Project Management. Cómo funciona esta metodología de trabajo

Desde hace ya varios años, venimos escuchando acerca del término Project Management como una de las herramientas más poderosas que podemos aplicar para que un negocio o proyecto sean exitosos. Y realmente lo es. A medida que el tiempo ha transcurrido, esta metodología de trabajo fue cobrando relevancia y trascendencia debido a los resultados que da. Te contamos de qué se trata de la mano de Sabrina Colombo, Licenciada en Sistemas, Service Delivery Manager en Nubiral y con gran experiencia en gerenciamiento de proyectos, procesos comerciales y manejo de clientes, metodologías de procesos y multinacionales.

¿En qué se basa entonces?

El Project Management es por definición un modelo esquematizado de procesos definidos por etapas, dentro de los cuales podemos desarrollar una idea de negocio desde el momento que la misma es concebida. Asimismo, responde a un método de gestión que con los años ha venido cobrando importancia denominado SMART (acrónimo en inglés de las palabras Specific, Mesurable, Achievable, Realistic y Timely).

Dada su versatilidad, hoy en día podemos pensar su aplicación para todo tipo de negocios o emprendimientos, independientemente del tipo de mercado en el cual nos encontremos o nos propongamos lanzarnos.

Las ventajas que nos aporta este modelo son:

• Nos brinda una visión global y end to end.
• Facilita la planificación.
• Permite tener la supervisión y control de cada tarea a desarrollar, los plazos comprometidos y la satisfacción del cliente final.
• Es también una herramienta eficiente para analizar y valorar el desarrollo de un proyecto, y de esta manera obtener una visión clara al momento de la toma de decisiones o considerar los cambios necesarios para el éxito de nuestro emprendimiento.

¿Cómo se compone el modelo de Project Management?

Principalmente por un esquema de etapas correlativas.

Una vez que hemos definido el objetivo, vamos a encarar las siguientes etapas o fases para implementar el modelo:

• Análisis de viabilidad: una vez definido el objetivo, evaluaremos la factibilidad del mismo, así como el o los miembros involucrados dentro del plan.
• Planificación: aquí es donde enunciaremos los recursos (económicos, humanos y de tiempo) con los que contamos. El objetivo es realizar un análisis aproximado de costos y elaborar un cronograma de cumplimiento.
• Ejecución: comenzaremos con la coordinación de actividades de cada uno de los involucrados para que las tareas se desarrollen en los tiempos definidos, con los recursos asignados y con el seguimiento correspondiente.
• Seguimiento y control: es la fase en la que generaremos los informes periódicos de evaluación de los resultados obtenidos en esta instancia y las anteriores, que nos ayudarán a realizar cambios en tiempo real, de ser necesarios.
• Cierre y evaluación: con el cierre formal del proyecto, se determina la conclusión de las actividades y responsabilidades de cada uno de los involucrados. En esta última etapa se presenta también un resumen final de toda la información relevante del proceso.

El método de aplicación del modelo de trabajo no tiene por qué ser complicado o difícil de articular, ya que actualmente contamos con plataformas colaborativas en línea (entre ellas podemos mencionar Monday, Asana, Trello). Son de muy bajo costo, nos brindan la posibilidad de acceder desde un dispositivo y ver en tiempo real cómo estamos llevando a cabo nuestro proyecto. Dentro de algunas de ellas encontraremos también opciones de reporting, que nos permitirán ahorrar una cantidad tiempo considerable al momento de contar con información documentada de cada uno de los procesos.

Si bien este es un modelo que ha demostrado ser de suma utilidad y eficacia en su aplicación, tenemos que tener claro al momento de adoptarlo que debemos contar con el tiempo y la dedicación suficientes para armar un plan estratégico antes de comenzar a trabajar con esta metodología. Debemos definir cuáles son nuestras metas, qué estrategias utilizaremos, cuáles serán aquellos objetivos que queremos obtener en el corto, mediano y largo plazo, comunicarlos de manera directa y dejarlos asentados en la etapa que corresponda.

Mi experiencia

Desde Nubiral, una empresa de Tecnología orientada a brindar servicios finales al cliente, utilizamos esta modalidad hace tiempo y con excelentes resultados. Nuestra experiencia nos ha permitido bajar este modelo de gestión a todas las áreas de negocio involucradas, compartiendo la misma plataforma tecnológica e involucrando a nuestros colaboradores en cada uno de los pasos a seguir. Aquí cada uno tiene definidas las actividades a realizar, los tiempos y los recursos disponibles para llevarlas a cabo. De esta manera, estamos todos comunicados en qué parte del proyecto nos encontramos, cuáles son las responsabilidades de cada rol y las actividades que debemos realizar. A medida que avanzamos, asentamos los registros de las tareas cumplidas y contamos con la información online y disponible tanto para los clientes como para nuestros equipos.

Desde mi experiencia estoy realmente convencida de que a medida que nos familiarizamos en el uso de este tipo de modelos, logramos incorporar con el tiempo cada vez más recursos que nos facilitan el desarrollo de nuestras ideas de manera clara, precisa y con márgenes de error casi mínimos. Cada vez nos volvemos más expertos, predecibles y exitosos tanto nosotros como nuestros colaboradores, al punto de considerar al Project Management no solo como una herramienta sino como una filosofía de trabajo.

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