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Calendario y tareas en Outlook
No cabe la menor duda de que la gran mayoría de los usuarios considera y utiliza Outlook exclusivamente como gestor de correo electrónico. Si bien ésta es una de sus tareas fundamentales, no es la única. Por el contrario, y a diferencia con Outlook Express , que sí tiene por objeto sólo el manejo de e-mail, Out-look es un verdadero organizador o administrador personal.
Para esto, incluye módulos como Calendario , Contactos , Tareas , Diario y Notas que permiten programar reuniones, agendar números de teléfono y controlar el trabajo cotidiano. Además, está preparado para compartir la información entre un grupo de usuarios.
Abra la aplicación para analizar qué nos ofrece. La interfaz básica de Outlook está compuesta de un menú principal en el extremo superior, una barra de herramientas Estándar (que varía según el módulo que se utiliza), un panel lateral de acceso a los módulos a la izquierda, una ventana central para desplegar la información y, al pie de estos dos objetos, una barra de estado.
Observe con detenimiento el panel izquierdo. En él, los componentes están identificados por iconos: Outlook para hoy , Bandeja de entrada , Calendario , Contactos , Tareas , Diario , Notas y Elementos eliminados , que constituyen los Accesos directos de Outlook . Al pie del panel hay dos botones: Mis accesos directos y Otros .
Pulse el primero. Automáticamente el panel se modifica para optar por las carpetas de correo electrónico de que dispone Outlook por defecto ( Borrador , Bandeja de entrada , Elementos enviados , Bandeja de salida y Elementos eliminados ), así como a las carpetas personales que haya creado o pueda crear para almacenar la información en forma ordenada. Apriete luego el botón Otros . Nuevamente, el panel cambia para mostrar cuatro iconos de acceso directo, ya conocidos de la interfaz del Escritorio de Windows y de otros cuadros de diálogo de Office: Mi PC , Mis documentos , Favoritos y Carpetas públicas .
En un abrir y cerrar
Abra el módulo Outlook para hoy con un clic sobre el icono correspondiente. La pantalla central muestra entonces tres columnas: Calendario , Tareas y Mensajes (que, dicho sea de paso, son accesos directos a los respectivos módulos). Alineados bajo cada título, Outlook despliega las citas del día, las tareas estipuladas y un breve resumen de los mensajes sin leer en la bandeja de entrada y en la carpeta borrador, y los que haya pendientes en el directorio de salida.
En nuestro ejemplo existe una cita, Presentación de productos (Hotel Del Bosque) , que en realidad es un hipervínculo; así que haga un clic en él. Esta acción abre el cuadro de diálogo del calendario, editando específicamente la cita seleccionada.
Básicamente, en esta ventana se crean y modifican las entradas del calendario. Para eso cuenta con la caja Asunto en la que debe describirse el objeto de la cita. En el combo Ubicación , por su parte, debe tipearse el lugar en que se realizará el acontecimiento. ¿Por qué un cuadro combinado para escribir? Porque Outlook almacena las ubicaciones de otras citas (salas de conferencia, oficinas, hoteles, etcétera) y las ofrece automáticamente con un clic desde el listado del mencionado combo.
Un poco más abajo, la pantalla permite fijar la hora de comienzo de la cita y su finalización (tenga en cuenta que para habilitar estos combos debe desmarcarse antes la casilla de verificación contigua Todo el día ). Modifique estos horarios y, por ahora, es suficiente el análisis de este diálogo.
Basta apretar el botón Guardar y cerrar de la barra Estándar para que Outlook almacene, en este caso, los cambios que se han introducido.
Por su parte, en la columna Tareas contamos con el mensaje Ir al Banco . Una vez más se trata de un link que, al ser pulsado, procede a realizar la apertura del cuadro de diálogo que administra las tareas.
También en él encontramos una caja de texto Asunto para introducir el encabezamiento de la tarea por ejecutar. Luego, la interfaz presenta los combos Vencimiento e Inicio que despliegan un calendario con el mes en curso (además, posibilita navegar de uno a otro) que permiten establecer la fecha en que comienza y termina el trabajo.
La ventana cuenta con objetos para seguir el estado de la tarea, su prioridad y el porcentaje de cumplimiento que lleva. Realice cambios si lo desea y cierre la ventana con el botón Guardar y cerrar .
De regreso en la pantalla principal de Outlook para hoy observe que la tarea Ir al Banco está acompañada por una casilla de verificación asociada. Márquela, si la tarea ya fue cumplida y Outlook tachará la leyenda Ir al Banco , dando por cumplido el trabajo.
Por último, en la misma franja que la fecha, la ventana contiene el botón Personalizar Outlook para hoy . Púlselo si quiere alterar el sistema de inicio (abriendo directamente esta pantalla al arrancar otra sesión del programa), las carpetas de mensajes por mostrar, el calendario, el orden de las tareas y el estilo de formatos de todo Outlook.
