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Los fundamentos de Excel en Office XP
Esta aplicación, de enorme potencia, se basa en unos pocos conceptos simples
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LA NACIONGabriel Tomich
El actual Excel , ya desde hace un par de versiones atrás, se basa en un formato de archivo denominado Libro que puede contener múltiples Hojas de cálculo . Cada hoja tiene un nombre, que aparece en la pestaña inferior.
Este esquema de libro y hojas tiene una ventaja importante: permite mantener en un mismo archivo trabajos complejos, como por ejemplo un presupuesto o un balance.
Ahora bien, las hojas de cálculo están formadas por celdas, que surgen de la intersección de filas (identificadas por números) y columnas (identificadas por letras). Este dato no es menor: la conjunción del número de la fila y la letra de la columna expresan la referencia o dirección de la celda. Por ejemplo, A1 es la celda del vértice superior izquierdo de la hoja de cálculo. Cada planilla u hoja individual tiene 65.536 filas y 256 columnas; por lo tanto, la referencia de la última celda es IV65536.
Cada celda es independiente de las demás. Son pequeños contenedores en los que pueden almacenarse cifras aptas para realizar operaciones aritméticas, financieras y estadísticas; textos y, lo más importante para una planilla de cálculos, en ellas pueden enunciarse fórmulas.
Una visita a lo que se ve
La interfaz de Excel contiene un menú principal y, luego, las barras de herramientas Estándar y Formato . Inmediatamente debajo se encuentra la Barra de fórmulas . Esta tiene en su extremo izquierdo un combo llamado Cuadro de nombres , que tiene diversos usos, y a continuación un sector para editar el valor de la celda activa, cuya referencia o dirección figura en el Cuadro de nombres .
Al pie, debajo de la barra con los botones para moverse entre las hojas de trabajo y las pestañas con los nombres, se encuentra la Barra de estado que exhibe, a través de indicadores, ciertas configuraciones (por ejemplo, NUM indica que está activado el teclado alfanumérico, entre otros símbolos).
Para activar otra hoja de trabajo distinta de Hoja1 basta hacer un clic sobre la pestaña que la identifica.
¿Cómo insertamos o eliminamos hojas?¿Puede cambiarse el nombre? Para ambas preguntas el método más simple es hacer un clic derecho sobre cualquiera de las pestañas para abrir el correspondiente menú contextual. Este incluye las opciones Insertar (agrega una nueva hoja), Eliminar , Cambiar nombre , Mover o Copiar (permite alterar el orden de las páginas o generar una nueva a partir de otra existente), Seleccionar todas las hojas (realiza una selección múltiple para aplicar luego algún tipo de función), Color de etiqueta (una novedad de Excel XP por la que abogaban no pocos usuarios: ponerle un color identificatorio a cada hoja) y Ver código (olvídese por ahora de esta opción: abre la ventana para escribir macros en Visual Basic).
Por supuesto, hay atajos de teclado y otros comandos para realizar estas operaciones, pero por ahora es suficiente.
Glosario
- Fórmulas: expresiones que utilizan los contenidos de una o más celdas como argumentos de una operación aritmética o de otro tipo. Por ejemplo, =A1+A2.
- Celda activa: es la celda seleccionada. Basta un clic o moverse con el teclado para hacerlo. Se destaca de las demás porque su contorno está remarcado con líneas de mayor grosor que el de las otras.
- Menú contextual: se abren en todos los programas de Office con un clic en el botón derecho del mouse. La lista de opciones varía según la tarea o situación en la que se está trabajando. De allí su nombre de contextual.
Trucos para expertos
Fórmulas matriciales en Excel. Se trata de un tipo de fórmulas que permite combinar funciones y realizar múltiples cálculos a través de un rango de celdas (o matriz, de allí su nombre). Un ejemplo aclarará su uso.
- 1º) en A1, A2 y A3 escriba Vendedor , Valor y Acumulado .
- 2º) En A2 y A5, escriba un nombre cualquiera; por ejemplo, Pedro . En A3 y A6, Pablo , y en A4 y A7, Diego . Estos son nuestros vendedores.
- 3º) Tipee valores desde B2 hasta B7. Por ejemplo, 20 , 30 , 50 , 70 , 120 y 150 .
- 4º) Escriba en C2 la fórmula =SUMA(SI($A$2:A2=A2;$B$2:B2)) y guárdela ejecutando el atajo Ctrl+Mayúsculas+Enter . Excel almacenará la fórmula encerrada entre llaves, lo que la identifica como una fórmula matricial.
- 5º) Use la función de Autollenado para copiarla en el resto de la columna C y obtendrá en ella la sumatoria de valores que le corresponde a cada vendedor.
Observe que la condición lógica de la fórmula compara el valor de la celda An con las que la anteceden en el rango de nombres. El segundo parámetro, a su vez, aporta el valor que corresponde sumar al totalizador de cada vendedor.
Por Gabriel Tomich
