Correspondencia combinada

La correspondencia, ya se ha dicho en otras oportunidades desde esta columna, constituye uno de los trabajos más comunes en una oficina.

Los procesadores de textos como Word poseen su propia herramienta para el manejo epistolar y el mailing (ver suplemento Informática Nº 110 del 25/5/98), basándose en un documento con el texto de la carta y otro, combinado, con los datos de los destinatarios.

Sin embargo, en muchas organizaciones la información sobre estos últimos (clientes, proveedores, usuarios, etcétera) suele estar almacenada en bases de datos. Dado este caso, aunque siempre es posible exportar los datos de una tabla a un documento, lo ideal es que éste se nutra directamente de la base. Eso es posible utilizando Word y Access.

Para un desarrollo práctico de esta solución se necesita contar con una tabla que contenga datos personales. El primer paso, entonces, es generar o abrir una base de datos que cumpla las condiciones especificadas. En este caso, por ejemplo, una tabla llamada Clientes compuesta por los campos ApellidoyNombre (Texto, 50 caracteres), Direccion (Texto, 50), Ciudad (Texto, 50), Provincia (Texto, 50), Pais (Texto, 50) y CodPostal (Texto, 5). Asegúrese que la tabla no sea del tipo Sólo de lectura para que el procedimiento pueda efectuarse (de lo contrario, el comando no estará disponible). También es posible usar una consulta, que resulta, en muchos casos, más adecuado.

Posteriormente ejecute el comando Herramientas/Vínculos con Office/Combinar con MS Word que produce la apertura de la única pantalla del Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word .

Este cuadro de diálogo ofrece un comando de selección con dos opciones: Vincular los datos a un documento Word existente y Crear un documento y vincular los datos al mismo . Marque esta última con un clic y presione el botón Aceptar para continuar. De inmediato, se abre la clásica interfaz de Word con un documento en blanco y la barra de herramientas Combinar correspondencia desplegada. En ésta pulse el botón Insertar campo de combinación : se obtiene un listado para disponer de los campos que componen la tabla Clientes .

Redacción y pegado

El siguiente paso es redactar la carta y, durante ese proceso, insertar convenientemente los datos provenientes de Access.

Por ejemplo, escriba el siguiente encabezado: Señor/Señora y a continuación pulse el botón Insertar campo de combinación y haga un clic en el campo ApellidoyNombre . Automáticamente, este nombre se insertará en el documento, garantizando que, cuando éste sea impreso, los datos correspondientes de cada registro aparecerán en esa posición. De idéntica forma puede agregar el resto de estos campos u otros que formen parte de una tabla. De esta manera, incluya una segunda fila con el título Dirección , seguido del campo del mismo nombre, y así sucesivamente con el resto de la información.

Para que luzca mejor, puede aplicar tanto sobre los títulos como en los campos cualquiera de los formatos disponibles para caracteres (negritas, itálicas, etcétera) ejecutando el comando Formato/Fuente .

Una vez concluida la redacción del documento, proceda a guardarlo en el disco rígido mediante el comando Archivo/Guardar como .

Para comprobar el funcionamiento de la combinación de archivos no es necesario realizar una impresión. Basta con presionar el botón Ver datos combinados de la barra de herramientas Combinar correspondencia (identificada con un icono con las letras ABC ). A la derecha de éste, además, se encuentran comandos para desplazamientos entre registros, lo que permite verificar la correcta inserción de cada uno de los datos.

Por otra parte, si desea ver cómo quedará impreso, ejecute una vista previa (utilice el botón correspondiente en la barra Estándar o ejecute el comando Archivo/Vista preliminar ) y presione el botón Ver datos Combinados .

En el futuro, el documento se vinculará automáticamente con la base de datos, sin necesidad de abrir Access para que esto ocurra.

Por Gabriel Tomich

---

Conforme a