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Traslados eficientes
A la hora de cambiar de oficina hoy se proponen ideas prácticas con costos accesibles y más servicios al cliente; hay empresas que brindan muchos beneficios
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Dejar la ciudad para trabajar en el verde, transformar la rutina cotidiana del microcentro porteño para mudarse a una zona no tan convencional, o simplemente dejar un antiguo edificio por otro moderno y corporativo. El impacto es el mismo, aunque el cambio refleje una perspectiva más favorable para la empresa que se amplía. Por eso las mudanzas de oficinas no son las de antes y significan mucho más que un traslado. Y para que afecte lo menos posible el clima cotidiano del ámbito laboral, las empresas piensan estrategias que faciliten todos los pasos, de punta a punta
Hoy, los servicios han cambiado y los beneficios son otros. Por eso cuando se decide mudar las oficinas hacia otro lugar, la opción es realizarlo con una empresa confiable que optimice los tiempos, con el objeto de que el traslado no se convierta en un dolor de cabeza y no afecte la productividad.
Por esa razón tienen tanto protagonismo las decisiones que se toman en las áreas de Recursos Humanos o Compras y Comunicaciones de una firma. Cuando se intenta hacerlo de manera planificada, la mudanza resulta menos traumática y la adaptación al nuevo destino es más sencilla.
Según Liliana Malondra, de la empresa Must Service, "se trata de revertir el estilo clásico de las mundanzas y lo estamos logrando. En nuestro caso ofrecemos un servicio completo que incluye la propuesta del estudio de arquitectura para que diseñe el nuevo destino, asesore en forma integral sobre todos los temas, además de lo vinculado estrictamente con la instalación tecnológica. Organizamos la logística con el cliente y le facilitamos dos personas permanentes, antes y después de la mudanza, para ayudar a controlar la ansiedad mientras se embalan cuadros y rotulan las PC. Además, una vez realizado el servicio, seguimos en contacto con el cliente y le ofrecemos beneficios a los empleados que necesiten mudarse.
Por ejemplo, una mudanza de 25 puestos de trabajo con muebles se cotiza entre 5000 a 6000 pesos y se realiza en poco más de cuatro horas. Si carece de muebles, el costo se reduce a 2000 pesos. "Recientemente mudamos una empresa de 50 personas con muebles, desde Carlos Pellegrini al 1000 hasta Martínez; a las 16, estábamos en el lugar, los seis camiones empezaron a mudar a las 20 y finalizamos a las 5 de la mañana. Trabajaron 16 personas y el costo fue de 10.000 pesos", agrega.
Esta empresa realiza entre dos y tres mudanzas por semana y el trabajo consta de embalaje y desembalaje de los objetos, traslado en camiones, entre otros. "Así, la empresa ahorra tiempo y continúa trabajando de la misma manera en sus nuevas oficinas", argumenta Malondra.
Hasta el mínimo detalle
En la mayoría de los casos las mudanzas de oficinas se realizan de noche y durante el fin de semana, para que el lunes cuando los empleados lleguen al nuevo edificio todo esté en su debido lugar y la empresa continúe funcionando sin modificar los hábitos de trabajo.
Otra de las firmas que ofrece el servicio de mudanzas modernas es Interhouse SA. Su directora, María Bernadó, opina: "Cada traslado es distinto; las empresas creen que se trata de un servicio costoso, pero en realidad son precios muy competitivos porque se trata de ser lo más eficiente en el menor tiempo posible. Desde hace un tiempo en ninguna de nuestras mudanzas usamos canastos; las cajas individuales ocuparon su lugar. Una vez que cerramos el acuerdo con la empresa, con el presupuesto terminado, entregamos las cajas al personal, concurre gente de nuestro equipo a rotularlas, nos encargamos de hacer el archivo y de colocarlo en las nuevas oficinas, de embalar con papel madera y cartón corrugado, y los mudamos al nuevo lugar con furgones y camiones. Supervisamos cada una de las etapas y de esta manera intentamos evitarle al cliente cualquier tipo de disgustos".
El costo de una mudanza en esta empresa oscila entre 50 a 100 pesos por metro cúbico, dependiendo de los horarios en que se realice, la cantidad de trabajo y otros detalles. "Tenemos un promedio de cinco a diez mudanzas por mes, y tratamos de aplicar los métodos internacionales", concluye Bernadó.
La tendencia de las empresas indica que se buscan lugares más grandes, luminosos y con pocas paredes y divisiones, donde los empleados se sientan integrados. Coinciden en que la idea es ofrecer al personal mejores beneficios en las nuevas oficinas, es decir, que lo que pierden en ubicación lo ganen en comodidad, espacios verdes y sitios de esparcimiento.
Para Jorge Castronovo, de Scarfoni Hermanos, "en una mudanza, lo que se busca es la comodidad del cliente. Nuestra empresa se dedica a trasladar bancos, compañías de seguros y AFJP. Somos especialistas en mover equipos de computación, todo lo relacionado con la seguridad bancaria. Usamos canastos para papelería de archivo y embalamos los periféricos de computación a medida de la PC. Los grandes archivos se mueven en canastos, y luego hacemos el desarme y armado de cada puesto de trabajo. Los costos varían de acuerdo con lo que se muda o el tipo de empresa".
Un proceso de relocalización bien planificado
Además, existen otras empresas que brindan numerosos beneficios antes de realizar el traslado del cliente, como relocalización, consultoría, planeamiento del espacio, proyecto arquitectónico, dirección de obra y logística de mudanza.
La ingeniera María Cristóbal, titular de Buenos Aires Planning, pionera en brindar este tipo de servicios, explica: "Tenemos un producto para cada empresa; a nosotros el cliente nos consulta si le conviene mudarse, adónde hacerlo, el tiempo que insume; nos ocupamos de todo. Tenemos armado un proceso logístico que llevamos al área de comunicación o de recursos humanos de las empresas, donde entregamos modelos típicos de instructivos de mudanzas y trabajamos en la contención de la gente. Es difícil precisar el tiempo que lleva una mudanza porque depende de varios factores: la cantidad de empleados, el lugar donde se traslada, es decir, lo que marca el tiempo es la obra". Insiste en señalar que "nuestra empresa se especializa en la relocalización, y para efectivizar este traslado se realiza una licitación entre varias empresas, para elegir el mejor servicio y precio". Y añade: "Para una compañía de 400 personas que se mudó del Centro a Vicente López, la planificación llevó más de 8 meses; la mudanza en sí, un mes, y el traslado final, tres días. Ellos nunca dejaron de trabajar. Hacemos los planos de asignación de armarios para cada persona de la compañía, reorganizamos los archivos y realizamos un estudio previo ya que tenemos un equipo que se dedica al guardado y logística de la mudanza". Los costos que maneja Buenos Aires Planning varían según el servicio solicitado. Por el proyecto y gerenciamiento, se cobra el 6 por ciento del costo de la obra. Por la obra en sí, el costo puede variar entre 500 y 1200 pesos por m2, sin muebles. La logística de la mudanza alcanza entre el 5 y el 12 por ciento del costo del traslado, y el costo del mobiliario de un puesto staff es de 700 pesos.
