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Cómo realizar cartas modelo
Word ofrece su eficaz herramienta de combinación de correspondencia para facilitar la gestión del correo de una oficina
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LA NACIONGabriel Tomich
Uno de los primeros trabajos en que los procesadores de texto demostraron superioridad sobre las máquinas de escribir fue en la elaboración de la correspondencia. En especial, cuando se trataba de una gran cantidad de cartas con el mismo contenido, dirigidas a distintas personas.
Básicamente, la combinación de correspondencia, como se denomina esta tarea en Word, se basa en utilizar un documento principal en el que, además del texto fijo de la carta, se agregan campos que capturan los datos de los destinatarios desde otro documento.
Método estructurado
Ejecute el comando Herramientas/Combinar correspondencia para comenzar con el proceso de generación de la carta tipo. Esta acción abre un cuadro de diálogo que dispone de tres botones. Uno para crear el documento principal, otro para desarrollar el que sirve de fuente de los datos, y un tercero para combinarlos al imprimir. Estos tres pasos están explícitamente determinados por grandes números a los costados de los botones.
En principio, el único botón habilitado es el de Crear, destinado a iniciar el documento principal. Presiónelo para desplegar un pequeño menú con varias opciones. En este caso, seleccione Cartas modelo.
Esto abre una pequeña ventana con dos botones que posibilitan elegir si se desea utilizar como documento principal de la combinación el que se tiene en pantalla (opción Ventana activa) o bien crear otro (botón Nuevo documento principal). Haga un clic en el primero de ellos. Automáticamente, se incorpora, a la derecha del botón Crear, uno nuevo, titulado Editar, que permite disponer de la página en blanco para redactar el texto de la carta. Al mismo tiempo, se despliega la barra de herramientas para operar las distintas posibilidades de la combinación de correspondencia.
Escriba el texto de la carta modelo, incluyendo la data (lugar y fecha) en el primer renglón. Entre éste y el primer párrafo, deje algunas líneas en blanco para utilizarlas más adelante.
Durante este proceso, también se habilita el botón Obtener datos, correspondiente al punto número dos del proceso: Fuente de datos.
Presiónelo para generar el documento soporte con la información de los destinatarios. En la lista que se despliega, seleccione la opción Crear fuente de datos.
Esta operación produce la apertura de un cuadro de diálogo que permite desarrollar una tabla con los campos para almacenar los datos necesarios. Para ahorrar tiempo y esfuerzo, en esta ventana existe una lista (denominada Campos en el registro inicial), con una serie de item habituales en este tipo de correspondencia. Eliminaremos algunos de ellos y modificaremos el nombre de otros.
Haga un clic en la opción Dirección2 y presione el botón Borrar campo. Word removerá este item de la lista y lo alojará, temporariamente, en el cuadro de texto Nombre de campo. Al mismo tiempo se habilitará el botón Agregar campo. Este permite tanto restaurar el campo borrado como incorporar un campo nuevo, cuyo nombre debe escribirse, previamente, en la caja de texto mencionada.
Realice el mismo procedimiento con el campo Dirección1. Sin embargo, una vez que éste se encuentre en la caja Nombre de campo proceda a borrar sólo el número 1 y deje Dirección. Complete la operación presionando el botón Agregar campo, para instalarlo en la lista.
El campo no queda en su posición inicial, sino que se ubica en el último lugar del listado. No hay problemas con esto: siempre que esté resaltado, puede ser reubicado mediante los botones Mover. De idéntica manera puede eliminar los campos que no considere indispensables para su modelo de carta o bien modificar algunos nombres.
Una vez finalizada la operación de depuración de los campos que compondrán los registros de datos, presione el botón Aceptar. Se despliega la clásica ventana para guardar documentos. Seleccione la carpeta donde quiere almacenarlo y póngale el nombre que desee. Luego, apriete el botón Aceptar.
Surge un nueva ventana con dos botones: Modificar fuente de datos y Modificar documento principal. Haga un clic en el primero. Se obtendrá el cuadro de diálogo Ficha de datos, que le permitirá ingresar la información de cada destinatario y generar los registros de la tabla del archivo fuente (use el botón Agregar nuevo). Finalice la tarea de carga de datos presionando el botón Aceptar de esta ventana. En este punto se encontrará otra vez en el documento principal. Sobre él ubicaremos los denominados campos de combinación; es decir, aquellos que toman los datos almacenados en el archivo fuente y los incluyen en la carta modelo.
Para hacer esto, ubíquese en el primer renglón en blanco dejado después de la data y luego presione el botón Insertar campo comb. de la barra de herramientas específica de este comando. Esto despliega la lista de campos. Haga un clic, por ejemplo, sobre Profesión (donde cargamos valores como Ingeniero, Doctor, etcétera). De inmediato, este campo se fijará en el documento. Deje un espacio y pegue Nombre. Luego ingrese Apellido. De esta forma, establezca los campos donde crea conveniente.
Para finalizar, lleve a cabo el tercer paso del proceso. Ejecute el comando Herramientas/Combinar correspondencia y haga un clic en el botón Combinar. En el cuadro de diálogo abierto, despliegue la lista del combo Combinar en y seleccione el item Impresora. Esto permitirá imprimir las cartas, luego de presionar el botón Combinar existente en la ventana y de que aparezca el clásico Administrador de impresión de Windows.
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