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Mails corporativos: el romance terminó
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Parte de mi tarea es recolectar prueba digital para que se presente en juicio. Y los correos electrónicos aún son la fuente más abundante donde buscarla y preservarla.
Recientemente, en un caso después de trabajar en la investigación y análisis de los correos y encontrar piezas que comprometieron o pusieron un manto de sospecha en sus autores, me puse a pensar si realmente había sido necesario enviar o contestar una gran parte de ellos.
Y luego leí un artículo de Farhad Manjoo en The New York Times, que confirmó mis peores sospechas: señores, usar todo el tiempo el correo electrónico es un riesgo muy alto, por el que se paga caro.
Manjoo se pregunta por qué la gente tiene esa compulsión para discutir tanto por correo para explicar, asentir, disentir. Yo agregaría: ¿es que no hay medio mejor de comunicar algo importante, de llegar a una conclusión rápida, o por Dios, de dar una simple orden, que veinte correos electrónicos a treinta colaboradores?
Un medio donde todo se archiva, se multiplica y es esencialmente investigable, ¿por qué es tan tentador, por qué conserva en vilo a nuestro proceso de toma de decisiones y amenaza terminar con los encuentros personales y con el teléfono?
¿Es realmente necesario escribirse y bombardearse con adjuntos durante días sin llegar a una conclusión y entre un público que no se puede calcular el día uno?
Lo más grave es que los corresponsales se amparan en un sentido de seguridad y privacidad que, admitámoslo, no existe. Tampoco, como lo observa Manjoo, hay en la correspondencia una centralización, un sentido de ordenamiento y dirección del intercambio de opiniones. Cada uno escribe lo que se le ocurre, desde donde se le ocurre y a quien se le ocurre. Existen herramientas que apuntan a centralizar o moderar el intercambio, pero casi nadie las usa.
Esta falta de planeamiento en el proceso de toma de decisiones quizás sea positiva –la diversidad está de moda–, pero también paralizante. Una vez que se llega a un “acuerdo”, un correo de última hora puede deshacerlo. Y otra vez a fojas cero. Aún luego de una reunión personal, un solo correo colectivo de “sum up” puede desatar una nueva ronda (otra más) de correos explicativos de la explicación.
Entonces, piensen bien antes de volcar todo el proceso de trabajo en los correos. A veces la solución más rápida está en levantarse e ir a la oficina de enfrente. Y, por favor, limiten el uso de emoticones y signos de exclamación. Porque no son necesarios (no somos sordos virtuales que necesitamos siete signos de admiración en cada frase) y porque se ven horribles en la investigación.
Socio de Forensics
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