Las fórmulas y sus conceptos básicos en excel XP

En la entrega anterior se mencionó que uno de los aspectos más importantes del trabajo con las planillas de cálculo consistía en la utilización de fórmulas.

Pero, ¿qué es una fórmula? Es una ecuación que involucra una o más operaciones y sus respectivos operandos.

Veamos un ejemplo. Escriba el valor 10 en la celda A1; en B1, escriba 20 . Luego, active la celda C1, simplemente desplazándose hasta ella, y escriba =A1+B1 . En cuando presione Enter la celda mostrará 30 , la suma de A1 y B1.

También se pudo haber escrito, (por ejemplo en A10), la operación =10+20, y hubiésemos obtenido el mismo resultado. Pero ¿qué pasa si debemos variar los valores constantemente para el cálculo? Para esto, la segunda opción no resulta muy práctica.

En cambio, con el primer método basta cambiar los valores en A1 o B1 (o en ambas), las celdas cuyas referencias toma la fórmula en C1, para que ésta se recalcule en forma automática. En otras palabras, active A1 , escriba 40 y apriete Enter en reemplazo del 10 . En C1 automáticamente se leerá 60 .

En esto, que parece tan simple, reside la potencia de las planillas de cálculo. Imagine una hoja repleta de variables: sólo basta tipear nuevas cifras para obtener los resultados. Moraleja: el tesoro son las fórmulas.

El igual marca la diferencia

Antes de seguir adelante resulta indispensable tener en cuenta ciertas convenciones para escribir una fórmula.

Por ejemplo, ¿cómo distingue Excel entre un texto y una fórmula, que también utiliza caracteres alfanuméricos? La primera clave es el símbolo = (igual) que debe escribirse siempre como carácter inicial para que el programa reconozca la expresión por escribir como una fórmula. Pero, obviamente no es todo. Como ya vimos, la ecuación debe contar con una operación reconocible por la aplicación y con las referencias o direcciones de celdas adecuadas. Cabe aclarar que si se escribe +A1+B1 (o con signos negativos) Excel también entiende que se trata de una fórmula y automáticamente le agregará el signo = adelante.

¿Cuáles son los operadores que Excel reconoce? Las cuatro operaciones aritméticas: +, - , * (multiplicación) y / (división). A estas se puede agregar % (porcentaje directo) y ^ para la exponenciación.

En la próxima entrega veremos ejemplos específicos para estos dos últimos operadores (el porcentaje y la potencia), así como otras operaciones que no tienen nada que ver con números.

Glosario

• Variables: valores factibles de ser modificados o cambiados para obtener otros resultados.
• Convenciones: reglas que se deben observar para la escritura de fórmulas, funciones y otras operaciones.
• Precedencia: orden en el que deben ejecutarse las operaciones aritméticas para obtener el resultado correcto.
• Concatenar: unir dos cadenas de caracteres en una sola mediante un operador.

Trucos para expertos

Operaciones aritméticas en Word

• 1º) Genere una tabla con tres columnas.
• 2º) Escriba valores en las dos primeras celdas. Por ejemplo, 10 y 20.
• 3º) Ejecute el comando Tabla>Fórmula . Se abre el cuadro de diálogo con este último título.
• 4º) Por defecto, en la caja de texto para fórmulas aparece escrita la función =SUM(LEFT) que sumará los valores de todas las celdas ubicadas a la izquierda (no importa su número) de la que contiene esta fórmula.
• 5º) En el caso de operaciones aritméticas, puede seleccionarse el aspecto estético de las cifras desde el cuadro combinado Formato de número.
• 6º) Desde Pegar función pueden elegirse operaciones como redondeo, valor absoluto y producto, entre otras. Basta limpiar la caja Fórmula y seleccionar una de ellas.

Por Gabriel Tomich

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