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Qué hay que saber si un consorcio cambia de administrador para terminar en buenos términos
El responsable de la administración del edificio debe entregar una documentación específica en tiempos estipulados por la ley antes de abandonar su función
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En todo ámbito, los cambios de gestión pueden dar lugar a confusiones y malentendidos temporarios. En el caso de los edificios, a veces los vecinos demandan una mejora productividad de parte de la administración, necesitan renegociar honorarios o renovar al staff, y deciden desvincular a la administración vigente para buscar una nueva. Para amenizar el cambio, un informe de ConsorcioAbierto, sistema de gestión de edificios y barrios, responde las principales preguntas que surgen en el proceso de transición y cambio entre el administrador saliente y el nuevo.
Entrega de documentos
La entidad señala que si el administrador se va, tanto en caso de renuncia como de remoción, es su responsabilidad hacer la rendición de cuentas y entregarle al consejo de propietarios los activos existentes, libros y documentos del consorcio de acuerdo estipula el artículo 2067 del Código Civil y Comercial (CCC) inciso j.
El plazo para entregar estos documentos es de 15 días hábiles a partir de su remoción. En caso de no hacerlo, la Dra. Diana Sevitz, especialista en Propiedad Horizontal, dice que hay que “convocar a asamblea para informar al consorcio de la situación y solicitar instrucciones para el inicio de las acciones que por rendición de cuentas corresponden”. En base a eso, se evaluará si es necesario enviar una intimación para obtener la documentación solicitada.
Rendición de cuentas
A pesar de que la ley no especifica el formato en el que el administrador debe rendir las cuentas, el art. 859 del Código Civil y Comercial detalla que se debe hacer de manera descriptiva y fundamentada. Tiene que incluir referencias y explicaciones para su apropiada comprensión además de los comprobantes de los ingresos y de los egresos, a menos que sea de uso no extenderlos y concordar con los libros que lleve quien las rinda.
Un error común es interpretar que la última liquidación de expensas es equivalente a la rendición de cuentas, ya que ésta debería cubrir desde la última rendición aprobada por la asamblea hasta la fecha de cierre de mandato. Es mandatario que se entregue una rendición al momento de dejar un consorcio.
Un punto que cabe destacar es que, excepto en casos que se acuerde lo contrario, las cuentas deben rendirse en el domicilio del mandatario (administrador que deja el puesto) y los gastos que generan los cubre el mandante (quien recibe la información, sea el nuevo administrador o el consejo de propietarios). La digitalización agilizó estos procesos dado que es información que se puede descargar y de esta manera se evita perderla. La tecnología es de especial ayuda cuando el administrador es removido o renuncia ya que los vecinos cuentan con acceso a la información para entregársela a la próxima empresa en tomar el mando.
Además, contribuye con una comunicación clara entre los residentes del edificio. “Al poder enviar mensajes masivos al consorcio, la nueva administración puede ir compartiendo a los vecinos el estado de situación sin hacer un esfuerzo adicional. Así puede informar desde la fecha en la que se entregó la información hasta el listado con los temas pendientes para concluir el traspaso.”, destaca Danilo Luján, Gerente de Ventas de ConsorcioAbierto. Por otra parte, la conexión online también fomenta y permite la participación de los vecinos en votaciones virtuales de ser necesarias.
¿Qué documentación debe entregar el administrador?
Además de los activos existentes, libros (actas de asambleas, administración, registro de propietarios, de sueldos -digital RG 3781/15-, AFIL -token y clave para acceso digital- y órdenes), documentos del consorcio y la rendición de cuentas documentadas, desde el sistema de gestión de edificios enlistan otros elementos que el administrador debe entregar a la hora de retirarse de su puesto.
● Reglamento de Propiedad Horizontal (original si existe).
● Seguros: Seguro integral - pólizas, ART, seguro de vida obligatorio y demás pólizas.
● Documentación del personal del edificio: recibos de sueldos cobrados, firmados por el encargado.
● Planos originales del edificio.
● Información de expedientes de juicios.
● Retenciones a proveedores.
● Reglamentos internos.
● Informes técnicos obligatorios.
● Contrato con proveedores o de alquiler de espacios comunes.
● Convenios de pagos de expensas o convenios firmados en mediación.
En cuanto a los activos existentes, debe entregar:
● Informe de cuentas bancarias y sus saldos
● Cheques a depositar
● Caja chica indicando quién la tiene
● Fondo de Reserva
● Certificados de Plazo Fijo
● Datos y llave de caja de seguridad
● Listado de morosos
● Informes sobre otros créditos (alquileres - contratos)
● Inventario de bienes de uso.
¿Qué pasa si hay deudas?
Según el Artículo 2064 inciso B, el consejo de propietarios tiene que controlar mensualmente los aspectos financieros y económicos del consorcio. Sin embargo, en caso de que el administrador que deja su puesto deje deudas pendientes, se debe convocar a una asamblea para decidir cómo proceder, entender el origen de la deuda y acudir a un especialista.
¿Se puede remover un administrador sin tener contratado el próximo?
A veces sucede que se remueve al administrador sin tener definido su reemplazo. Desde ConsorcioAbierto señalan que en caso de vacancia o acefalía hay que convocar a asamblea para nombrar nuevo administrador, según el Artículo 2064, inciso D. Si hay consejo de propietarios, por 30 días puede asumir la administración del consorcio y llamar a una asamblea dentro de los 30 días.
LA NACION
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