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Las etiquetas para mailing en Word XP
Una forma práctica de imprimir los datos del correo
1 minuto de lectura'
LA NACIONGabriel Tomich
La última semana se analizó cómo confeccionar e imprimir los datos de destino y remitente sobre la superficie de un sobre. Pero Word ofrece una variante más productiva, en especial si debe realizarse un mailing más amplio: generar etiquetas autoadhesivas.
Veámoslo desde el punto de vista práctico. Así, abra un documento en blanco y ejecute el comando Herramientas>Cartas y correspondencia>Sobres y etiquetas . Esta acción despliega el cuadro de diálogo con ese título. En él haga un clic en la pestaña Etiquetas .
Como en la interfaz de los sobres, lo primero que encontramos es la caja de texto Dirección para escribir los datos del destinatario de la carta. Allí, por supuesto, pueden tipearse los datos de una persona o empresa, lo que es perfecto si sólo se va a producir una etiqueta aislada. Luego, bastaría cliquear la opción Sólo una etiqueta en la sección Imprimir y presionar el botón de idéntico nombre para concluir el trabajo.
Pero generar etiquetas tiene sentido si se van imprimir varias (recuerde que éstas vienen en planchas de una hoja que se cargan en la impresora). Si éste es el caso, pulse el botón Nuevo documento .
Se crea en forma automática un archivo con el nombre Etiquetas seguido de un número (por ejemplo, Etiquetas5 ) según el orden de generación de archivos que lleve Word.
Lo importante es que este documento ya viene formateado. Es decir, presenta una clásica tabla con cuatro celdas que simulan etiquetas. Por lo tanto, en cada una de ellas pueden tipearse los datos de distintos destinatarios. Hágalo para generar una entrada de prueba.
Tenga en cuenta que puede generar más etiquetas pulsando la tecla Tab al final de la última celda. El documento puede contener varias hojas y decenas de destinatarios, por lo que resulta prudente almacenarlo en el disco con un nombre significativo, ejecutando el comando Archivo>Guardar como .
Dimensiones que cambian
Antes de imprimir las etiquetas tenemos otras tareas que hacer. Pulse el botón Opciones para abrir la ventana Opciones para etiquetas .
En ella, le indicamos a la aplicación de qué tipo es la impresora, mediante un comando de opciones excluyentes con los ítem Matricial y Láser e inyección (marcada por defecto) en la sección Información de impresora . Cambie esta opción sólo si utiliza aún una impresora de matriz de puntos con cinta. Además, deje la opción Alimentación manual en el combo Bandeja .
En la siguiente sección, Información de etiquetas , se debe seleccionar el tipo por utilizar en el combo Etiquetas . La opción por defecto es Avery estándar EE.UU. , aunque en nuestro país posiblemente lo mejor es elegir el ítem Avery Tamaños A4 y A5 , porque la mayoría de las páginas que se utilizan es de tamaño A4 (210 x 297 mm). De todas formas, las etiquetas suelen venderse convenientemente identificadas.
En función del tipo elegido en el combo Etiquetas , se modifican los ítem del listado Número de producto , que enumera los distintos subtipos que pertenecen a dicha categoría de etiquetas. Allí debe seleccionarse la que corresponda. Para ratificar que todo esté bien, observe la segunda sección Información de etiquetas que exhibe los datos salientes de la selección: tipo, alto, ancho y página (es decir, de qué tamaño es la página).
Perfecto, pero suele ocurrir que las dimensiones reales de nuestra etiqueta no se ajustan a los parámetros definidos por Word. Para eso, pulse el botón Detalles o su similar Nueva etiqueta . Ambos abren la ventana Nuevo Personal para láser con una informativa Vista previa y una serie de combos y comandos numéricos para personalizar dichas dimensiones.
Así, ponga a ésta un nombre significativo en la caja Nombre de etiqueta (por ejemplo, MiEtiqueta ) y luego estipule los parámetros Margen superior , Margen lateral , Extremo vertical , Extremo horizontal , Alto de etiqueta , Ancho de etiqueta , Número horizontal (cuántas etiquetas tiene cada fila de la hoja) y Número vertical (ídem en una columna). Por último, seleccione el tamaño de hoja que corresponda (por lo general A4) en el combo Tamaño de la página . Finalmente, cierre con Aceptar .
De vuelta en el diálogo Sobres y etiquetas deje la opción por defecto en la sección Imprimir ( Página entera con la misma etiqueta ) y presione el botón Imprimir para finalizar la tarea.
Glosario
Mailing: dícese de la tarea que involucra la creación e impresión de cartas, sobres y etiquetas en gran cantidad.
Formateado: neologismo que viene de deformar el verbo inglés format (dar formato) que sirve para indicar que un documento, párrafo u otro objeto cuentan con una serie de parámetros fijos.
Trucos de expertos
Extractar imágenes en Power Point. Internet mediante, el correo electrónico suele estar repleto de mensajes con archivos adjuntos de esta aplicación de presentaciones con bromas, chistes e imágenes. Ahora bien, ¿se pueden extraer esas imágenes embebidas en una diapositiva de PowerPoint, sin cargar con los archivos íntegros, que suelen ser bastante pesados? La respuesta es sí y el método es muy fácil:
1°) Abra la presentación de PowerPoint, ya sea directamente desde el cliente de e-mail o bajándolo previamente al disco rígido.
2°) Seleccione la diapositiva que corresponda en el panel selector ubicado a la izquierda.
3°) Haga un clic derecho sobre la imagen.
4°) Se despliega el correspondiente menú contextual.
5°) En él seleccione la opción Guardar como imagen.
6°) Se abre el clásico cuadro de diálogo para elegir la ruta y destino donde se guardará el archivo en el disco.
7°) Cliquee el botón del combo Guardar como tipo y encontrará los formatos habituales de imágenes (.JPG, .GIF, .TIF, .BMP, etcétera).
