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Outlook al máximo
Trucos y consejos para usar este gestor de e-mail y datos personales
1 minuto de lectura'
LA NACIONRicardo Sametband
Más de un usuario novel ha incurrido en el error, alguna vez, de confundir el Microsoft Outlook con el Microsoft Outlook Express. Está claro, el nombre no ayuda ni tampoco la función básica de ambas aplicaciones: el envío y la recepción de correo electrónico.
Pero en el nombre está su distinción. Uno es un centro de comunicaciones y manejo de información pensado para la oficina, aunque no está limitado a ella. Excede el intercambio de correo electrónico, al permitir administrar contactos, una agenda de citas (y compartir y crear eventos entre varios usuarios), definir tareas y asignarles prioridades. El otro es la versión mínima de este programa, limitado a la parte del e-mail, y hoy integrado al Internet Explorer.
El cliente de correo de Outlook no tiene mayores secretos. Al usarlo por primera vez, le ofrecerá configurar una cuenta de correo. Si no lo hace, o si lo que se quiere es activar una segunda casilla, puede acceder a la ventana de configuración desde Herramientas>Cuentas de correo electrónico.
Allí habrá que indicar el nombre del usuario, la dirección de correo electrónico, la contraseña de acceso a la casilla, y los dominios de los servidores de entrada y salida de e-mail.
En la solapa Avanzadas también es posible definir si los mensajes se descargarán del servidor de correo o si serán mantenidos allí hasta que se los borre, se los quite de la Bandeja de entrada o transcurra una determinada cantidad de días, algo muy útil para revisar el correo en más de una computadora y tener la mayor cantidad de mensajes disponible.
En lo que Outlook difiere del Outlook Express es en el manejo de los mensajes de una cuenta POP almacenados en la PC del usuario. Mientras que en el último cada carpeta (la Bandeja de entrada, la de salida, las que haya creado el usuario) se almacena por separado en un archivo de extensión .DBX, en el Outlook todo queda guardado en un único archivo de extensión .PST.
Si se está usando un servidor Exchange en un ambiente corporativo, el funcionamiento es diferente: los mensajes que están en la Bandeja de entrada quedan almacenados en un servidor remoto, y al eliminarlos o copiarlos al disco rígido del usuario el espacio que ocupan en ese servidor se recupera en forma efectiva. No obstante, los mensajes que el usuario copia a su propio disco (sus carpetas personales) se guardan en un PST.
Quienes tengan un tráfico de correo electrónico más o menos activo saben que esto puede traer dolores de cabeza, porque el archivo crece a niveles tales que dificulta hacer una copia de seguridad.
En el PST está, en principio, todo lo que alguna vez pasó por las carpetas del cliente de correo. ¿Los primeros mensajes que mandó para probar que la cuenta funcionaban? Están. ¿Ese medio millón de ofertas de Viagra, pastillas para bajar de peso y diversos objetos de origen diverso y oscuro? Están. ¿El chiste semanal que envía a sus amigos? Está. Todo se guarda, aun cuando haya sido borrado.
Esta característica transforma al PST en una bola de nieve digital, que eventualmente puede tornarse inmanejable, e incluso dañarse.
Salvo, claro, que se apele a la herramienta Compactar, que reduce el PST a su tamaño real, es decir, al que ocupan los mensajes disponibles en las distintas carpetas de la casilla del usuario, eliminando del PST los mensajes borrados.
Esta herramienta no es para impacientes: compactar una casilla de varios cientos de megabytes le puede llevar toda la noche, sin exagerar.
En Outlook 2000 y XP (también conocido como 2002) el límite de tamaño para un archivo PST es de 2 GB. En la versión 2003 está en 20 GB. Superado ese techo, Outlook reportará un error al intentar acceder a la carpeta: es decir, a todos los mensajes, incluyendo la Bandeja de entrada, si se está usando una cuenta POP.
Para prevenir este y otros problemas hay que instalar los Service Pack y actualizaciones que Microsoft libera en http://office.microsoft.com /es-es/default.aspx .
Si surge un problema con un Outlook no parchado, la solución será descargar la aplicación 2gb152.exe del sitio de Microsoft ( www.microsoft.com /downloads/rele-ase.asp?ReleaseID =44353area=searchordinal=1 ), cortar el archivo PST en dos y usar la herramienta Scanpst.exe (se instala con el Office, y queda alojada en C:\Archivos de programa\Archivos comunes\System\Mapi\3082\) para validar el archivo más grande, abrirlo con el Outlook y comprimirlo para reducir su tamaño. Microsoft recomienda dejar el archivo grande lo más cercano a su tamaño original posible, y que el trozo pequeño ronde los 20 MB.
Si al compactar no se reduce el archivo, la solución será crear varios archivos de carpetas personales en formato PST con la función Autoarchivar, discriminando los mensajes por fecha o tema, en Herramientas>Opciones>Otros>Autoarchivar. Luego, el PST original deberá ser compactado para reducir su tamaño.
Visitando www.microsoft.com/downloads/search.aspx? displaylang =es e iniciando una búsqueda con la frase Copia de seguridad de carpetas personales se encontrará la aplicación pfbackup.exe, para hacer un backup automático del PST.
Si por alguna razón necesitamos recuperar el e-mail guardado allí, habrá que ir a Archivo>Abrir>Archivo de datos de Outlook e indicar la ubicación del PST.
Para recuperar e-mail del Express habrá que importarlo: Archi-vo>Importar y exportar>Importar direcciones y correo de Internet, y ahí elegir la versión del OE que usamos. Allí se ofrece una forma de reducir un PST, haciendo una copia de e-mail viejo en otro formato, como un archivo de texto separado por comas, por tabuladores y demás. Para mantener su formato de correo electrónico no habrá más que seleccionar los mensajes por mover (o copiar, si se mantiene presionada la tecla Control) y arrastrarlos a la carpeta de destino, para que se guarden como archivos de formato .MSG y sean grabados en un CD o en un disco remoto, y sus datos se preserven de cualquier accidente digital.
Un truco para poder crear notitas amarillas en el Escritorio: busque la ubicación del outlook.exe (con Inicio>Buscar), cree un acceso directo en el Escritorio con la ruta completa (es decir, todo lo que está entre C:\ y .exe) encomillada, y agregue, dejando un espacio, /c ipm.stickynote. Al hacer doble clic se creará una nota.
¿Quiere ver una página Web desde el mismo Outlook? Active la barra de herramientas Web (Ver>Barras de herramientas>Web).
Para los usuarios del calendario, puede resultar útil ver qué tienen que hacer en días no consecutivos: sólo tendrán que seleccionar los días en cuestión de la vista mensual manteniendo presionada la tecla Control. Si quiere ver todo lo que tiene para hacer en una misma semana, presione Alt+- (el signo menos); para el mes completo es Alt+=. ¿Quiere ver varios días consecutivos? Presionando Alt más un número se verá esa cantidad de días (con el cero son diez).
Para convertir un mensaje en una cita hay que copiarlo a la carpeta Calendario; para una tarea, a Tareas.
Una aplicación freeware que puede resultar de utilidad es HideOutlook ( www.r2.com.au ), que permite liberar espacio en la Barra de tareas creando un icono del Outlook en la Bandeja de sistema (al lado del reloj). En http://sunflowerhead.com/software/quickicons/index.html está QuickIcons, un freeware que agrega accesos directos a la Barra de inicio rápido para crear un e-mail, una cita, un contacto y demás, y tener el Outlook siempre listo.
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