Cómo manejar los archivos en Word

Los programas utilitarios son aquellos que nos permiten trabajar. En concreto, escribir una carta, calcular ingresos y egresos, guardar teléfonos y direcciones, presentar un producto, enviar un mail y hasta organizar nuestra agenda. Dentro de este tipo de software se cuentan los procesadores de texto, las planillas de cálculo, los administradores de bases de datos, los generadores de presentaciones, etcétera.

Los procesadores de texto constituyen el tipo de software con mayor cantidad de usuarios, porque su aplicación es indispensable en casi todas las oficinas, empresas y hogares.

En este marco, Word 2000 es un producto con el que resulta sencillo comenzar a dar los primeros pasos para que una PC sea, realmente, una herramienta útil.

Ya hemos analizado en entregas anteriores cómo configurar su interfaz, cómo son los cuadros de diálogo y cómo manejar los menús y comandos. Por lo tanto, es hora de comenzar a generar trabajos.

Los archivos de Word, cuya extensión es .DOC , reciben el nombre, no precisamente por casualidad, de documentos. Un paso fundamental es aprender las funciones básicas para manejar estos documentos: crear uno nuevo, abrirlos, cerrarlos y guardarlos en el disco.

Todas estas funciones o módulos se concentran, básicamente, en el ítem Archivo del menú principal. El subgrupo inicial de éste está compuesto por los comandos Nuevo , Abrir y Cerrar . Los dos primeros dan lugar a la apertura de sendos cuadros de diálogo. Cabe aclarar que estas ventanas también quedan disponibles con los atajos de teclado Ctrl+U ( Nuevo ) y Ctrl+A ( Abrir ), y con los 2 botones iniciales de la barra Estándar (denominados Nuevo documento en blanco y Abrir ).

Ejecute alguna de estas opciones para abrir el cuadro de diálogo Nuevo . Este nos introduce en otro concepto de Word: las plantillas de documentos (con extensión .DOT ).

Estas plantillas son archivos con una estructura básica (con determinados parámetros y formatos preestablecidos) para no partir desde cero cada vez que se genera un documento nuevo. Es más, cuando Word arranca, se nos presenta una página en blanco para escribir. Aunque no lo parezca, ésta responde a las características de la plantilla básica de Word, la Normal.dot . Por supuesto, pueden crearse otras que aparecerán junto con ésta en el cuadro de diálogo Nuevo .

Por otra parte, hay diferentes tipos de plantillas. Precisamente, observe que el cuadro de diálogo Nuevo está compuesto por varias solapas o pestañas: General (que abre por defecto con el icono Documento en blanco -la Normal.dot - ya seleccionado), Cartas y faxes (con variados formatos para escribir y mandar este tipo de escritos), Informes , Memorandos , Otros documentos , Páginas Web (con moldes para generar sites), Publicaciones y Plantillas de Office 97 (si es que en el sistema quedó alguna creada con la anterior versión del paquete). Basta seleccionar y presionar el botón Aceptar o realizar un doble clic sobre el icono para disponer de inmediato un documento flamante en la pantalla.

En un abrir y cerrar

El segundo comando, Abrir , produce la apertura de un cuadro de diálogo fundamental para recuperar archivos almacenados en el disco rígido, un diskette o cualquier otra unidad de almacenamiento, con objeto de editarlos en pantalla, modificarlos, imprimirlos o desarrollar cualquier otra tarea sobre ellos.

Esta ventana no constituye la única forma de abrir un documento. Si observa el propio menú descolgable Archivo , notará que al pie, justo por encima del ítem Salir , existe un grupo de 4 documentos (incluidas sus respectivas rutas o path de acceso). Son los últimos documentos con los que se trabajó y que, por lo general, resultan los más necesarios para abrir. En definitiva, basta un clic sobre el nombre para que el archivo se abra en una ventana propia (recuerde además que cada archivo, con Word 2000, genera su correspondiente botón en la barra de tareas de Windows).

El cuadro de diálogo Abrir no tiene misterios: permite buscar el archivo en el disco mediante el combo Buscar en , o hacerlo directamente apelando a los nuevos botones Historial , Mis documentos , Escritorio , Favoritos y Carpetas Web .

Los comandos opuestos, por decirlo de alguna manera, son Cerrar , Guardar (o su atajo Ctrl+G ) y Guardar como . El primero se limita, como su nombre lo indica, a cerrar el archivo activo. Pero no se preocupe si realizó cambios y olvidó guardarlos: Word detecta esto y emite un cuadro de mensaje con las opciones Sí , No y Cancelar para que usted decida.

La opción Guardar funciona de distinta manera si el documento ya ha sigo almacenado una vez o no (es decir, es nuevo). En el primer caso, el comando ejecuta una actualización del archivo en el disco (recuerde que hasta entonces, lo que ve en pantalla sólo está en la memoria RAM y puede perderse si no se almacena) sin mostrar ningún mensaje ni otro aviso (excepto la aparición del icono de un diskette en la barra de tareas de Word). Su comportamiento difiere si el archivo recién fue creado; en este caso el comando produce la apertura de la ventana Guardar como la misma que, por supuesto, abre también la instrucción con este nombre.

Este cuadro de diálogo es similar en sus características a Abrir ; es decir, permite navegar a través del disco rígido u otras unidades para determinar la ruta o path en el que el documento va a ser almacenado. Para concluir la operación basta con otorgar al archivo un nombre significativo (uno que resulte fácil de recordar o que indique con claridad su contenido durante una búsqueda), determinar el tipo de archivo (no sólo puede guardarse como documento de Word, sino también como texto u otros formatos) y almacernarlo presionando el botón Guardar .

Por Gabriel Tomich

---

Conforme a