El diseño de las oficinas influye en el clima laboral

A las compañías ya no les alcanza facilitar un lugar de trabajo: deben crear espacios que contribuyan al bienestar emocional de los empleados
A las compañías ya no les alcanza facilitar un lugar de trabajo: deben crear espacios que contribuyan al bienestar emocional de los empleados
Gabriela Koolen
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15 de abril de 2019  

Cómo conjugar las buenas experiencias en los lugares de trabajo con el éxito en los negocios es un dilema con el que convive la mayoría de las organizaciones. Es que las empresas ya no tienen dudas de la importancia que tienen los espacios y el ambiente laboral en el éxito de una empresa. De hecho, JLL, la compañía de servicios inmobiliarios que ofrece desde gerenciamiento de propiedades hasta consultoría e investigación realizó una investigación sobre el tema. Recientemente presentó Workplace powered by Human Experience, una nueva serie de informes a nivel global que incluyen una herramienta complementaria, Human Experience model, que analiza cómo la experiencia en el lugar de trabajo puede ayudar a hacer prosperar los negocios. "En un mundo impulsado por los datos y la innovación digital, el futuro del trabajo tiene en realidad mucho más que ver con la gente de lo que uno podría pensar. Las organizaciones ya no pueden concentrarse en facilitar un lugar para trabajar, sino que necesitan crear espacios que le permitan a las personas alcanzar sus ambiciones. Apelar a lo que la gente quiere puede traer beneficios transformadores a los negocios", afirma Joselyn Gershberg, consultora de Workplace Strategy and Change Management en JLL y una de las autoras del trabajo.

La experiencia que las empresas crean para su gente en el lugar de trabajo impacta de lleno en el nivel de compromiso de las personas, en su sentido de empoderamiento y sentimiento de realización profesional, dice el informe de JLL, que forma parte de la iniciativa de investigación Future of Work, y basa sus hallazgos en consultas a ejecutivos de 40 corporaciones alrededor del mundo y en los resultados de una encuesta anónima hecha por separado a más de 7300 empleados de empresas con plantillas de más de 100 personas. De acuerdo a las conclusiones de este estudio, cerca de un 70 por ciento de los participantes, por ejemplo, estuvo de acuerdo en que la felicidad en el trabajo es el mejor ingrediente para garantizar una experiencia laboral única y casi el 90 por ciento de los encuestados apoyó la idea de tener un Chief Happiness Officer en el trabajo, es decir alguien dedicado al bienestar de los empleados. Sólo un 40 por ciento de los empleados reveló sentirse, en promedio, muy comprometido con su trabajo, y considera a la confianza y la amabilidad -que pueden ser promovidas mediante espacios de trabajo dinámicos- como los factores de mayor impacto positivo en su compromiso laboral. El 52 por ciento de los empleados admitió estar totalmente satisfecho con su ambiente de trabajo actual y un 42 por ciento , sentirse listo para pasar de tener un lugar de trabajo personal y fijo a oficinas open-plan o ubicaciones flexibles. Casi la mitad de los encuestado, es decir alrededor del 47 por ciento piensa que poder concentrarse en el lugar de trabajo es la principal prioridad, demandando un mayor énfasis por parte de las empresas en darle a los empleados la opción de elegir cómo, cuándo y dónde trabajar. Felipe Acevedo, gerente de consultoria Latam de JLL señala que desde el punto de vista del diseño, hay intervenciones que impactan en el bienestar y productividad. Menciona, por ejemplo, la importancia del trabajo basado en actividades . Se trata de una tendencia que apunta a transformar el diseño de las oficinas y las políticas de una compañía para que las personas puedan, elegir cómo, cuándo, dónde y con quién trabajar. "Esta alternativa busca implementar una paleta de espacios dentro de los cuales se encuentran distintas opciones de estaciones de trabajo, áreas de colaboración, zonas de concentración y espacios formales e informales, entre otros, que se adecuan a las diferentes necesidades que puede tener un empleado durante la jornada laboral. Además de proporcionar variadas opciones de trabajo, este formato estimula la movilidad dentro de las oficinas, así como encuentros casuales que es donde surgen las mejores y más rápidas decisiones. Algunos ejemplos incluyen phone booths, salas de diferentes capacidades, espacios de concentración, brainstorming room, salas de reuniones abiertas, lounges o pantys, entre otros", detalla Melisa Ladera, Consultor de Workplace Strategy and Change Management y autora del informe.

Ladera agrega también la importancia de introducir espacios de socialización, ocio y comunicación que permitan a los empleados tener la opción de tomar un descanso y compartir con otros colegas para intercambiar ideas y reforzar los vínculos de camaradería. El principal referente, dice, es el comedor o cafetería, pero también se refiere a jardines, salas de juegos y zonas especiales para trabajar en equipo.

Un desafío al que se enfrentan las grandes empresas es que tienden a tener espacios con una clara identidad corporativa, que muchas veces no es alineada a la flexibilidad de espacios, generando dificultad en el proceso de cambio. Para cada tipo de empresa es importante considerar lo que predomina en sus necesidades, objetivos, visión y la cultura organizacional", dice Acevedo.

¿Cómo construir mejores espacios?

"Se ha comprobado que el entorno construido cambia nuestra conducta y modifica nuestro cerebro. Esto explica la íntima relación que guardan la arquitectura y las neurociencias, y su enorme sinergia a la hora de diseñar espacios que ayuden a mejorar la experiencia de las personas que viven, aprenden y trabajan en ellos", reflexiona Victor Feingold, CEO de Contract Workplaces -compañía con más de veinte años de experiencia en conceptualización, diseño y construcción de espacios de trabajo-. El especialista señala que a partir de esto surge la neuroarquitectura, a la que define como el entorno construido que ha sido diseñado con principios derivados de las neurociencias, ayudando a crear espacios que favorezcan la memoria, la mejora de las habilidades cognitivas y la estimulación de la mente, evitando al mismo tiempo el estrés.

Destaca, en este sentido, algunas claves a tener en cuenta. El layout, por ejemplo, tiene un gran impacto en la estructuración de los patrones de desplazamiento de las personas, así como en sus posibilidades de encuentro e interacción, ayudando a modelar la cultura organizacional. A su vez, Feingold señala la necesidad de incorporar elementos de diseño que permitan el reconocimiento espacial y la recordación, ya que la memoria espacial necesita referencias visuales para determinar nuestra ubicación y orientación dentro de un entorno dado; cuando estas referencias faltan, se retrasa el aprendizaje de la ubicación y se activa la respuesta de estrés.

La luz solar, sostiene, es fundamental para la regulación de los sistemas endocrino e inmunológico, e influye en el correcto funcionamiento de los ritmos circadianos a lo largo del día y de las estaciones. Los cambios de nivel y temperatura del color de la luz natural también afectan el estado de ánimo y la actividad de las personas: mientras que la luz azulada tiene un efecto activador, la luz cálida tiene un efecto relajante. La posibilidad de tener vistas al exterior -especialmente si se trata de entornos naturales- mejora el bienestar y el estado de ánimo de los empleados. Los paisajes verdes, por ejemplo, ofrecen un mejor efecto, mientras que las extensiones de agua parecen ser superiores al paisaje urbano.

Ningún detalle queda librado al azar y el CEO de Contract apunta otros factores que también influyen en el bienestar y en la productividad: el contacto visual es uno de ellos. Cita una investigación del Center for Brain and Cognitive Development de la University of London, que afirma que es la base de la conexión humana. En este punto, factores como la manera de distribuir el equipamiento dentro del espacio pueden influir mucho, maximizando o minimizando las oportunidades de relacionarse y socializar. El ruido es una variable muy relevante, ya que se trata de una de las causas más importantes de distracción, disminución de la eficiencia y aumento del estrés e insatisfacción laboral. Las formas con las que se materializa el ambiente de trabajo también pueden proporcionar disparadores sensoriales. Feingold menciona un estudio realizado por científicos del Harvard Medical School, que indica que preferimos las curvas y los contornos suaves sobre aquellos agudos, porque instintivamente percibimos peligro ante los objetos afilados. "Las investigaciones del psicólogo organizacional Craig Knight de la Universidad de Exeter señalan que cuanto mayor es la percepción de control y autonomía para adaptar el espacio de trabajo a las preferencias individuales mayor es la sensación de bienestar psicológico de las personas y, por ende, el compromiso que asumirán", apunta Feingold.

La ingeniera María Cristobal, CEO de Buenos Aires Planning (BAP) -empresa dedicada a la arquitectura y diseño de espacios de trabajo- señala que el buen diseño incide en el ánimo de la gente, en la salud que dan los espacios abiertos y en mejorar la comunicación, que es la base del éxito de una empresa en estos días. Acerca de los amenities, sostiene que si bien hasta hace poco marcaron tendencia gracias al modelo Google, con una marcada estética lúdica, hoy han dejado de tener el valor de antes. "El ritmo del trabajo hace que ya no haya tiempo de jugar. La gente prefiere un ambiente distendido para compartir y reunirse, y poder irse más temprano a la casa" sostiene. Por otra parte, destaca que las oficinas de planta abierta son un hecho y ya no se va a volver atrás. Cada organización, dice María Cristóbal, tiene una cultura relacionada con su historia, su estrategia, su tipo de trabajo, sus valores y su política de recursos humanos. "El proyectista de una oficina debería trabajar en conjunto y desde el principio con el área de Recursos Humanos, cosa que no se da muy frecuentemente. La confianza y el buen clima se puede lograr con ese trabajo en conjunto, y depende de la cultura organizacional. Hoy los empleados tienen alta rotación, lo que hace que la retención de talentos sea una preocupación de las empresas, por lo que las áreas de reunión informales para que se puedan reunir entre ellos por trabajo o para compartir su vida son muy valoradas. Es una preocupación central que los empleados estén cómodos en su ambiente de trabajo", concluye.

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