Reuniones opcionales: que vayan los que quieran

"Hola, ¿Belén? ¿Cómo estás? Vayan comiendo porque no llego a cenar, estoy trabado en una reunión. Dejame algo que lo caliento en el microondas", le avisó Marcos -gerente de una empresa de consumo masivo- a su mujer. "Es imposible terminar el proyecto que me encargó el COO, me la paso saltando de reunión en reunión, encima nunca se resuelve nada. No sé cómo pretenden que haga...", se quejaba Joaquín. Y podríamos seguir con los ejemplos. Las reuniones tienen mala fama. Muchos creen que son una pérdida de tiempo y que no son más que impedimentos para hacer el trabajo "real". El error de este planteo es que las reuniones son trabajo, y el que más tiempo insume en cualquier organización.

Antes de convocar a una reunión, habría que plantearse su auténtica necesidad. En caso afirmativo, se deberían responder cuatro cuestiones: ¿cómo? (la estructura), ¿quiénes? (los participantes), ¿cuándo y cuánto? (el tiempo) y ¿para qué? (el propósito). Estas preguntas son el primer filtro. Si alguna no se puede contestar con certeza, mejor no hacer la reunión porque es probable que realmente resulte una pérdida de tiempo.

No es sencillo realizar una reunión exitosa, ya que muchos detalles pueden salir mal. El éxito depende -entre otras cosas- de una buena dinámica, de que exista confianza y buena comunicación dentro del equipo, y de que al finalizarla se hayan obtenido los resultados esperados. Coordinar todos estos elementos requiere de buena planificación y preparación (además de una dosis de suerte), tanto desde lo grupal como desde lo individual.

En su libro Muerte por reunión, Patrick Lencioni sostiene que el motivo de que exista resistencia a las reuniones es que suelen ser aburridas porque no tienen drama. Dice Lencioni que (tal como en cualquier buena película) hay que generar cierta tensión que despierte el interés y hasta la pasión de los participantes. Es función del líder (o del miembro del equipo "dueño" de la reunión) plantear el drama en los primeros minutos. "Tenemos problemas. Ya pasaron tres meses y estamos lejos de cumplir con el presupuesto de ventas con el que nos comprometimos. El directorio se está impacientando y exige que le demos una respuesta. Sé que hay diferentes opiniones entre varios de ustedes y este es el espacio para ser honestos y para consensuar un compromiso conjunto..." sería un arranque, sin dudas, dramático.

Por su parte, J. Elise Keith, autora del libro Donde está la acción, realiza una propuesta arriesgada: las reuniones deberían ser opcionales. La autora da varios argumentos para respaldar esa postura:

1. Se terminan las excusas. El que acepte participar de la reunión optativa no tiene excusa para no ir bien preparado ni para volcar su energía para contribuir a su éxito.

2.Fuerza al dueño de la reunión a ser claro en cuánto a su valor. Antes de lanzar la invitación, el dueño de la reunión deberá estar bien seguro de su necesidad y tendrá que "venderla" al resto. Es como hacer un trailer de la película con mucho gancho.

3.Deja en claro que la reunión no es el objetivo. Las reuniones son una herramienta para conectar a las personas para que juntas saquen un trabajo adelante. Son un espacio de colaboración, no un fin en sí mismas.

4. Estimula a llevar buenos registros de lo ocurrido. La publicación detallada de lo que ocurrió ayuda a que todos vean los puntos claves, las decisiones tomadas y los próximos pasos.

5. Contribuye a hacer menos y mejores reuniones. Haber aceptado la invitación compromete al participante por su propia voluntad, lo que impacta de manera directa en la calidad de la reunión.

En última instancia, el éxito de las reuniones está en las manos del que la lidera. Si el líder no está convencido de la utilidad de reunirse, se lo trasmitirá consciente o inconscientemente a sus colaboradores.

Cuándo la cultura de la organización es adversa a las reuniones, sus miembros conspiran para que -como una profecía autocumplida- se verifique el prejuicio que sostiene que son solo una pérdida de tiempo.