El arte de sustituir caracteres y frases

Como se analizó en las dos últimas entregas de esta columna, el comando Buscar es sumamente útil para localizar palabras o frases. Pero esto resulta, en la mayoría de los casos, sólo una parte del trabajo. ¿Para qué necesitamos hallar esos fragmentos de texto? Casi siempre para reemplazar esas palabras o cadenas por otras.

Y en este punto entra en juego otro de los comandos complementarios de las búsquedas: Reemplazar .

Ya hemos visto que esta instrucción se ejecuta desde el menú Edición de Word 2000, aunque también puede ser activada con el atajo de teclado Ctrl+L . En realidad, sólo abrirá el mismo cuadro de diálogo del comando Buscar sólo que, por defecto, estará disponible la ficha Reemplazar .

Para un ejemplo simple del uso de esta herramienta recurriremos, una vez más, al truco de escribir sobre la hoja en blanco la función =rand() , para generar el conocido texto de prueba del veloz murciélago hindú que comía feliz cardillo y kiwi.

Con los párrafos en pantalla ubíquese en el inicio del escrito y corra el comando Edición/Reemplazar . De inmediato se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar , con la ficha Reemplazar en primer plano. Esta cuenta, básicamente, con dos cuadros combinados (combos): Buscar y Reemplazar con . En el primero, como su nombre lo indica, se debe escribir el texto por cambiar y, en el segundo, el que lo sustituye.

En Buscar escriba, por ejemplo, kiwi y, en Reemplazar , la palabra naranjas . Antes de efectuar la modificación debemos decidir cómo la ejecutaremos. Las opciones son dos: buscar y reemplazar una por una cada coincidencia, utilizando los botones Buscar siguiente y Reemplazar o, directamente, dejar el trabajo en manos de Word mediante el botón Reemplazar todos .

La primera opción consiste en presionar Buscar siguiente para, una vez hallado el primer kiwi , decidir o no su modificación; para esto último se debe pulsar el botón Reemplazar . El segundo método, en cambio, modificará todos los kiwi del texto en una sola operación.

Está claro que el uso de uno y otro sistema depende de la seguridad que se tenga para reemplazar las palabras. El primero es útil para evitar la repetición constante de una misma palabra en un escrito, para lo que podemos alterar sólo algunas. El reemplazo masivo, en cambio, sirve para ganar tiempo si no hay dudas respecto de la modificación.

En este ejemplo utilizaremos este último método, por lo tanto, presione el botón Reemplazar todos . Al concluir el recorrido automático a lo largo del texto, la aplicación despliega un cuadro con el mensaje Word terminó de buscar en documento y realizó reemplazos . Para salir, sólo cuenta, además del botón de cierre de ventana, con Aceptar . Si se arrepintió de las modificaciones no se preocupe, siempre puede deshacer la operación mediante el comando Edición/Deshacer Reemplazar todo , que restituirá todos los kiwi .

Caracteres especiales

Con el advenimiento de Internet, se ha hecho muy común bajar textos de la Red para editarlos en Word. Sin embargo, esto suele causar algunos problemas, en especial, con los finales de párrafo y los espacios.

¿Por qué? Porque al bajarse a Word, éste respeta el formato que el texto tenía en la página de Web; por lo tanto, al final de cada línea del escrito se encontrará con un caracter no imprimible de final de párrafo (¦). Como estos formatos de texto no son muy adecuados para trabajar en Word, es probable que muchos usuarios quieran mejorar la estructura eliminando la mayoría de estos caracteres. Pero, ¿cómo? Copie un texto en una página Web ( Ctrl+C ) y péguelo en Word ( Ctrl+V ). Con seguridad se encontrará con el problema descripto.

Para solucionarlo, ubique el cursor en el inicio del texto y corra la instrucción Edición/Reemplazar . En el cuadro de diálogo abierto, pulse el botón Más para desplegar la segunda sección de la ventana, que incluye las casillas de verificación Opciones de búsqueda (que sirven para configurar la operación), y los botones Formato , Especial y Sin formato .

Haga un clic dentro del combo Buscar para activarlo. Luego, presione el botón Especial para desplegar el menú que contiene. En éste, seleccione el ítem inicial, Marca de párrafo y, automáticamente, en el combo quedará escrito el código ^p , que simboliza al caracter ¦. Posteriormente, active el combo Reemplazar con y simplemente apriete la barra espaciadora para generar un espacio en blanco (también puede usar el menú del botón Especial y utilizar alguno de sus caracteres, por ejemplo, Espacio de no separación ).

Finalmente, se debe seleccionar el método de reemplazo. Si elige Reemplazar todos , obtendrá un texto continuo y fragmentado por grandes espacios (otra herencia del formato proveniente de Internet). Por lo tanto, es posible que sea mejor buscar y reemplazar con la combinación de botones Buscar siguiente y Reemplazar .

En este caso utilizaremos este último, así que pulse Buscar siguiente para localizar el primer salto de página. Luego, decida si se lo debe reemplazar o no. Del mismo modo, pueden modificarse otros caracteres especiales o espacios indebidos.

Por Gabriel Tomich

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