Las propiedades de los cuadernos

En el último número analizamos las principales características de los cuadernos ( binders ) provistos por Office para estructurar proyectos.

Como vimos, estos cuadernos permiten agrupar documentos, planillas de cálculo, gráficos y hasta presentaciones de PowerPoint (incluidas las respectivas plantillas de cada aplicación) en una unidad que, entre otras ventajas, permite un manejo más organizado de un conjunto de archivos que tienen un origen común.

El ejemplo práctico desarrollado, Autos.obd , es el punto de partida para estudiar otras particularidades de los binders.

Para disponer de este archivo, abra la carpeta que contiene el icono Cuaderno de Microsoft (por lo general, la que crea el paquete cuando se instala), haga un doble clic en él para correr la aplicación y ejecute el comando Archivo/Abrir cuaderno . Esto produce la apertura de un cuadro de diálogo para buscar el archivo (para el ejemplo, Autos.obd ) en el disco, seleccionarlo y editarlo presionando el botón Abrir (o, directamente, realizando un doble clic sobre el nombre).

En la última entrega se analizaron todos los componentes del menú Sección , con excepción del ítem Propiedades de la sección . Sin embargo, antes de tratar esta herramienta en particular conviene estudiar su homónimo, pero en el nivel de cuaderno. Concretamente, la instrucción Archivo/Propiedades del cuaderno .

Ambos comandos (tanto para el cuaderno como para una sección) contienen el mismo cuadro de diálogo compuesto por 5 solapas o pestañas: General , Resumen (abierta por defecto), Estadísticas , Contenido y Personalizar . Por lo tanto, analizaremos en primera instancia el de mayor jerarquía.

Para eso, una vez abierto el cuaderno corra la instrucción Archivo/Propiedades del cuaderno , que permite obtener el mencionado cuadro de diálogo.

Información y estadística

La solapa Resumen consiste, básicamente, en un sumario para reconocer la autoría, objetivos y responsables del cuaderno. Por eso, la solapa cuenta con las cajas de texto Título (sirve para buscar más rápido el archivo), Asunto (un concepto básico que puede usarse para definir su utilidad), Autor , Responsable y Organización (compañía o institución), en un primer grupo. Además, posee las cajas Categoría (útil para establecer categorías de archivos: planillas, documentos, etcétera), Palabras clave (facilitan la búsqueda del archivo), Comentarios y Base del hipervínculo . Esta última opción permite escribir las rutas ( path ) de acceso al cuaderno (por ejemplo, C:\Mis documentos ) en discos locales o de red, y las direcciones de Internet con las que puede estar vinculado.

Por su parte, la solapa General contiene un rápido resumen de las características del archivo Autos.obd : Tipo (Cuaderno de Microsoft Office), Ubicación (ruta de acceso), Tamaño (en KB y bytes), Nombre MS-DOS , Creado (fecha y hora de creación), Modificado (fecha y hora de la última edición salvada), Abierto y las casillas de verificación con los 4 atributos aplicables a un archivo: Sólo lectura , Lectura-escritura , Oculto y Sistema .

La tercera pestaña, Estadísticas , permite visualizar información cuantificada sobre los contenidos del cuaderno. También muestra algunos datos incluidos en la solapa General : Creado , Modificado y Abierto . En este grupo incluye uno nuevo: Impreso . Todos ellos son del formato fecha y hora.

Luego el informe muestra los ítem Guardado por (por defecto el nombre, por lo general, del creador del archivo), Número de revisión (la cantidad de veces que se lo editó) y Tiempo de edición (cuántos minutos se consumieron en las sucesivas ediciones). Por último, la ventana cuenta con un listado, Estadísticas , con dos columnas: Nombre y Valor . En ellas se reflejan datos como el número de caracteres (con y sin espacios), la cantidad de bytes, páginas, diapositivas, párrafos, líneas, palabras, notas, diapositivas ocultas y clips multimedia.

Un árbol de las secciones que componen el cuaderno es proporcionado por la solapa Contenido . Concretamente, el listado Contenido del documento presenta un resumen del encadenamiento de las secciones que componen el binder.

Atributos personalizados

Dado que un proyecto puede tener más características que las presentadas en las pestañas precedentes, el cuadro de diálogo Propiedades incluye la solapa Personalizar , que permite al usuario incorporar los atributos que le parezcan necesarios para gestionar y seguir su proyecto con mayor eficiencia.

En esta solapa se encuentran 3 cajas de texto: Nombre , Tipo y Valor que, utilizadas en conjunto, configuran cada nueva propiedad. El funcionamiento es el siguiente: escriba una denominación para la propiedad o selecciónela del listado que se encuentra debajo del cuadro Nombre . Por ejemplo, busque y marque el valor Proyecto de dicho listado. Luego, deje en el combo Tipo (las opciones son Texto , Fecha , Número y Sí o no ) el valor por defecto, Texto . Pase a Valor y escriba, por ejemplo, Diseño de la caja de velocidades . En el momento que comience a escribir este texto se activará el botón Agregar , que hasta entonces se mantiene deshabilitado. Púlselo para que la nueva propiedad se incorpore al listado Propiedades , conformado por las 3 columnas que componen el atributo ( Nombre , Valor y Tipo ). Dicho sea de paso, el ancho de estas columnas puede modificarse ubicando el cursor sobre las líneas divisorias de sus cabeceras. Al hacer esto, el icono del puntero cambia al de la barra vertical con flechas a izquierda y derecha; luego, basta un clic y arrastrar el mouse para regular el ancho de la columna.

Los valores del listado Nombre son variados: Alto de correo , Asunto , Cliente , Comprobado por , Departamento , Destino , Disposición , División , Editor , Elaborado por , Estado , Fecha de finalización , Fecha de registro , Grupo , Idioma , Número de documento , Número de teléfono , Oficina , Origen , Propietario , etcétera.

Estas propiedades personalizadas también pueden eliminarse o modificarse. Para eso, busque la propiedad en cuestión en el listado Propiedades y selecciónela con un clic sobre el nombre. Automáticamente se activa el botón Eliminar , que basta presionar para borrarla.

Para editarla con el objeto de alterar su contenido, haga un clic en la columna Nombre de la línea que le corresponde a la propiedad en el listado Propiedades , por ejemplo en Proyecto , para que el botón Agregar cambie por Modificar . No obstante, éste se mantiene desactivado. Para activarlo, busque el valor Proyecto en el listado de la caja de texto Nombre y haga un clic en él: esta acción habilita al botón Modificar y permite cambiar el tipo y valor de la propiedad.

Como se mencionó precedentemente, el cuadro de diálogo Propiedades de la sección (comando Sección/Propiedades de la sección ) es idéntico, pero la información es mucho menor. Por ejemplo, la solapa General carece de datos y no existe el listado de Estadísticas (sólo mantiene la información básica de Creado , Modificado , Abierto , Impreso , etcétera) referida a la sección. El resto es exactamente igual.

Por Gabriel Tomich

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