Las frases que nunca debe usar en un mail

No importa cuánto le moleste, no puede hacer su trabajo sin correo electrónico. Una reciente encuesta del Pew Research Center descubrió que seis de cada 10 trabajadores estadounidenses sostienen que el correo electrónico es "muy importante" para hacer su trabajo, mientras que sólo el 30% dice que usa su teléfono fijo y menos aún usa su celular. El mail incluso superó el uso de Internet, ya que el 54% consideró a la red de redes importante para su trabajo, mientras que sólo un 4% dijo que las redes sociales son necesarias.

Pese al hecho de que es crítico para el trabajo –y se envían y reciben más de 100.000 millones de mensajes diariamente–, no somos demasiado buenos en el manejo. Dominar el arte de ir al grano es crucial si se piensa que en 2014 el 66% de los mensajes fueron vistos en un celular o tableta. Y cumplir con los cinco ítems clave (quién, qué, dónde, cuándo y por qué) asegurará que usted incluya toda la información requerida para obtener una respuesta.

Otra manera de lograr feedback y comunicarse de modo más efectivo es dejar de lado las siguientes palabras y frases vacías, sin sentido y demasiado usadas.

Cuando dice "por favor advierta que", "aquí encontrará", "para su consideración" o "atentamente", no sólo está siendo innecesariamente formal, sino que está al borde de lo arcaico. Todos estamos a favor de ser amables y profesionales, pero digamos las cosas como son: ya nadie escribe una carta de negocios o memo en papel.

Por otro lado, si alguna vez escribió "no dude en comunicarse conmigo" o "advierta que", estaba diciendo lo obvio. No hace falta decir más. Pero entre las peores ofensas al recibir un mail de alguien que no conoce se cuenta la inclusión del comentario que la otra persona espera que "usted se encuentre bien", seguido del pedido de "responder una pregunta breve".

A primera vista es agradable que esa persona esté preocupada por su salud, pero a veces resulta que usted no se encuentra bien. Puede estar con problemas físicos o emocionales y está tratando de sobrellevarlos. Los mensajes de extraños con este tipo de comentarios pueden destacar que uno no se encuentra bien. ¿Realmente quiere ser la persona que remueve la herida?

"Disculpe, pero creo que esto…" Se sugiere que las mujeres exageran en el uso de las disculpas para hacer un pedido, pero uno y otro sexo tienen que controlar esto. Si tiende a comenzar la mayoría de sus mensajes con una disculpa por cosas que no se han hecho es hora de que analice su desempeño. El uso del término simplemente fue criticado porque le quita credibilidad al que envía un mensaje.

Por Lydia Dishman

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