La creación de listas de destinatarios en Word XP

Uno de los elementos más prácticos del módulo de correspondencia de Word es el diálogo para cargar los datos de los destinatarios.

En la última entrega vimos algunos de los campos, pero hay más. Retomando el ejemplo, abra el archivo con la carta tipo y ejecute el comando Herramientas>Cartas y correspondencia>Asistente para combinar correspondencia . En forma automática, el panel de tareas se abre en la interfaz en que habíamos dejado; es decir, el paso 3 de 6.

Aún no contamos con el archivo de destinatarios. Así, cliquee Escribir una nueva lista de la sección Seleccione los destinatarios y, a continuación, pulse el enlace Crear en la siguiente fracción del panel de tareas, Escriba una nueva lista .

Tipee en los campos los correspondientes datos. Por ejemplo, Sr. en Título , Juan Manuel en Nombre , Rodríguez en Apellidos , Compañía del Norte SRL en Nombre de la organización , Av. Pueyrredón 4500 en Campo de dirección 1 y Capital Federal en el campo Ciudad . Luego, dé Enter en Provincia o estado y complete algunos o todos los datos del resto de la ficha: Código postal , por ejemplo, 1234 ; Argentina en País y, además, pueden incorporarse los teléfonos y el e-mail del destinatario en las cajas Teléfono privado , Teléfono del trabajo y Dirección de correo electrónico .

Luego, presione el botón Nueva entrada . De inmediato, Word almacena los valores cargados, limpia los campos y actualiza el contador Número total de entradas de la lista en el apartado Ver entradas .

Esta sección tiene una misión concreta: permitir la navegación entre los registros o entradas del listado de destinatarios. Por eso, una vez almacenado el primero de ellos se habilitan los botones Primera y Anterior . Cuando se incorpore uno más Word hará lo propio con los restantes: Siguiente y Ultima . En medio de estos cuatro comandos la interfaz tiene una caja con el número de registro editado. Así, incorpore varias entradas y podrá desplazarse directamente a la inicial con el botón Primera , a la precedente con Anterior , a la posterior con Siguiente o a la que cierra la lista con Ultima .

Pero todavía la base sigue sin guardarse en disco alguno. Para eso, pulse el botón Cerrar . Esto produce la apertura de la ventana Guardar lista de direcciones , un clásico diálogo de Office para almacenar archivos. Por defecto, en el combo Guardar en la aplicación ofrece la carpeta Mis archivos de origen de datos , un subdirectorio de Mis documentos que se crea automáticamente al trabajar con este tipo de listado. Déjelo o presione el botón del combo para desplazarse por el disco y guardarlo en la carpeta que más le convenga.

Escriba un nombre significativo en la caja Nombre de archivo (por ejemplo, Destinos1 ) y deje el tipo de archivo dado por default, Listas de direcciones de Microsoft Office (*.mdb) en el combo Guardar como tipo . Por último, pulse Aceptar .

En forma automática se despliega un nuevo cuadro de diálogo, titulado Destinatarios de combinar correspondencia , que sirve para gestionar los registros. Pulse Aceptar para cerrarlo por ahora.

También hay modificaciones en el panel de tareas, que cambia la sección Escriba una nueva lista por Utilice una lista existente .

La nueva sección informa que tenemos disponible la lista Destinos1.mdb y tiene dos links: Seleccionar una lista diferente y Editar lista de destinatarios . Si se cliquea esta última se abre el diálogo de gestión de registros, Destinatarios de combinar correspondencia .

Glosario

• Registro: conjunto de campos que se almacenan en una base de datos. Cada uno de estos grupos se refiere a una entidad: una persona, una empresa, etcétera.

• Mdb: acrónimo por Microsoft Data Base . Extensión para los archivos que almacenan registros en las aplicaciones de Office .

Por Gabriel Tomich

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