Aprendé a calcular las ganancias de tu emprendimiento

Llevar una gestión y administración inteligente y organizada de las finanzas de nuestro emprendimiento es muy importante para ayudarnos a calcular las ganancias del negocio. "Estas utilidades son las que luego se repartirán entre los socios y las que reinvertirán en el negocio para seguir creciendo", explica Luciano Pizarro, Licenciado en Economía y Doctorando en Dirección de empresas y cofundador de Branding Agency. Y a continuación nos ayuda a saber cómo calcular estas utilidades o ganancias.

En artículos anteriores estudiamos las distintas estrategias que tenemos como emprendedores de llevar las finanzas de nuestro emprendimiento y también conocimosapps para manejarlas. Las finanzas de un negocio son un terreno vital para la salud de nuestro negocio y en el que hay que ser organizado y detallista para tener un control de los ingresos, costos, gastos y retiros.

El Excel es un programa que casi todos tenemos escondido en nuestra computadora y smartphone y que tiene un potencial enorme. Con algunas planillas sencillas, vamos a ver cómo podemos armar un sistema de gestión y tener un registro de las operaciones de nuestro emprendimiento, para que luego el Excel se encargue de calcular automáticamente los ingresos, los costos, los gastos y finalmente las ganancias.

Los ingresos

Los ingresos de cualquier emprendimiento o negocio provienen de las ventas de los productos o servicios que ofrecemos. Cada operación de venta que concretamos resulta vital registrarla, por ejemplo, en una planilla de Excel con este formato:

Esta planilla es a modo ilustrativo y básica recomendada para monotributistas, luego cada emprendedor le puede agregar o quitar columnas dependiendo la información que desea recolectar. Por ejemplo, si mi negocio tuviese más de una sucursal o vendedor, sería importante registrar qué empleado concretó la venta para luego calcular las comisiones.

Algunas consideraciones importantes:

• No puede faltar el mes de las ventas, y si queremos ser más precisos también sería recomendable registrar la fecha exacta. Esto nos puede servir para analizar la evolución de las ventas a lo largo del año o para el cálculo de impuestos mensuales.
• Al tener la información de los clientes, podés saber concretamente cuáles son tus mejores clientes y ofrecerle algún premio o descuento adicional para recompensarlos por su fidelidad. De igual forma, a los clientes que no te compran hace un tiempo podés comunicarte para compartirles información sobre tus nuevos productos o servicios.
• Es importante que tengas bien detallados tus productos, para poder saber cuáles se venden más y controlar el stock. Incluso si vendés muchos productos, te puede resultar más cómodo asignarle un código a cada producto.
• En la columna de detalles es conveniente que agregues todos los datos que te permitan identificar con más claridad los productos, como, por ejemplo, talle, color, modelo, código, etc.
• El precio unitario es el valor al que vendés cada producto sin aplicar descuentos e impuestos, mientras que el valor de venta resulta de multiplicar la cantidad por el precio.
• En el caso que le hagas un descuento por alguna promoción o cupón, dejalo detallado en la columna correspondiente y podrías dejar un comentario describiendo el tipo de descuento, como por ejemplo "Voucher Promocional Enero" o "Cliente VIP"
• El total facturado resultará de realizar el valor de la venta menos el descuento.

En el caso que seas responsable inscripto, recordá que tendrías que agregar una columna adicional de IVA que representa el 21% del precio unitario.

Los costos

La planilla de costos es muy similar a la de los ingresos, pero detallando todos los gastos económicos ocasionados por la producción del producto o servicios. Los costos más comunes son la compra de insumos y la mano de obra.

Dependiendo el tipo de negocio, el costo unitario se calcula de distintas formas:

• Si tu negocio fabrica bienes, por ejemplo, indumentaria, tenés que tener fichas técnicas que te permitan saber cuántos insumos intervienen directamente en la producción del producto, en qué proporción y qué costo tienen. La suma de todos esos insumos en su respectiva proporción es el costo unitario del producto.
• Si tu negocio es un comercio o revendés algún producto, el costo unitario es el precio de venta de tus proveedores mayoristas.
• Si tu negocio es de servicios, tenés que identificar todo lo que tuviste que contratar para brindar cada servicio puntual, por ejemplo materiales, servidores, recursos humanos por hora a cada proyecto, entre otras.

El costo de la venta representa el costo unitario multiplicado por la cantidad. En todos los casos, es importante identificar cómo afecta la situación propia y la de los proveedores a los precios que intervienen en el costo para saber si hay que incluir el IVA y otros impuestos en el costo unitario o no.

Los gastos

A grandes rasgos, los costos son el desembolso que se realiza para producir un determinado producto o servicio, mientras que los gastos representan los desembolsos generales que realiza tu negocio para el desarrollo de sus actividades. En tu planilla de Excel sería ideal que, como mínimo, indiques el mes del gasto, el concepto, el proveedor, el número de factura, el monto y los impuestos.

• El concepto te permite agrupar un gasto por rubro y te ayudará a saber, por ejemplo, cuánto pagás de Internet por año y qué porcentaje representa cada concepto en la totalidad de tus gastos.
• En la columna de Monto Neto ingresá el monto del gasto, pero sin considerar los impuestos. En la siguiente columna cargá todos los impuestos que se detallan en la factura. En el caso que seas responsable inscripto, tenés que considerar el IVA, pero puede haber otros impuestos asociados como retenciones y percepciones de ingresos brutos y ganancias. Si sos monotributista te van a facturar siempre sin discriminar IVA, con los cual el total de tus gastos serán siempre iguales a los montos netos.

Los resultados

La utilidad de tu negocio resultará de hacer los ingresos que obtuviste de las ventas menos los costos y los gastos.

Si estás trabajando con el Excel y ya calculaste los ingresos, costos y gastos de cada mes, recordá que podés referenciar esos valores, aunque estén en otra hoja. En este ejemplo, la empresa tiene un resultado positivo o una utilidad de $85.668,24. El porcentaje, que es el margen de ganancias, muestra que por cada $100 que vendés $58, en promedio, representan tu ganancia.

Estas planillas son a modo de ejemplo. Lo importante es empezar a armar un sistema de gestión para poder identificar concretamente los ingresos, los costos y los gastos. No solo llevar una administración es importante para calcular tu ganancia, sino también para calcular métricas de tu negocio, como ser la evolución de las ventas, los productos más vendidos, los clientes más importantes, los proveedores claves, los aumentos de los costos, entre otros.