Las categorías de campos en Word XP

En la última entrega analizamos cómo combinar dos herramientas de Word , las tablas y los campos, para desarrollar un formulario.

Seguiremos esta línea para descubrir otros campos útiles tanto para formularios como para otros documentos comunes del estilo de cartas, memos y otros.

Por lo tanto, abra el archivo que utilizamos de ejemplo para incorporar la fecha. Luego, ubique el cursor en la última celda de la segunda fila de la tabla (la primera tiene un título) y escriba Hora: . De inmediato ejecute el comando Insertar>Campo . En el diálogo abierto, esta vez despliegue la lista del combo Categorías y en ella elija el ítem Fecha y hora .

Esta acción hace que en la lista Nombres de campos aparezcan sólo los relacionados con dichos elementos. Seleccione allí la opción Time y luego elija en la sección Propiedades de campo el formato horario que más le convenga, por ejemplo, 15:44 (los ítem del listado se actualizan en función de la fecha y hora que tenga Windows en el instante de abrir la ventana), que automáticamente se edita (lo que permite modificarlo) en la caja Formatos de fecha como HH:mm .

Información surtida

La categoría utilizada en el ejemplo, Fecha y hora , por supuesto no es la única. Una apertura de la lista del combo Categorías muestra las restantes: Automatización , Combinar correspondencia , Ecuaciones y fórmulas , Indices y tablas , Info. documento , Info. usuario , Numeración y Vínculos y referencias .

Seleccione, por ejemplo, el ítem Info. documento . Allí encontrará algunos campos útiles como Author , que aplica en el documento la empresa o la persona que esté registrada en Word como usuario (vaya a Herramientas>Opciones y cliquee la pestaña Información del usuario para verla o modificarla). Preste atención a la sección Propiedades del campo . En el caso de Author , le permitirá escribir uno nuevo o aplicar variados formatos: Mayúsculas , Minúsculas , Primera mayúsculas y Formato de título .

Esta categoría también ofrece datos como el nombre del archivo (campo FileName ), el tamaño ( FileSize ), el número de caracteres ( NumChars ), páginas ( NumPages ) y palabras ( NumWords ), entre otros. Además, si tiene duda respecto de para qué sirve cada campo, Word ofrece una breve descripción del seleccionado (con un clic) al pie de la caja Nombres de campo .

También resultan interesantes algunos de los campos de la categoría Vínculos y referencias . Por ejemplo, autotextos ( AutoText ); hipervínculos ( Hyperlink ), que permite incorporar un enlace a otro archivo de Office o dirección de Internet utilizando el botón Hipervínculo en la sección Propiedades del campo ; incluir un gráfico ( IncludePicture ); un texto ( IncludeText ) o hacer un enlace con archivos de imágenes y otros, mediante el campo Link .

No es todo aún: los campos también pueden utilizarse para realizar ciertos cálculos aritméticos en un documento de texto.

Trucos para expertos

Corrección de palabras en otro idioma en Word XP . En no pocos documentos los textos deben combinar palabras en español y en otros idiomas, en especial inglés. Como es conocido, si el idioma predeterminado de Word es el español, subrayará en rojo, como escritas en forma errónea, a las palabras en inglés. Ahora bien, si estas deben quedar en el documento ¿están correctamente tipeadas? El propio Word puede comprobarlo por usted así:

1°) Cliquee sobre la palabra escrita en inglés.

2°) Haga un clic con el botón secundario del mouse (el derecho).

3°) En el menú contextual que se despliega seleccione la opción Idioma .

4°) Esto abre un menú con los lenguajes especificados. Desde ya el predeterminado y casi con seguridad Inglés (Estados Unidos) . Elija esta opción y si la palabra está bien escrita Word borra el subrayado rojo.

5°) Para elegir otros idiomas, en el menú mencionado pulse el ítem Definir idioma . Esto abre el diálogo Idioma que permite seleccionar una variada cantidad de lenguajes.

Glosario

Formato: atributos de forma, color, estilo y otros que se aplican en los caracteres, párrafos y archivos.

Hipervínculos: leyendas activas, generalmente de color azul, que basta cliquear para abrir un documento de Office , otros archivos o una página de Internet.

Por Gabriel Tomich

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