Las claves para imprimir planillas en Excel XP

Desde que la computación personal llegó a los hogares y las oficinas, imprimir la información se ha transformado en una tarea clásica. Hasta el punto que nadie tiene una PC sin su correspondiente printer.

Pero no siempre resulta fácil plasmar en el papel lo que parece perfecto en la pantalla. Aquí, veremos algunos secretos de Excel para imprimir correctamente.

Antes que nada se debe generar una planilla de prueba. Para el análisis posterior de los encabezados estableceremos dos líneas de título. Así, en C1 escriba Precio . Luego, desde A2 hasta C2 tipee Nro.Artículo , Descripción y Unitario , respectivamente. En la columna A, a partir de la celda A3 genere códigos de artículos alfanuméricos, como por ejemplo, A01 , A02 , A03 y así sucesivamente. Incorpore una buena cantidad de líneas con la idea de que deba imprimirse más de una hoja. En el resto de las columnas basta cargar datos coherentes con los títulos.

Manos a la obra

En Excel, el primer paso es determinar con claridad qué es lo que se debe imprimir. En términos de las planillas de cálculo, cuál es el rango por plasmar en el papel.

Para esto, marque el rango en cuestión. En nuestra planilla de ejemplo es A1:C38. A continuación ejecute el comando Archivo>Area de impresión>Establecer área de impresión . Observe que el contorno del rango asume un tipo de línea doble con pequeños rectángulos. Este es el indicador visual respecto de cuál es el área de impresión. Esta se mantiene fija hasta que no se determine otra, con el mismo método, o se corra el comando Archivo>Area de impresión>Borrar área de impresión . Tenga en cuenta que al trabajar con otras celdas o rangos, el área por imprimir queda encerrada en una línea punteada simple. Ahora, ¿para qué hacer esto? Porque Excel puede incluir en la impresión sectores de la planilla que no corresponden.

Otro punto importante antes de malgastar hojas es configurar correctamente la impresión. Para eso, corra la instrucción Archivo> Configurar página . Esta acción abre un cuadro de diálogo con cuatro solapas: Página , Márgenes , Encabezado y pie de página y Hoja .

En la primera hay elementos importantes. Uno de ellos es cómo orientar el papel; es decir, dejarlo vertical, mediante la opción de idéntico nombre en el comando de opciones excluyentes Orientación , o imprimir en forma apaisada, cliqueando el ítem Horizontal . Haga esto último, sin dudar, en trabajos que dispongan de muchas columnas, evitando así que algunas queden afuera.

No es el único truco para lograr que toda la impresión entre en el ancho de la hoja. Si le queda alguna columna rebelde: observe que esté marcada la opción Ajustar al % del tamaño normal en la sección Escala y baje el valor 100 , dado por defecto en el comando numérico adjunto, a 95 , 90 o menos aún, hasta que todo el rango quepa en la página. De todos modos, tenga cuidado con esto: la disminución de la escala implica que las letras y los números también serán más pequeños. Antes de bajar en exceso, trate de ajustar los datos y achicar el ancho de las columnas.

Al pie de esta pestaña, Página , hay otro parámetro fundamental: el tamaño del papel. Este está perfectamente normalizado; es decir, sus dimensiones responden a normas preestablecidas. En nuestro país hay básicamente tres medidas muy utilizadas: A4 (210 x 297 mm), que responde a una norma del Instituto Argentino de Normalización (IRAM); US Letter o Carta (215,9 x 279,4 mm), y US Legal u Oficio (215,9 x 355,6 mm), que surgen de reglas norteamericanas, por lo tanto, pasadas de pulgadas a milímetros.

Como sea, elija con exactitud el papel que utiliza para trabajar, con objeto de tener en la pantalla las dimensiones correctas de las hojas de impresión.

El siguiente combo, Calidad de impresión , está intrínsecamente ligado con la resolución de impresión que es capaz de alcanzar el printer. Por lo general, Excel muestra por defecto el valor máximo de esta medida, que se expresa en puntos por pulgada (ppp), o dpi ( dots per inches , en inglés). En la próxima entrega seguiremos analizando otros parámetros y cuestiones relacionados con la impresión de planillas de cálculo.

Trucos para expertos

Buscar objetivos en Excel XP . El poco utilizado comando Buscar objetivo es una de las herramientas de Excel del tipo análisis Y si (sic), que básicamente son métodos para variar valores de ciertas celdas y analizar cómo esos cambios modifican los resultados dados por fórmulas. El caso más concreto es cuando se utilizan tasas de interés. Para comprender el uso de la instrucción Buscar objetivo organice el siguiente rango de datos:

1°) Tipee Importe en A1, Plazo en meses en A2, Tasa en A3 y Pago en A4. Luego, desde B1 hasta B3, los valores 100.000 , 180 , 5,02% (formatee la celda como Porcentaje ) y escriba la fórmula =PAGO(B3/12;B2;B1) en B4. Automáticamente, ésta arroja un resultado de $ -791,84 . Se quiere conocer cuál es la tasa por aplicar para lograr un pago de 900 pesos.

2°) Active la celda B4 y ejecute el comando Herramientas> Buscar objetivo .

3°) Se abre el cuadro de diálogo con ese título.

4°) Haga un clic en el botón del combo Definir la celda y seleccione la celda B4, que contiene la fórmula.

5°) Escriba -900 en la caja de texto con el valor . Es la cifra de pago que se quiere alcanzar.

6°) Seleccione o tipee B3 (la tasa) en el combo para cambiar la celda .

7°) Pulse Aceptar . Tras algunos segundos de cálculo, la celda B3 cambiará automáticamente por 7,02% , lo que recalculará la celda B4, también en forma autónoma, para obtener -900 .

Glosario

Printer: término en inglés por impresora. Adoptado como jerga, se utiliza como sinónimo de aquélla.

Rango: conjunto de celdas variable que se selecciona como unidad para aplicar formatos, cálculos u otras operaciones a todo el bloque.

Por Gabriel Tomich

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