Trucos y consejos para aprovechar el nuevo Office 2007

Llegó el Office 2007 al mercado, comienzan las instalaciones y también, ante el primer día de uso, un poco de sorpresa: cambió la interfaz básica, y manejarse dentro de cada aplicación puede resultar algo complejo. Por eso es conveniente tener a mano algunos consejos y trucos.

· Caras extrañas : ni las barras de funciones ni los menús están más: fueron combinados en una Cinta de opciones , con solapas que muestran las funciones básicas y las más avanzadas. Antes estaban en las barras de herramientas y en los menús desplegables. Office tiene ahora la cinta y una Barra de herramientas de inicio rápido , que puede personalizarse. También está el icono de Office, con opciones para crear, abrir o guardar archivos.

· Más pantalla : la Cinta de opciones es bonita, pero ocupa mucho espacio (como tres o cuatro barras de herramientas). La buena noticia es que se puede minimizar haciendo doble clic sobre cualquier pestaña.

· Las coincidencias : para algunos usuarios, la nueva interfaz resultará más sencilla; para otros, incomprensible. Por eso hay tablas comparativas que explican dónde están, en la versión 2007, los comandos a los que ya estábamos acostumbrados en la versión 2003. Son planillas de Excel , y hay para Word ( office.microsoft.com/es-hn/word/HA100625843082.aspx ), Excel ( office.microsoft.com/es-hn/excel/HA100860483082.aspx ), PowerPoint ( office.microsoft.com/es-hn/powerpoint/HA100666233082.aspx ) y Outlook ( office.microsoft.com/es-hn/outlook/HA101934283082.aspx ).

· Los atajos : la mayoría de los atajos de teclado se mantiene, pero ahora se agrega una ayuda para acceder a las diferentes solapas y a los comandos de cada una. Al apretar la tecla Alt (que antes nos hubiera mostrado una letra asignada a cada menú) ahora vemos en pantalla el caracter asignado a cada pestaña. Las funciones de cada pestaña también tienen caracteres asignados. Así, Alt+A+A abre un archivo; Alt+B+Q inserta una imagen, Alt+R+E busca sinónimos y demás.

· Qué son DOCX, XLSX y PPTX : Office usa un nuevo formato para sus archivos, basado en XML. Para prevenir incompatibilidades, hay un parche para las versiones anteriores de Office (del 2000 en adelante), que permite abrir y editar ese formato. También es posible guardar un documento, una planilla o presentación como PDF. Ambos complementos se descargan de www.microsoft.com/downloads .

· Nuevo inicio : en la barra de inicio rápido hay tres herramientas predeterminadas (grabar, deshacer, rehacer), pero se pueden agregar otras, con el botón triangular al costado de la barra o cliqueando con el botón derecho del mouse sobre la herramienta que queremos agregar y eligiendo la opción Agregar a la barra .

· Vista previa : una de las funciones en las que se destaca el nuevo Office es en la previsualización de los estilos y temas (en Word y Excel , en Diseño de página>Temas ; en PowerPoint , en la solapa Diseño ), que permite probar opciones antes de aplicarlas.

· Barra flotante : al cliquear sobre una palabra, ahora aparece una minibarra flotante de configuración, que permite cambiar la tipografía y el estilo de texto. Si molesta, se puede desactivar desde Botón de Office>Opciones>Más frecuentes .

· Word I : al insertar una imagen se le puede aplicar nuevos efectos. Por ejemplo, cambiarle la forma y transformarla en una estrella, una flecha, darle volumen, etcétera. Se activa desde Formato>Forma de la imagen , una vez que el gráfico fue seleccionado. También están, en la misma solapa, los Efectos de la imagen .

· Word II : se puede navegar por el documento viendo miniaturas de las páginas, como con los PDF. Se activa desde Vista>Mostrar u ocultar .

· Excel I : ahora es posible nombrar una fórmula, para diferenciarla de otras en una misma planilla, desde Fórmulas>Asignar nombre a un rango .

· Excel II : las opciones de formato condicional se ampliaron; ahora es posible tener un gráfico comparativo en las celdas mismas. Hay que hacer la selección y luego ir a Inicio>Formato condicional . Se puede mostrar un gráfico de barras integrado a las celdas, marcar valores con colores (para destacar los más grandes, los que están en determinado rango, etcétera).

· Outlook I : la aplicación tiene una nueva barra de tareas desplegable. Es posible, además, agregar un e-mail a esa lista de tareas pendientes. Los mensajes se pueden codificar por colores, que funcionan como categorías, y que pueden aplicarse al calendario y a la lista de tareas pendientes.

· Outlook II : el cliente de correo ahora integra un lector de fuentes RSS (un protocolo para distribución automatizada de contenidos). Cada hilo y noticia es tratado como un mensaje de correo electrónico, así que se les puede asignar reglas y demás.

· PowerPoint I : es posible listar los elementos de una diapositiva y cambiar sus nombres, algo ideal para identificarlos en una diapositiva compleja. Se activa desde Inicio>Seleccionar>Panel de selección .

· PowerPoint II : la nueva vista Moderador permite usar dos monitores, y que uno funcione como guía para el orador, que puede seleccionar una serie de diapositivas de una presentación y mostrar sólo ésas. Muestra un botón de fundido a negro en cualquier momento de la presentación y una miniatura de la próxima diapositiva.

Por Ricardo Sametband

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