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La seguridad en las bases de datos
Access proporciona un completo módulo que establece contraseñas, jerarquías de usuarios y permisos para resguardar un sistema.
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LA NACIONGabriel Tomich
La seguridad es una de las características primordiales en los sistemas informáticos. En especial, cuando los archivos son compartidos, esto es, que corran en una red y estén al alcance de varios usuarios.
Idéntico caso se plantea con un sistema estructurado sobre una base de datos de Access. Pero, con un problema agregado: proteger los objetos y códigos de programación de cambios fortuitos o intencionales.
Cabe recordar que en una base de datos de Access existen 2 niveles: uno, que podemos denominar de programación o diseño de los objetos, y otro de ejecución, es decir, las pantallas que el usuario visualiza para cargar o consultar datos. Por supuesto, las personas que usan el sistema deben acceder a este último plano, pero no al primero.
Las preguntas principales por responder en esta temática, entre otras, son: ¿cómo manejar la seguridad general de una base de datos compartida? ¿Cómo determinar los niveles de acceso de los distintos usuarios? ¿Qué objetos se deben proteger y cuáles no?
Aunque los sistemas operativos de red proveen módulos que pueden filtrar el acceso de los usuarios a un sistema, Access también permite establecer sus propios límites de seguridad. Para esto, a partir del comando Herramientas/Seguridad , despliega varios ítem que dan la posibilidad de establecer contraseñas y otorgar permisos a usuarios grupales o individuales, entre otras configuraciones.
Una palabra clave
Una preocupación que surge de inmediato se refiere a cómo impedir que la base sea abierta por cualquier persona sin autorización.
La primera barrera es utilizar una contraseña o password general. Para aplicarla se deben considerar dos situaciones: si la base es nueva o ya existe.
En el primer caso, genere una base de datos mediante el comando Archivo/Nueva base de datos (o con el atajo CTRL+U ). Esta instrucción produce la apertura de un cuadro de diálogo con el icono Base de datos en blanco seleccionado (es la plantilla de las bases de Access). Por lo tanto, sólo presione el botón Aceptar . Se abre así la clásica ventana para ponerle nombre a la base. Por defecto, Access ofrece denominaciones como bd1.mdb , bd2.mdb , etcétera. Escriba, siempre que sea posible, uno más significativo, por ejemplo, Segura . Luego, apriete el botón Crear .
Con la base en pantalla, ejecute el comando Herramientas/Seguridad/ Establecer contraseña para la base de datos... Esta acción abre un pequeño cuadro de diálogo para escribir la contraseña y su confirmación.
Tipee una clave que recuerde sin dificultad, pero que no sea fácil de deducir por parte de otras personas. Tenga en cuenta que Access acepta una password compuesta por hasta 14 caracteres alfanuméricos, incluidos símbolos como % , & , etcétera. Finalice el proceso apretando el botón Aceptar .
A partir de ese momento, cada vez que pretenda abrir el archivo deberá tipear la clave correcta en una pequeña ventana que se abre automáticamente para tal efecto.
Si antes de cerrar la sesión se arrepintió de la contraseña o quiere cambiarla, todavía está a tiempo. Si ejecuta otra vez el comando Herramientas/Seguridad va a encontrar que la opción Establecer contraseña para la base de datos... fue reemplazada por Anular la contraseña establecida para la base de datos .
Seleccionándola se abre una ventana en la que, tras el pedido de Access de confirmar la password, ésta es eliminada.
Cuando ya existe
Para aplicar una contraseña general a una base de datos que ya exsite el proceso es similar. Pero hay un pequeño secreto.
Ejecute la instrucción Archivo/Abrir base de datos... (o CTRL+O ) para producir la apertura de la base de datos.
En el cuadro de diálogo que se abre seleccione la base que corresponda y, antes de presionar el botón Abrir , marque la casilla de verificación Exclusivo . Luego, sí pulse el mencionado botón .
Esta marca permite que la base sea abierta, precisamente, en forma exclusiva, lo que significa, en la jerga de las redes, que sólo el que la abre tiene acceso a ella en ese momento. Con esta condición sí se puede aplicar una contraseña a la base de datos.
De todos modos, si olvida este requisito, Access se lo recordará con un generoso mensaje.
