Efecto Marie Kondo: el tiempo también se ordena

El orden se puso de moda. Los libros de la japonesa Marie Kondo son un éxito de ventas, y sus millones de seguidores en todo el mundo siguen creciendo a partir de la nueva serie de Netflix. El método apunta a reducir el caos, eliminar lo innecesario y quedarse con lo que es importante, lo que nos trae felicidad. Y qué mejor momento que el principio del año para limpiar y hacer orden en nuestras cabezas, para revisar los hábitos y automatismos improductivos que se comen nuestro tiempo, nos empañan el foco y nos distraen en el camino hacia lo que queremos lograr.

Vivimos en un sistema que junta basura, que genera una cantidad de reuniones, mails, llamadas, informes y tareas que, muchas veces, son innecesarios. ¿En cuántos grupos de mails o de chat participamos? Hoy estamos más comunicados que nunca, pero la calidad de la comunicación cada vez es peor. Buena parte de la información que circula no nos interesa y suele estar desactualizada para el raro momento en que tenemos tiempo para leerla, pero seguimos participando de la cadena de distribución por inercia. Miles de mails que se acumulan en las bandejas de entrada sin leer. Grupos de chat o de mail que comenzaron con un objetivo específico, se fueron desvirtuando y hoy son un caos que abarca a un montón de gente para resolver un montón de temas desordenados.

¿Cuántos informes recibimos, cuántos pedimos? Quizás, en su momento, cuando el equipo que lideramos era junior y no confiábamos en su autonomía, tenía sentido pedir que nos enviaran informes a cada paso de un proceso, con cierta periodicidad. Si ahora tenemos confianza, ¿seguimos necesitando que nos copien en todo, o con la misma periodicidad que antes?

¿En cuántas reuniones estuvimos porque sí, por las dudas, porque se supone que teníamos que estar, aunque no nos involucraran directamente? ¿Cuántas de ellas no tenían agenda, se fueron de tema y al final terminaron siendo otra cosa, o terminaron sin decisiones?

¿En cuántas "falsas urgencias" nos enganchamos? ¿Cuántas veces nos quedamos trabajando hasta cualquier hora en lo que podía esperar? ¿Cuántas veces recibimos o enviamos mails "urgentes" un viernes a las once de la noche, que anularon el descanso y la alegría y nos dejaron por delante dos días de ansiedad?

¿Estamos dispuestos, este año que recién comienza, a seguir malgastando nuestro tiempo así, a que nos sigan distrayendo cuestiones que no son importantes?

El método Kondo

El primer paso del método de Kondo para despejar una casa es agrupar los objetos por categoría y sacar todo afuera. Es sorprendente la cantidad de cosas que acumulamos y arrastramos, mucha más de las que necesitamos, muchas más que las que usamos. Son pilas y pilas de ropa de talles que ya no nos quedan, libros que no leímos o que ya no nos sirven, apuntes de la facultad que ya no consultamos, agendas viejas con datos desactualizados, juegos con los que ya no jugamos, videos en casete para los que hace rato descartamos la máquina donde reproducirlos. Acumulamos por costumbre, por pereza, por las dudas. Sobre todo, acumulamos porque el desorden nos impide ver. Porque en el caos se pierde lo que es importante.

Para poder elegir necesitamos tener todo a la vista. Kondo propone que vayamos por categorías, de a una por vez: desplegar toda la ropa, todos los libros, toda la vajilla, etcétera. De la misma manera, podemos hacer una lista de las demandas sobre nuestro tiempo, dividiéndolas por categorías: tareas, proyectos, reuniones, grupos, etcétera. Al abarcar la totalidad de cada ítem nos va a ser más fácil evaluar con qué elegimos quedarnos, qué cosas son relevantes y necesitamos seguir haciendo hoy, considerando los cambios por los que pasamos nosotros mismos y el contexto. Qué cosas son prioritarias y nos sirven para seguir construyendo lo que queremos. Y también reflexionemos sobre lo que cargamos de más, eso que ya no va, eso que nos pesa y nos distrae. A qué, y a quién, le vamos a decir que no para cuidar nuestro tiempo. Cuáles son los vínculos que ya no nos nutren, qué reuniones, grupos, listas y actividades ya no nos aportan valor. De qué listas y grupos nos vamos a dar de baja, cómo vamos a reordenar esos "cajones" donde está todo mezclado, separando los grupos con cajitas y contenedores, como hace Marie Kondo, y volviéndolos a armar por temas, con objetivos específicos, de modo que el acceso a la información sea más fácil y rápido.

En estas primeras semanas del año, separemos un tiempo para parar la pelota, repensar, descartar, reeditar y lanzar. Y hagamos un hábito de ese ejercicio. No dejemos que se acumule lo que nos retiene. Necesitamos sacar lo viejo para hacer espacio a lo nuevo. Tener la mente ordenada es liberador y transformador, y es un alivio para nosotros mismos y para los demás. Si elegimos estratégicamente en qué nos vamos a ocupar este año, cómo van a ser los momentos y la comunicación en el trabajo, vamos a ser más productivos y más creativos, vamos a hacer menos y hacer mejor.