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Webinarios, una tendencia que crece para encuentros y capacitación
Especialmente diseñada para evitar el traslado de los participantes, es una herramienta que ahorra costos y tiempo
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¿Te imaginas asistir a un seminario sin moverte de tu escritorio o, mejor aún, en pantuflas desde tu casa? Una vez más la tecnología lo hace posible con los webinarios, que son los seminarios que se trasmiten de forma online y en los que pueden participar cientos de personas a la vez.
Cada vez son más las empresas, instituciones y profesionales que usan esta herramienta web para compartir información con su gente y, a su vez, interactuar con ella, reemplazando a muchos de esos desayunos que ocupan toda la mañana y a esos encuentros a las que el tráfico o la distancia hacen imposible asistir.
Los webinarios son utilizados para dar clases o entrenamientos online, armar ciclos de conferencias o presentar un producto, ya sea un libro o un curso, por ejemplo. Las temáticas que son abordadas varían según quién lo organice, pero ya existen webinarios de salud, recursos humanos, política, psicología, economía, marketing online y tantos otros temas.
La dinámica consiste en una persona u organización que elige el tema a desarrollar, la plataforma que dará soporte al seminario, y la fecha y hora; arma la presentación e invita al público deseado al seminario. El invitado tan sólo debe registrarse de forma online, lo que le permitirá acceder a un link al cual debe ingresar el día y la hora indicada para comenzar a escuchar la charla.
La cita se concretará con todos los participantes que se unan vía web a la misma. Durante aproximadamente, una hora –los especialistas no recomiendan más que una hora y media– el anfitrión expondrá sobre el tema que lo convoca y el público podrá seguirlo en vivo, a través de una computadora o dispositivo móvil conectado a internet, esté donde esté.
En la pantalla del espectador aparecerán distintas ventanas abiertas. Probablemente, en una esté la imagen del expositor hablando sobre el tema; en otra la presentación del orador, que pueden ser con diapositivas, videos u otro tipo de archivo; por otro lado, el listado de nombres de las personas que se suman al webinario como público, y una última ventana para chatear, ya sea de forma grupal con todos los integrantes de la actividad o de forma directa con el presentador. En caso de querer hacer alguna pregunta o comentario, éste podrá ser hecho por escrito.
Sin embargo, la dinámica de estos seminarios puede variar o personalizarse a gusto del expositor. José Ferrentino, gerente de Marketing y Comunicación de la plataforma Wormhole, dice que la empresa ofrece webinarios con dos modalidades distintas. "Una, llamado Auditorium, donde el orador es la figura central y puede responder las preguntas que van apareciendo en el chat grupal, aunque también puede habilitar un chat personal con cada participante para recibir sugerencias o preguntas. Y otra, que es el Classroom, en la cual el presentador pasa a un segundo plano, y quien hace la pregunta puede aparecer con audio y video frente al resto de la audiencia", describe.
Aquellos que, por algún motivo, no pudieron asistir al webinario en vivo pueden verlo con tan sólo descargarlo, aunque ya no tengan la posibilidad de interactuar directamente con el expositor. "Creo que es una forma rápida y muy económica de viralizar una información. Sin dudas, es otro canal de comunicación y es lo que se viene", afirma el consultor Bernardo Hidalgo, que utilizó la herramienta para presentar su libro Mi salario, cómo calcularlo y negociarlo con éxito. Para su sorpresa, el director de Hidalgo & Asociados se encontró con que parte de su audiencia era de Centro América y otras partes de la región.
"El hecho de que fuese por internet permite que se sumen personas de distintos países y realidades. Esta diversidad que se crea hace muy rico el encuentro. El público de nuestros webinarios está formado por pymes, grandes empresas y hasta emprendedores, entonces se presentan diferentes situaciones, consultas y experiencias", cuenta Lina Zubiría, gerente general de la Asociación de Marketing Directo e Interactivo de la Argentina (Amdia). La asociación desarrolla un webinario por mes en el que se inscriben en promedio 300 personas, de las cuales participan en vivo el 60 por ciento. La gerente compara los números con los desayunos que solían hacer y se vuelve a encantar con la tecnología. "En el desayuno se anotan 60 personas en promedio y asiste el 30 por ciento", asegura.
La multinacional Stihl, que vende maquinaria forestal, de jardinería y construcción a través de concesionarios oficiales, también eligió reemplazar parte de los encuentros regionales por los webinarios, aunque mantienen un curso presencial al año para no perder el contacto cara a cara. "La empresa está constantemente lanzando productos, entonces acudimos a esta herramienta para capacitar a los 360 concesionarios que tenemos en el país. Es un gran complemento que lleva una o dos horas, evita los traslados y el costo es cero", dice Francisco Gazcón, gerente de Marketing de Stihl, quien estima que 60 usuarios participan de cada charla y que después lo descargan 180. "De los que siguen en vivo el webinario, más de la mitad tiene presencia activa. Al no ser presencial, pareciera que el público tiene menos vergüenza a preguntar, a pesar de que no es anónimo", agrega.
Para quienes creen que los webinarios son cosa de jóvenes, Verónica Carabajal, gerente de Talento Unilever Cono Sur de Unilever, destaca que las personas que no son nativas digitales adoptan cada vez más esta herramienta por ser de fácil acceso. "Creemos que en la medida que su uso se haga más frecuente, va a trascender a todas las generaciones", afirma.
Por su parte, Zubiría concluye que los webinarios son esenciales para el contexto que nos rodea actualmente, dado que estamos pasando de una sociedad industrial a una sociedad de la información. "En la primera el conocimiento se concentra en pocas manos favoreciendo las grandes conferencias en donde se asiste para escuchar al gurú de una temática. El webinario responde a la nueva sociedad en donde la información está al alcance de la mano de todos y surge una constante necesidad de tener herramientas prácticas que expliquen temas o pasos para hacer determinados procesos", concluye.
Claves para el éxito
- Es importante elegir un tema actual, real y que pueda llevarse a la práctica. La herramienta tiene que ser usada para compartir datos, procesos e información pulida y concreta para que el público pueda llevarse algo claro.
- Se necesita muy buena difusión y una excelente comunicación a la hora de convocar a los participantes al seminario
- Hay que garantizar la calidad de los disertantes y ser puntuales con el tiempo que dura la charla, en general entre 45 minutos y una hora y media. Conviene dejar 30 minutos para preguntas y dudas.
- Una excelente conectividad es básica para el éxito del encuentro, y también buena calidad de imagen y sonido
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