Un cuadrante mágico para definir prioridades

Tenemos un determinado tiempo, energía y recursos para hacer las cosas de todos los días. Estamos limitados de varios modos y esto nos exige desarrollar una de las habilidades más difíciles, pero también más estratégicas que podemos tener: saber priorizar. Priorizar significa darle jerarquías diferentes a las cosas que queremos o tenemos que hacer, es decidir cómo usaremos nuestro tiempo, foco y energía para alcanzar nuestros objetivos.

Aunque parezca un trabalenguas, para empezar hay que priorizar priorizar. Si no invertimos tiempo en entender por qué, para quién y para qué hacemos las cosas, nos encontraremos muchas veces respondiendo a exigencias y urgencias ajenas, que no siempre nos acercan a tachar nuestros pendientes, o peor, nos alejan de nuestras metas. En el mundo de las escuelas de management y liderazgo se usan mucho los cuadrantes de prioridades, que lo que buscan es darnos claridad sobre qué implica para nosotros realizar cada tarea. Lo que más me sirve para pensar en todo lo que tengo que hacer es dividir las tareas según su impacto en lo que quiero lograr y en el esfuerzo que me requerirán. Este cuadrante se puede usar para objetivos del trabajo, pero también para objetivos personales. Identificar las tareas de alto y bajo impacto y las de alto esfuerzo y bajo esfuerzo nos dará mucha información.

En las empresas, a la hora de planificar y priorizar se preguntan si los esfuerzos responden a la misión y objetivos de estas, y nosotros podemos hacernos la misma pregunta ¿Cómo nos ayuda esta tarea o actitud a lograr nuestra misión u objetivos? Y a partir de la respuesta a esto, darle más o menos importancia. Claro que para llegar a esto debemos tener claro qué queremos lograr, cuál es la meta general y qué objetivos la forman para hacer actividades (o no) con ese norte en la cabeza.

Solo necesitás una hoja en blanco y una lapicera. Dividí la hoja en cuatro de modo que te quedarán 4 cuadrantes. La línea del centro vertical es la de Impacto (arriba va el "alto impacto" y abajo "bajo impacto") la línea horizontal que la cruza es la de esfuerzo (a tu izquierda va "bajo esfuerzo" y a tu derecha "alto esfuerzo")

El primer cuadrante es el de actividades de alto impacto que requieren bajo esfuerzo y es ideal tener muchas de estas y empezar con ellas hoy mismo. Aquí van las tareas no tan complejas que al hacerlas nos simplifican o mejoran mucho la vida o el trabajo diario. ¿Ejemplos? Colocar el telepeaje si usás todos los días la autopista, pasarte a home banking en vez de hacer la cola para pagar en el banco, agradecerle algo todos los días a alguien de tu equipo, ponerle WD40 a esa puerta que hace ruido hace tres meses y que te molesta a cada minuto. Con pequeños movimientos generamos un impacto muy positivo en cómo percibimos la calidad del tiempo que usamos.

El segundo cuadrante de alto impacto es muy importante, es el estratégico, el que nos ayuda a construir para el mediano y largo plazo, pero que requiere un alto esfuerzo de parte nuestra. Para alguno puede ser animarse a pedir un reconocimiento en el trabajo, para otros quizás sea estudiar varias horas al día o entrenarse en alguna actividad física todos los días de la semana. Puede ser encarar un problema en el trabajo o una conversación en la familia, para todos puede ser diferente, pero lo que tiene en común es que requiere de nuestro máximo esfuerzo, pero que generará un alto impacto en eso que queremos.

Luego vienen los dos otros cuadrantes, que paradójicamente son los que se llevan buena parte de nuestro día y en muchos casos nos alejan de alcanzar nuestros objetivos. El cuadrante a evitar es el de tareas o pensamientos que generan un bajo impacto y bajo esfuerzo. Acá entra la burocracia o la queja por la queja en sí, las pérdidas de tiempo. De esta cuadrante estoy intentando sacar el tiempo de uso de Instagram y la queja por las condiciones de un proyecto del que me quejo con cualquiera menos con el que me tengo que quejar. Y finalmente está el cuadrante de alto esfuerzo y bajo impacto. Si requiere mucha energía y no tiene mucho impacto quizás puedas pedir ayuda, tercerizarlo o buscar a quién sepa hacerlo mejor.

No es fácil poner nuestras tareas adentro de esta cuadrante de prioridades. Te va a dar mucho trabajo y vas a encontrar muchas contradicciones entre lo que hacés y en el impacto que eso tiene en lo querés lograr, pero el solo hecho de volcarlo te va a ayudar a priorizar mejor. Una buena meta sería, en estos tres meses que quedan del año, preguntarte qué puedo evitar y corregir de los cuadrantes de abajo para pasar más tiempo en los cuadrantes de arriba. Son 90 días para probarlo, ¿Preparados? ¿Listos? ¡Ya!.

Sonido recomendado para leer la columna: Alanis Morissette, You Learn

Por Martina Rua

• Qué pasa en los negocios

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