La evaluación de fórmulas en Excel XP

El poder de Excel reside, sin duda, en la capacidad de escribir fórmulas de cálculo. Y muchas son realmente complejas, lo que crea problemas para actualizarlas o modificarlas rápidamente.

En la última entrega analizamos cómo rastrear las celdas precedentes y dependientes, utilizando la herramienta Auditoría de fórmulas . Ahora, seguiremos con otros recursos de ésta.

Abra así una planilla y active una celda que contenga una fórmula. ¿Se puede conocer paso a paso los valores parciales que alimentan dicha fórmula? La respuesta es sí. Para hacerlo, corra Herramientas>Auditoría de fórmulas y en el menú emergente elija el ítem Evaluar fórmula . Esto abre la ventana con idéntico título.

En el ejemplo, utilizaremos =($B$2*(D15/($B$3*$B$6)))*$B$10 , que aparece escrita en la caja Evaluación del mencionado diálogo. A la izquierda, Excel indica, con el subtítulo Referencia , qué celda monitoreamos; aquí, Escalonamiento!$G$15 (la hoja de trabajo, seguida de la dirección de la celda).

Pulse ahora el botón Evaluar . Automáticamente la referencia $B$2 de la fórmula en la caja Evaluación cambia por el valor que contiene esta celda: 2,24 . Luego, vuelva a presionar Evaluar .

Ahora es la siguiente referencia en la fórmula, D15 , la que adopta el valor que contiene, 6000 . Así, presionando sucesivamente este botón las direcciones se cambian por los valores hasta llegar al resultado final que entrega la ecuación. Con este método, es fácil detectar errores en valores o cálculos intermedios.

El diálogo Evaluar fórmulas tiene otros dos botones: Paso a paso para entrar y Paso a paso para salir . Para ver el funcionamiento de éstos, cierre el diálogo y vuelva a ejecutar la instrucción Herramientas>Auditoría de fórmulas>Evaluar fórmulas . Luego pulse el primero de los botones mencionados. Esta vez, en lugar de reemplazar la referencia por el valor directamente en la caja Ecuación , Excel despliega la dirección Escalonamiento!$B$2 como subnivel en la sección Referencia y al lado de ésta el valor que contiene ( 2,24 ).

Si pulsa ahora el botón Paso a paso al salir , Excel cierra este subnivel y reemplaza el valor en la ecuación de la caja Evaluación . Así, pulsando una y otra vez ambos botones, la aplicación muestra los valores específicos de cada celda precedente de la fórmula.

Otro elemento del menú Auditoría de fórmulas es el comando Ventana de inspección . Esta muestra todos los datos de la celda activa: nombre del libro y la hoja de trabajo, referencia de la celda, resultado y la fórmula que contiene. Por su parte, el comando Modo de auditoría de fórmulas , muestra la sintaxis de las fórmulas en lugar de los valores en cada celda y recuadra las precedentes de la celda activa. Por último, Mostrar barra de herramientas de Auditoría de fórmulas despliega ésta que contiene todos los comandos del menú.

Glosario

Fórmula: ecuación en Excel que combina operaciones matemáticas y referencias de celdas que aportan los datos de cálculo.

Referencia: es la dirección de una celda. Está compuesta por la intersección de la letra de la columna y el número de la fila. Por ejemplo, B5 .

Por Gabriel Tomich

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