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Versiones y programas de Office 2000
Junto con las aplicaciones clásicas, la nueva suite de Microsoft provee otras funciones que incrementan su capacidad y utilidad.
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LA NACIONGabriel Tomich
Cuando Steve Ballmer, hoy CEO de Microsoft, presentó en junio de 1999 el Office 2000 , se encargó de dejar bien claro que el nuevo paquete de aplicaciones de Microsoft estaba orientado a los que denominó knowledge workers , más precisamente los trabajadores que manejan la información en las empresas, más allá de su jerarquía dentro de ellas.
En otras palabras, la versión 2000 de la suite de Microsoft se orienta más a la gestión corporativa que a las necesidades de los usuarios hogareños. En la práctica, esto implica que los cambios no son drásticos ni mucho menos en aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint o Access, las más utilizadas en el hogar o pequeñas oficinas. Por el contrario, tanto la interfaz como el sistema de trabajo se mantienen casi inalterados y las mejoras introducidas facilitan la tarea.
De todas formas, comenzar a analizar la última versión de la suite de Microsoft es una buena oportunidad para que los usuarios más noveles puedan conocer y estudiar las herramientas de cada aplicación, mientras que los más avezados pueden repasar conceptos y analizar las nuevas prestaciones.
Cabe aclarar que, periódicamente, también se analizarán otros paquetes de software o programas de escritorio similares al Office como, por ejemplo, Lotus SmartSuite y StarOffice .
Elementos comunes
Para clarificar el uso de Office, conviene repasar rápidamente las 5 versiones que existen y sus componentes.
El paquete Standard incluye Word 2000, Excel 2000, PowerPoint 2000, Outlook 2000 y otras aplicaciones menores. El Professional agrega también Access 2000, Publisher 2000 y las denominadas herramientas para la Pyme.
Estas integran también, obviamente, la versión Pyme que es una de las más reducidas. Está compuesta, además, por Word, Excel, Outlook, Publisher y las herramientas Office.
Los más completos son los paquetes Premium y Developer . El primero consta de 4 CD-ROM con todas las aplicaciones ya mencionadas más FrontPage 2000 y PhotoDraw 2000. El segundo tiene la misma conformación del Premium más el agregado de las herramientas para Desarrolladores.
Cada cual a su juego
A pesar que estas aplicaciones tienen usos concretos, no es innecesario repasar para qué sirve cada una de ellas.
Word es un procesador de texto, que no sólo es apto para redactar todo tipo de documentos o escritos, sino también otro tipo de ediciones: tabulares, con columnas, gráficos, etcétera.
El otro programa básico es la planilla de cálculos Excel, desarrollada para trabajos con aplicación de matemáticas, fórmulas, funciones y, también, gráficos.
Para realizar presentaciones electrónicas, PowerPoint propone su esquema de pantallas sucesivas (diapositivas) y un conjunto de herramientas gráficas para aplicar en ellas.
Access es un administrador de bases de datos relacionales. Esto es, en buen romance, la gestión de un conjunto de tablas compuestas por campos de datos (apellido, nombre, teléfono, etcétera) y objetos para visualizar y manipular estos datos: formularios de carga, consultas e informes. Además, posee un lenguaje de programación que permite desarrollar sistemas integrales (facturación, stock, etcétera).
Presente ya en la versión 97, el Outlook es una agenda de trabajo (citas, contactos) que se combina con el manejo del correo electrónico y el intercambio de datos con dispositivos como palmtops o handhleds.
Una de las novedades del Office 2000 es la presencia de Publisher, una aplicación con un objetivo específico: la creación y edición de publicaciones. Con esta aplicación se pueden generar, por ejemplo, diarios, revistas, folletos, catálogos y periódicos empresariales.
Otro de los agregados de la suite es PhotoDraw, que integra la edición profesional de fotografías con herramientas para el tratamiento de imágenes, dibujos y gráficos.
También nuevo dentro del paquete es el FrontPage, una aplicación que sirve para la creación y mantenimiento de páginas Web.
A estos programas principales, se incorporan una serie de herramientas generales que pueden ser utilizadas desde éstos o funcionar en forma independiente. Además, procuran una mayor integración entre los componentes del paquete.
En Office 97 ya estaban presentes Cuaderno ( Binder ), para agrupar documentos y generar proyectos; Word Art , un programa que sirve para crear y editar carteles (banners) con letras de exóticos formatos y colores; el Editor de ecuaciones , ideal para documentos de texto con escritura matemática; Organization Chart , la herramienta para generar organigramas (muy utilizada desde Power Point), y Graph , el generador y editor de gráficos (barras, columnas, tortas, etcétera).
A estas aplicaciones, que también han recibido algunas mejoras y actualizaciones, se suma Note-it , que permite agregar notas y comentarios en cualquier documento de Office. Para esto, utiliza formas y figuras como globos, rectángulos, carpetas y anotadores, que le dan un toque muy moderno.
Existe, además, una serie de aplicaciones, las Small Biz Tools , que pueden integrarse al paquete de Office 2000. Sus componentes son: MapPoint 2000 (editor de mapas), Project 98 (seguimiento de proyectos, presupuestos, organización de tareas, etcétera. La versión 2000 beta se ofrece en el site de Microsoft), Vizact 2000 (genera documentos interactivos para intercambiar por redes), TeamManager 97 (para coordinar y gestionar grupos de trabajo) y Schedule+ (agenda de citas y manejo de tareas).
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