una agenda. Para hacer todo esto utiliza un programa que le permite administrar su cuenta de correo. Posiblemente usa la aplicación que encontró en su máquina tras la instalación de Windows, que viene por defecto -desde la edición 98 del sistema operativo- junto al Internet Explorer . Esta herramienta es el Outlook Express , que ya va por la versión 5.01 y que ofrece una completa gama de opciones para una mejor comunicación en línea. Se lo conoce como OE.

Además de permitir el intercambio de correo electrónico, OE es un completo gestor de grupos de noticias y, como se explicará en esta nota, el programa facilita, a través de esta función, la correspondencia de información entre usuarios de un mismo grupo.

Personalidad múltiple

Desde la edición 5.0, la administración de múltiples cuentas de correo es una de las alternativas que más se desarrollaron a partir de la aparición de las Identidades . Esta opción, de utilidad en máquinas empleadas por más de una persona, permite restringir el acceso a terceros, contraseña mediante, y configurar distintas variables según cada usuario.

Cuando se ingresa en OE por primera vez, el programa determina automáticamente una identidad principal. Para crear una nueva, se debe ingresar en Archivo/Identidades , hacer clic en Administrar identidades y seleccionar Nueva . En el cuadro que se abre hay que escribir el nombre del perfil y hacer clic en Aceptar . Desde esta ventana también se pueden hacer modificaciones a las propiedades de un perfil y elegir cuál de ellos aparecerá como predeterminado al iniciar la sesión.

Control de acceso

Para que OE solicite la identidad al iniciarse es necesario que se haya cerrado el programa desde Archivo/Salir y cerrar sesión de la identidad (o que se haya reiniciado el sistema); si no, se abrirá con la última utilizada. Se debe tener en cuenta que el Administrador de identidades ofrece una forma sencilla de agrupar el correo (según las configuraciones establecidas para un perfil), pero no brinda seguridad para los mensajes ni los certificados digitales (más sobre esto enseguida). Para restringir el acceso, una buena alternativa es usar directamente los perfiles de inicio de sesión de Windows ( Panel de control/Usuarios ).

Contactos compartidos

Así como cada usuario tiene una Libreta de direcciones propia dentro de su perfil, los contactos pueden ser compartidos con los otros usuarios. Para eso, simplemente se deben arrastrar contactos hasta la carpeta de Contactos compartidos (también se los puede copiar), que se encuentra en la parte inferior de la columna de carpetas (si no está allí, se debe seleccionar Carpetas y grupos del menú Ver , en un mensaje nuevo).

Si un usuario tiene más de una cuenta, éstas quedan dentro de su propia identidad desde el momento que se agregan (desde Herramientas/Cuentas.../Agregar ).

Hotmail y Yahoo!

Mucho se ha comentado la opción de OE (desde la versión 5.0) que permite configurar una cuenta Hotmail en OE (la gran cantidad de cartas que recibimos en el suplemento referidas al tema da cuenta de ello). Si bien ésta es la única manera de administrar un e-mail HTTP desde el programa, existe la opción de manejar otro tipo de cuentas gratuitas, siempre que sean POP. Sólo deben conocerse los datos de los servidores entrante y saliente (esta información se encuentra, generalmente, en las páginas de soporte de cada sitio que ofrece el servicio). Si uno quiere configurar, por ejemplo, una cuenta de Yahoo!, primero debe acceder a Herramientas/Cuentas.../Agregar /Correo e ingresar el nombre que se verá al enviar los mensajes. El paso siguiente es anotar la dirección, por ejemplo, carlosyahoo.com . Tras presionar Enter , el programa solicita el Nombre del servidor de correo entrante (allí debe tipearse pop.mail .yahoo.com ) y correo saliente ( smtp .mail.yahoo.com ). Donde se pide el nombre de su cuenta, hay que ingresar la dirección electrónica sin ya hoo.com . Luego, el nombre de la cuenta y la contraseña. Finalmente, hay que hacer clic en el tipo de conexión que utiliza para conectarse a Internet y cerrar la ventana del Asistente .

Cada cosa en su lugar

Para ordenar la correspondencia recibida, es común que los usuarios muevan los mensajes manualmente a las distintas carpetas. Desde la versión 5 de OE existe una alternativa para organizar los mails en forma directa: las Reglas . Si uno desea guardar automáticamente todos los mensajes recibidos (por ejemplo, de Juan Pérez dentro de la carpeta Trabajo) , primero debe crear esta carpeta como cualquier otra, haciendo clic con el botón derecho sobre Carpetas locales y optando por Nueva , e ingresar luego en Herramientas /Reglas de mensaje/Correo .

En el primer cuadro (paso 1) hay que elegir las condiciones para la regla. En este ejemplo hay que elegir La línea De contiene personas , ya que todos los mensajes por guardar son de Juan Pérez. En el cuadro del paso 3, en la parte inferior de la ventana, aparece automáticamente un hipervínculo hacia Seleccionar personas , que permite tipear el nombre del remitente o buscarlo en la Libreta . Las otras condiciones posibles que se ven en el paso 1 se pueden configurar según palabras en el texto recibido, tamaño de los mensajes, personas que reciben una copia del mail, etcétera. Si uno desea optar por más de una condición para la misma regla, será necesario tildar las distintas casillas de verificación y hacer clic en el enlace Y de la sección Descripción de la regla (para especificar si se deben cumplir todos los criterios) o en el enlace O (si uno desea que se cumpla al menos una de las condiciones).

Para seleccionar la función de la regla, habrá que activar las casillas de la sección Acciones . En este ejemplo, se elige Moverlo a la carpeta especificada . A través del nuevo link que aparece en el campo 3 se debe seleccionar la carpeta Trabajo , creada anteriormente (se puede generar también desde esta ventana). Finalmente, en el campo del paso 4 se debe ingresar un nombre para la regla y hacer clic en Aceptar .

Las reglas también permiten el bloqueo de mensajes según sus remitentes o dominios: tras seleccionar un mail recibido, se opta por Mensaje/Bloquear remitente . Esto es muy útil contra el spam .

Para ejecutar una determinada regla a mensajes ya descargados, se tiene que acceder a Herramientas/Reglas de mensaje/Correo y hacer clic en Aplicar ahora .

Fuentes y ortografía

En Outlook Express , la fuente predeterminada para escribir un mensaje es Arial, 10 puntos, color negro . Este formato puede cambiarse en cada nuevo mensaje, desde la barra correspondiente, o modificarse en forma general para todos los envíos.

Para eso se debe cambiar la fuente predeterminada: en la edición 4.0 hay que acceder a Herramientas/Material de papelería en el menú Correo/Configuración de fuentes . En OE 5, hay que ingresar a Herramientas/Opciones/Redactar y hacer clic en Fuentes . En ambos casos, tras hacer las modificaciones, se debe presionar el botón Aplicar antes de dar Aceptar .

El programa usa el mismo corrector ortográfico de las aplicaciones de Microsoft Office . Si no tiene instalado Word , Excel o PowerPoint , la opción Ortografía no estará disponible. Para activar la corrección en forma directa, dentro de un mensaje nuevo, se puede presionar la tecla F7 . Si uno desea personalizar el funcionamiento del corrector ortográfico, debe ir a la ficha Ortografía del menú Herramientas/Opciones .

No recibí tu mail, ¿o sí?

Entre las nuevas características de Outlook Express 5.01 -la versión en español puede bajarse en forma gratuita desde www.microsoft.com/windows/ie/download/128bit/intro.htm - se destaca la confirmación de lectura, opción que, si bien ya estaba en otro administrador de correo de Microsoft (el Exchange ), no se había implementado hasta el momento en OE.

En la nueva edición se puede pedir una confirmación de que un mensaje ha sido leído por el destinatario. Para configurar esta opción se debe ir a Herramientas (en una ventana de mensaje nuevo) y hacer clic en Solicitar notificación de lectura .

Para pedir confirmación de todos los mensajes que se envían hay que ingresar en Herramientas/Opciones/Destinatarios y habilitar la opción Solicitar una notificación de lectura para todos los mensajes enviados . Luego, el destinatario tiene que aceptar la devolución de confirmaciones: tiene que ir a Herramientas/Opciones/Destinatarios y seleccionar la opción Devolver notificaciones de lectura que desee (sólo puede hacerlo si tiene también la versión 5.01 de OE).

Texturas y tarjetas

La versión 5.01 ha incorporado una nueva serie de fondos de mensaje. Estos diseños pueden ser incluidos al cuerpo de un mensaje que se envía, y se pueden elegir a través de la pequeña flecha del botón Nuevo mensaje . También es posible crear uno nuevo, desde Herramientas/Opciones/Redactar : en el área Diseño de fondo , haga clic en Crear nuevo . Para insertar una tarjeta de presentación en todos los mensajes, en la misma ventana Redactar , dentro de la sección Tarjetas de presentación , hay que activar la casilla Correo y elegir una tarjeta de lista desplegable. Para insertar su tarjeta de presentación, primero debe crear un contacto con sus datos en la Libreta de direcciones .

Firma digital

OE ofrece la posibilidad de trabajar con los denominados Mensajes seguros . Los usuarios pueden firmar sus envíos en forma digital, para asegurarle a los destinatarios que los mensajes fueron enviados por uno (y no por otra persona que ingresó en la cuenta). También se puede cifrar el correo saliente, opción que permite garantizar que sólo los destinatarios deseados puedan leer un mensaje. En ambos casos se requiere la obtención de ID digitales , que cumplen el papel de claves. Para obtener un ID digital y agregarlo a su cuenta de correo, debe acceder a la Web e ir a una página que emita certificados (el sitio de Microsoft Outlook Express Digital ID , en www.microsoft.com cuenta con accesos directos a estas entidades). Luego, en la ventana de un mensaje nuevo, hay que ir a Herramientas , elegir Firmar digitalmente , redactar el mensaje y enviarlo. Esta opción ya estaba disponible en la versión anterior, pero OE 5.01 incluye compatibilidad con nuevos formatos de seguridad (como CMS y S/MIME versión 3). Para cifrar un mensaje, se debe ir a Cifrar , dentro del menú Herramientas . Para que la firma y el cifrado funcionen, la dirección de correo electrónico del ID debe coincidir con la de la cuenta de correo (si uno tiene varias cuentas, requiere de un ID diferente para cada una). La dirección de respuesta también debe ser la misma (ver en la ventana Propiedades de la cuenta , ficha General ). De no cumplirse esto, el correo cifrado no puede ser respondido.

Grupos de noticias

Outlook Express se utiliza también para acceder a los grupos de noticias, que son servidores que alojan y exponen mensajes sobre temas específicos de distintos usuarios y que se conocen como Usenet. Cualquiera puede publicar un mensaje y acceder a los que están expuestos. Para hacerlo, primero tendrá que consultar con su proveedor de Internet respecto de los grupos que tienen disponibilidad de acceso. También puede buscar en la Web distintos grupos existentes: puede hacerlo desde cualquier portal, teniendo en cuenta que el único protocolo que acepta OEes el NNTP. El nombre del servidor Usenet es imprescindible para crear una cuenta de noticias (desde Herramientas/Cuentas/Noticia s/Agregar/ Noticias ) . Para buscar los grupos de noticias que a uno le interesan se debe seleccionar el nombre de un servidor en la lista de carpetas y hacer clic en Grupos de noticias . Luego, en Mostrar los grupos de noticias que contengan se deben escribir las palabras que uno desea localizar, según el tema que le interese (hay que cerrar la ventana con Aceptar ). También se puede hacer la búsqueda según las descripciones de los grupos. Si no pueden verse estas reseñas, hay que ir a Herramientas/Cuentas , seleccionar Propiedades de la cuenta de noticias que se desea cambiar y hacer clic en Avanzada . Finalmente, se debe tildar la casilla Usar descripciones de grupos de noticias y seleccionar Restablecer lista desde el menú Herramientas/Grupos de noticias .

Si desea que alguno de estos grupos se incluya -para facilitar el acceso- en la lista de carpetas, simplemente suscríbase al mismo con los siguientes pasos: hacer clic en el nombre del servidor deseado en la lista Carpetas , presionar el botón Grupos de noticias , seleccionar el grupo y hacer clic en Suscribir . Desde esta misma ventana se pueden cancelar las suscripciones. Para publicar un mensaje nuevo en uno de estos espacios públicos se debe elegir el grupo en la lista Carpetas y presionar el botón Exposición nueva de la barra de herramientas. Si uno quiere enviar el mensaje a varios grupos de noticias (tienen que ser del mismo servidor), habrá que presionar el icono situado junto a Grupos de noticias en el cuadro Mensaje nuevo y, en Elegir grupos de noticias , seleccionar uno o más grupos de la lista (con ayuda de la tecla Ctrl ) y hacer clic en Agregar . Se puede optar por enviar el mensaje sólo a aquellos a los que uno esté suscrito, haciendo clic en Mostrar sólo grupos de noticias suscritos . Finalmente, escriba y mande el mensaje como si fuese cualquier mail. A los mensajes de noticias también se le pueden aplicar formatos. Ante la gran cantidad de mensajes que circulan en los grupos, una buena opción para organizarse es usar las Reglas , de la misma forma que al administrar correo.

De nuevo, a causa de la gran cantidad de mensajes que se manejan en los grupos, una variante para mejorar el seguimiento de un tema es generar una Conversación , que agrupa todas las respuestas dadas a un mensaje. Una vez creada la conversación, el usuario puede elegir que se muestre únicamente el mensaje original, o el mensaje y todas sus respuestas. Para lograr esta agrupación hay que posicionarse sobre un grupo de noticias (o en la Bandeja de entrada , ya que la opción también puede aplicarse al correo), elegir Vista actual y seleccionar Agrupar los mensajes según Conversación .

Para ver todas las ramas de mensajes desplegadas se debe ir a Herramientas/Opciones/Leer y tildar la casilla Expandir automáticamente los mensajes agrupados . Las conversaciones se agrupan según el título del mensaje original.

Hotmail en OE

Para configurar la cuenta de Hotmail sólo debe conocerse el nombre del usuario (el texto previo a hotmail.com ).

Para configurar la cuenta, vaya a Herramientas/ Cuentas... y desde allí a Agregar/Correo . Luego de ingresar el nombre que se usará en los mensajes, aparece una ventana con dos opciones: Ya dispongo de una dirección (...) o Deseo contratar una nueva cuenta (...) . Si uno ya posee cuenta de Hotmail, debe seleccionar la primera opción (que es la misma que se usa para cualquier cuenta). Tras presionar Aceptar , seleccione HTTP en tipo de servidor y Hotmail en el campo del proveedor.

En la ventana siguiente, se ingresa el nombre de usuario. Si uno no tiene cuenta de Hotmail y desea crearla, el programa ofrece además un asistente que indica los pasos por seguir (hay que elegir la opción Deseo contratar una nueva cuenta con Hotmail ).

Al volver a la pantalla principal puede verse una nueva carpeta, llamada Hotmail . Al hacer clic sobre la misma y activar Sincronizar cuenta , las carpetas de Hotmail se copian en OE; desde allí, pueda leer, guardar y enviar mensajes.

Evitar los virus

Al ser el administrador de correo más utilizado, Outlook Express se ha convertido en uno de los blancos preferidos de los que escriben virus, gusanos y troyanos.

La medida fundamental para evitar los daños que pueden causar los virus es no abrir ningún archivo adjunto si no fue pautado su envío. Pero esta precaución puede no ser suficiente. Según explica Víctor Aimi, gerente de producto en Microsoft Argentina, la activación de la vista previa del programa puede ejecutar los script de determinados virus. Es decir: un virus puede ejecutarse con sólo seleccionar el mensaje que lo trae adjunto. Ante esto, una buena alternativa es trabajar con la opción de vista previa deshabilitada, o desactivarla para seleccionar un mensaje con attachment (y así poder borrarlo). En OE 5, hay que ir a Ver/Diseño y destildar la opción Mostrar panel de vista previa. En OE4, desde Ver/Distribución .

Microsoft tiene un Email Attachment Security Update , una herramienta gratuita que filtra algunos de los códigos utilizados en los virus. Se puede obtener de http://www.microsoft.com/TechNet/IE/tools/oepatsp1.asp

Por Martín Wain

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