Cómo usar funciones en Excel

Las funciones constituyen una herramienta poderosa en Excel. ¿Por qué? Sintetizan operaciones o expresiones que, de otra manera, necesitarían un desarrollo mayor.

Utilizar una función es simple. Tomemos el ejemplo de la suma de dos números. Uno de ellos, 25, en la celda A1 y otro, 32 , en A2 ; luego, active la celda A3 . Hay dos caminos para insertar una función. Uno, ejecutar el comando Insertar/Función y el otro, presionando el botón Pegar función de la barra Estándar . No obstante, ambos llevan a la apertura del cuadro de diálogo Pegar función .

Este consta, básicamente, de dos cajas de lista. La izquierda sirve para seleccionar la categoría de la función ( Financieras , Fecha y hora , etcétera); paso indispensable para obtener, en la caja aledaña, Nombre de la función , las que forman el grupo.

En el ejemplo, la categoría que se debe marcar es Matemáticas y trigonométricas . Hágalo y busque Suma en el listado de funciones. Luego, seleccione ésta y pulse Aceptar . Antes de seguir observe que al elegir Suma apareció, debajo de ambas listas, la sintaxis de la función y una descripción de qué hace.

Ya que hablamos de sintaxis conviene aclarar que una función está compuesta por el nombre, que generalmente expresa para qué sirve, y por uno o más argumentos. Hay dos tipos de éstos: los obligatorios (indispensables para que la función sea calculada) y los opcionales (pueden obviarse). Al presionar Aceptar se abre una nueva instancia del comando. Dentro del recuadro Suma de la nueva ventana tenemos dos combos, Número 1 y Número 2 . El primero es obligatorio, mientras que el segundo es opcional. Por defecto, Excel ha completado el primero con el rango A1:A2 , precisamente lo que queremos sumar. Así que basta presionar Aceptar para que en la celda A3 quede fija la fórmula =Suma(A1:A2) .

Pero, claro, puede darse el caso que el rango tomado inteligentemente por Excel no sea el correcto. En esa circunstancia se debe presionar el botón en el extremo derecho del combo Número 1 . Esta acción minimiza la ventana, dejando sólo expuesto el combo, y activa la grilla de celdas. Marque en ésta el rango correcto, que se escribirá automáticamente en el combo, y presione el botón de éste para volver a la pantalla precedente del asistente y pulsar en ella el botón Aceptar .

Este procedimiento es válido para cualquier otra función de Excel por compleja que sea. Sólo se debe proporcionar al asistente los argumentos que solicite.

Una dentro de otra

Hay una aplicación más sutil al utilizar funciones: la inserción de una función dentro de otra (embebida), de forma tal que el resultado de una es el argumento de la otra, jerárquicamente superior.

Veámoslo con un ejemplo simple. Se deben sumar números positivos y negativos, pero necesitamos el valor absoluto del resultado; es decir, que no importa el signo que le haya quedado luego de la suma.

Para esto necesitamos dos funciones, ABS , que calcula el valor absoluto de un número, y nuevamente Suma . Ahora bien, ¿cuál es la que va embebida? Aquí es claro: el resultado de la función Suma es el argumento que necesita ABS ; por lo tanto, ésta es la principal y Suma la embebida. Pero, ¿cómo insertamos una dentro de otra? Escriba por ejemplo 25 en C1 , en C2 el valor -32 y active C3 para insertar allí la fórmula.

Abra otra vez la ventana Pegar función . Marque la categoría Matemáticas y trigonométricas y ya tendrá seleccionada ABS por ser la primera función del grupo. Así que pulse Aceptar para pasar al segundo paso: indicarle a la función cuál es su argumento a través del combo Número . Antes de hacer nada, observe el extremo izquierdo de la barra de edición de fórmulas, ubicada debajo de las barras de herramientas Estándar y Formato . Allí hay otro combo con la función ABS escrita en la caja. Presione el botón de dicho cuadro combinado y se abrirá un listado de funciones. Busque en él Suma , márquela y haga un clic. Automáticamente ésta se embebe en ABS y Excel toma como rango de suma C1:C2 , que es correcto. Pulse Aceptar y tendrá un ejemplo de una función embebida en otra.

Por Gabriel Tomich

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