1
Un rápido método para calcular totales
Cómo es el cuadro de diálogo Subtotales en Excel 2000 . Qué es un corte de control y su uso para elaborar los totalizadores. Los niveles de la información.
1 minuto de lectura'
LA NACIONGabriel Tomich
La última semana se analizó el comando Datos/Formulario de Excel 2000 que permite manejar las filas de un listado como registros de una base de datos.
En el menú Datos de esta planilla de cálculos existen otras dos instrucciones de gran utilidad orientadas, específicamente, al cálculo y verificación de valores numéricos. Estos comandos son Subtotales y Validación .
En esta entrega nos ocuparemos del primero. Para analizarlo, retomemos el ejemplo desarrollado en la última entrega, que consistía en la lista de expensas de una propiedad horizontal.
La instrucción Subtotales constituye en realidad lo que en la jerga de los programadores se conoce como corte de control. Esto es, agrupar una lista en categorías y, cada vez que se termina una, entregar sumas u otros cálculos que correspondan a esa división en particular; es decir, subtotales.
Para estudiarlo desde el punto de vista práctico, marque el rango A3:F23 (la lista de datos con los correspondientes rótulos) y ejecute la instrucción Datos/Subtotales . Esto abre el cuadro de diálogo con este título, compuesto por varios cuadros, casillas y botones.
El primero es el combo Para cada cambio en . Su utilidad es clave: mediante él se indica a Excel cuál de los campos o columnas del listado se utilizará para realizar el corte de control. Dicho en otras palabras, qué campo se usará para agrupar registros y calcular los subtotales.
Pero, antes de seleccionar alguna de las columnas, se debe tener en cuenta algo muy importante: para aplicar un corte de control es necesario previamente ordenar la lista por el mismo campo que servirá para agrupar.
Cierre por lo tanto la ventana Subtotales si está abierta, pinte el rango si hace falta y corra el comando Datos/Ordenar . En este ya conocido diálogo seleccione el campo Superficie en el combo Ordenar por y pulse Aceptar para generar el ordenamiento según la superficie de los departamentos.
Ahora sí, vuelva a abrir otra vez la ventana Datos/Subtotales y seleccione Superficie en el combo Para cada cambio en .
El siguiente cuadro combinado, Usar función , sirve para indicarle a Excel la operación que se quiere realizar. Por defecto, el listado ofrece Suma que es lo que usaremos en este ejemplo. Pero tenga en cuenta que también se pueden ejecutar promedios, determinar valores máximos y mínimos, contar, efectuar el producto de las cifras, etcétera.
Por su parte, el listado con casillas de verificación Agregar subtotal a entrega los campos numéricos de la base, es decir, aquéllos sobre los que es factible realizar operaciones matemáticas. Marque las casillas Comunes y Extraordinarias, y luego pulse el botón Aceptar para ejecutar la tarea.
De inmediato, la lista agrega filas para los subtotales con el rótulo de cada categoría (por ejemplo, Total 30 , Total 50 , y así para cada superficie), además de las correspondientes sumas parciales en las columnas Expensas comunes y extraordinarias . Pero no es todo. El comando también incorpora un Total general para cada uno de esas columnas de la lista.
Además, en el lado derecho de la planilla, Excel agrega un práctico administrador o gestor de la estructura de categorías, subtotales y totales.
Detengámonos a analizar esta herramienta. En su tope cuenta con tres botones numerados ( 1 , 2 y 3 ) que permiten compactar y visualizar la lista por niveles. Así, si pulsa el botón 1 sólo se ven los rótulos y la línea del total general. En cambio, al apretar 2 , la lista se amplía incluyendo, además de las filas mencionadas, las que corresponden a los subtotales. Por su parte, 3 mostrará todo.
Por otra parte, observe los botones que se asocian en la banda de administración a cada fila. Unos tienen el signo + y otros el - . Al pulsar los primeros se abren las filas mostrando más detalles. Los botones - hacen lo inverso: ocultan registros para visualizar sólo los totales.
Desde ya, los niveles de la banda de administración se amplían en función de los cortes de control que tenga la base.
Para concluir con la instrucción Subtotales , volvamos al cuadro de diálogo. Además de los comandos analizados, la ventana cuenta con tres casillas de verificación: Reemplazar subtotales actuales (garantiza la actualización de los valores cada vez que se ejecuta el comando), Salto de página entre grupos (sirve para la impresión del rango) y Resumen debajo de los datos (asegura la inclusión de los subtotales de cada categoría y el total general).
Finalmente, si desea volver a la lista original, basta presionar el botón Quitar todos .
Por Gabriel Tomich
