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Sobres y etiquetas en Word 97
El procesador de textos del paquete Office permite confeccionar e imprimir con facilidad el correo de una oficina o del hogar
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LA NACIONGabriel Tomich
Entre los principales usos que se les da a los procesadores de texto, especialmente en oficinas, está el de generar correspondencia o mailings.
En el caso específico de Word, sus usuarios cuentan con varias herramientas para efectuar este tipo de tareas. Una de ellas es Combinar correspondencia (ver Suplemento Informática Nº 110 del 25-5-98) y otra, muchas veces complementaria de la anterior, es la denominada Sobres y etiquetas , que permite generar textos e imprimir en este tipo de formatos de papel. Existe una tercera, incluida en la versión 97 del producto, llamada Asistente para cartas... Para realizar sobres y etiquetas se debe ejecutar el comando Herramientas/Sobres y etiquetas... Esta acción abre el cuadro de diálogo de idéntico título, en el que, por defecto, está disponible la solapa Sobres . La primera tarea en ella es completar los datos de la persona o empresa que recibirá la correspondencia. Para esto, en el cuadro de textos Dirección escriba en líneas sucesivas -para bajar basta con apretar la tecla Enter-, por ejemplo, Diario La Nación , Bouchard 557 , (1106) Capital Federal , República Argentina .
En el cuadro de textos Remite , obviamente debemos colocar los datos del remitente de la carta. Esta opción puede suprimirse del sobre marcando la casilla de verificación Omitir . Observe que, al hacer esto, en la vista previa del sobre se eliminan las líneas ubicadas en el ángulo superior izquierdo del pequeño sobre de muestra. Arriba de cada uno de estos cuadros de textos están dispuestos sendos botones identificados por un libro, que permiten seleccionar un perfil de usuario -que incluye todos los datos de éste- desde, por ejemplo, la libreta de direcciones de un programa de correo electrónico como MS Exchange , Outlook Express , etcétera.
Una vez redactados los textos de receptor y remitente, se pueden configurar las características del sobre, presionando el botón Opciones . Esto abre la ventana Opciones para sobres . En la primera solapa, identificada con el mismo título, haga un clic en el botón del cuadro combinado Tamaño de sobre , para obtener una lista con los tipos de sobre estándar. En caso de que ninguno de estos formatos se ajuste al que tenemos, seleccione la última opción del listado, Tamaño personal... , que abre un pequeño cuadro de diálogo que permite establecer el ancho y el alto del sobre. Estas medidas distan de ser ociosas: redundan en una mejor calidad al imprimir.
Luego es posible dar formatos personalizados a los textos incluidos en los cuadros de texto Dirección y Remite . Para ambos, el proceso es similar. Presione el botón Fuente... para abrir el clásico cuadro de diálogo para dar formato a los caracteres (exactamente el mismo que se despliega desde el menú principal con el comando Formato/Fuente ). Desde él se puede modificar el tipo de fuente, aplicar subrayados, modificar el color, el estilo y, por supuesto, el tamaño. También puede ingresar en la solapa Espacio entre caracteres , donde se puede ajustar la escala, el espacio y la posición de las letras.
Vuelva a la ventana principal y haga un clic sobre el dibujo del recuadro Papel . Esto abre el contenedor Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones para sobres (también puede ingresar con el botón Opciones ). Esta ventana permite establecer el método de alimentación a través de la impresora, para imprimir tanto la cara superior como la inferior del sobre. Dispone para ambas de seis formas: tres en sentido vertical y otras tantas en disposición horizontal. Con estas últimas, marcando la casilla de verificación Rotar en sentido del reloj , puede variarse la orientación del sobre; esto es, dejar la solapa del sobre hacia la derecha o la izquierda. También se puede seleccionar la forma de alimentación: bandeja predeterminada, manual, etcétera.
Para mejorar el mailing
Para confeccionar etiquetas, ideales para realizar mailings, haga un clic en la solapa Etiquetas . En ella sólo contamos con el cuadro de texto Dirección . Escriba el correspondiente texto y luego marque la opción Sólo una etiqueta del recuadro Imprimir . Esto habilita los controles del número de fila y columna de la etiqueta. Recuerde que estos adhesivos vienen dispuestos en hojas de dos o tres columnas y varias filas, según sus dimensiones.
Precisamente respecto de esto, haga un clic en el recuadro Etiqueta (o en el botón Opciones ) para abrir la ventana Opciones para etiquetas . En ella, se puede establecer la información de la impresora: su tipo (matricial o láser/inyección de tinta) y la bandeja de alimentación. Luego, haga un clic en el botón del combo Etiquetas , para obtener los tipos de adhesivos con medidas estándar. Los distintos productos que corresponden a cada uno de ellos se muestran en el listado Número de producto .
Seleccione alguno de ellos y haga un clic en el botón Detalles . Se obtiene un práctico cuadro de diálogo con una vista del formato de la etiqueta y distintos controles para configurar el margen superior entre la hoja y el adhesivo, los márgenes laterales, el extremo vertical de la etiqueta, su alto, ancho y el número de filas y columnas presentes en la hoja. De ésta se puede seleccionar el tipo y tamaño. Un cuadro de diálogo similar se despliega presionando el botón Nueva etiqueta , que permite configurar un adhesivo personalizado.
