La verdadera grieta: Inbox cero sí o no

Mi casilla de entrada de mail en este momento tiene 50 correos sin leer. A más de la mitad de ustedes este dato los asfixia, lo sé. Hay mucho fundamentalismo del "Inbox cero" como una Tierra Prometida a donde llegar, pero, permítanme romper su ilusión. Hay muchas estrategias mejores y más eficientes para gestionar nuestra casilla de email que leer cada uno de los correos que nos envían.

Para empezar, el padre del concepto de "Inbox cero", Merlin Mann, dice que entendimos todo mal. El método se trata de lograr "limpiar" la casilla de emails a cero todos los días a través de distintas acciones que son responderlos, delegarlos, borrarlos. Promete claridad mental y foco, pero intentar llevar el inbox a cero todos los días puede ser una pérdida de tiempo valioso.

Lo que tenemos que desarrollar es un hábito de gestión eficiente de nuestras casillas de entrada, que en la actualidad, son muchas más que las del mail. Nadie nos evalúa ni contrata para trabajar de acuerdo a qué tan limpia tenemos nuestra casilla de correo, pero cómo usamos nuestro tiempo sin dudas repercute en nuestra producitividad y buscar ese "cero"permanente te demanda más tiempo adentro de la casilla como una fuente de distracción permanente. De acuerdo a Dan Ariely, economista y psicólogo del comportamiento humano es una práctica para perder tiempo en vez de ganarlo.

El mail es una herramienta más, no es un fin en sí mismo. Lo mismo sucede con los mensajeros instantáneos personales y corporativos: cuanto más mensajes mandamos, más recibimos. Este un buen punto por donde empezar una estrategia de comunicación más sana: no copiar de manera innecesaria a toda la oficina, no generar spam en otras casillas y ser considerados en cantidad y calidad en nuestras comunicaciones. Cada vez que salimos de nuestro trabajo para chequear la casilla, causamos un desenfoque que no es gratuito al final del día.

En vez de estar atentos a cada mensaje que entra, podemos agendar momentos determinados del día para ir voluntariamente al mail, como cuando vamos a una reunión.

Si tu trabajo es en ventas, marketing o requieren una periodicidad intensa de lectura de correos, es deseable generar acuerdos con los distintos públicos con los que se habla. Un aviso que diga "Esta casilla de correo se chequea tres veces por día, puedo tardar 3 horas en contestar" calma ansiedades, genera acuerdos y permite gestionar el tiempo con foco y eficiencia.

El horario se puede acordar con los distintos interlocutores o probar cuándo fluye mejor la comunicación. Si el mail no puede ser concreto y corto quizás sea necesario un llamado telefónico o, en muchos casos, mejor pararse e ir hasta el escritorio del recepetor.

Decenas de veces me cuentan en empresas cómo muchos de los mails que se envían son con personas con están a menos de tres pisos de distancia y que sería más simple hablar el tema cara a cara, pero la burocracia (y la fiaca) a veces gana.

A la hora de "atacar" al mail hay que hacerlo con la precisión de un ninja: borrar, archivar, actuar ya o "dejar en remojo".

Hay respuestas que necesitan análisis, trabajo o, en muchos casos, que bajen las emociones antes de mandar una respuesta de la que nos podemos arrepentir. Si sos de los que les "salta la térmica" rápido recordá que podés instalar la extensión de "Deshacer"de Gmail que deja al mail en un limbo unos segundos y podés borrarlo antes de que salga si te arrepentís al martillar elsend.

En la configuración del celular tenenos la posibilidad de apagar las notificaciones de mails: hacelo ahora. Si es urgente, te van a llamar. Hay una extensión de Chrome llamada "Free Pause Gmail", que permite pausar la entrada de mails hasta que nosotros lo habilitemos.

Para los ansiosos que no soportamos ver correos entrar sin leerlos, es un buen remedio. La otra herramienta en la que tenés que invertir unos quince minutos en armar filtros y carpetas. Es una inversión que te multiplica horas productivas. Filtrar por importancia, por emisor, por tema, si es que son para vos o estás en copia. Todos los principales mails ofrecen el servicio de filtros.

Si recibís muchos mails por semana o trabajás multiproyecto o con muchos clientes, podés armar carpetas para contestar por orden de importancia, por proyectos, si es para el día, semana, etc.

Nuestras interacciones laborales y personales a través de decenas de herramientas no parar de mutar y de crecer.

Mi casilla de entrada sigue en 50 mails. Esta tarde los voy a atacar y a resolver, pero al Inbox cero no aspiro a llegar, hay otras estrategias más útiles.

Sonido recomendado para leer esta columna: "Please Mister Postman", The Beatles