Priorizar y dar de nuevo

No creo que exista un desafío mayor a la hora de ordenar el trabajo. Y no solo el trabajo, sino también las decisiones personales. ¿Qué hacer primero? ¿Qué relegar? ¿Y si muchas cosa demandan nuestra acción y decisión al mismo tiempo? Nos pasamos buena parte del tiempo decidiendo, consciente o inconscientemente, sobre dónde ponemos nuestra energía y nuestro tiempo.

Si bien cada situación requiere distintas estrategias, hay algunos métodos que pueden salir a nuestro rescate cuando necesitamos un sistema que nos ayude a ordenarnos. Los hay simples y más complejos, se trata de usar lo que nos aporte claridad para poder avanzar y no sucumbir ante la pila de temas que atacar. Simple y práctico uso el ABC de Steve Tobak, en el que se usan las 3 letras para priorizar y ordenar. Le asignamos la tarea principal (y que suele bloquear a otras) con la A, luego, abajo en prioridad pero importantes y a veces estratégicas con la B, y en la C otro conjunto de tareas más pequeñas, usualmente operativas que requieren hacerse pero pueden esperar en urgencia e importancia. También pueden desdoblarse cada una de las letras agregando números. Por ejemplo si B es llamar a todos los clientes que deben pagos, asignar del B1 al B5 para ir tachando. En el mismo sentido podés usar la regla de 1-3-5. Identificar una gran prioridad diaria, 3 de demanda media y 5 que podés resolver rápido y fácil.

Sirve también pensar en términos de la ley de Pareto, identificar cuáles son las actividades de las que obtenemos mucho rédito invirtiendo poco tiempo. Este sistema nos invita a identificar cuál es el 20% de nuestras acciones de las que podemos obtener el 80% de nuestros resultados, sin dudas esas son prioritarias en nuestra lista porque liberan tiempo y nos dan efectividad en el tiempo invertido. De mayor complejidad, se puede usar un cuadrante de priorización o llamado también método de escala, en el cuál lo que hay que identificar es el esfuerzo y el impacto de cada cosa que hacemos. Dividí la hoja en cuatro de modo que te quedarán 4 cuadrados. La línea del centro vertical es la de “Impacto” (arriba va “alto” y abajo “bajo”) y la línea horizontal que la cruza es la de esfuerzo (a tu izquierda va “bajo” y a tu derecha “alto”) El primer cuadrante es el de actividades de alto impacto que requieren bajo esfuerzo y es ideal tener muchas de estas tareas y empezar con ellas hoy mismo. El segundo cuadrante de alto impacto es muy importante, es el estratégico, el que nos ayuda a construir para el mediano y largo plazo, pero que requiere un alto esfuerzo. El cuadrante a evitar es el de tareas o pensamientos que generan un bajo impacto y bajo esfuerzo. Y finalmente está el cuadrante de alto esfuerzo y bajo impacto en el que conviene tercerizar, automatizar, delegar o pedir ayuda.

Más allá del sistemas que se elija, lo más relevante es que las tareas que abordes tengan un sentido y propósito claro para moverte en la dirección deseada y que no sean solo tareas acumuladas.